Sous l’autorité et la supervision du Coordonnateur du programme mondial CRIMJUST de l’ONUDC, l’Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ière) (AAF) fournit une assistance et un soutien administratif au projet onusien « Renforcement des réponses judiciaires en matière pénale au trafic de drogue et crime organisé connexe dans les pays francophones du littoral atlantique de l’Afrique de l’Ouest ». 

L’assistant de projet travaille en collaboration avec le personnel des opérations, des programmes, projets et autres partenaires pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente et de qualité.
 

• Fournir un soutien à la gestion des projets en cours
• Appui aux services administratifs et logistiques
• Appui à la maintenance du projet et à la gestion des actifs
• Appui au développement et au partage des connaissances
• Toute autre tâche assignée par le superviseur

1.) Veiller à fournir un soutien à la gestion des activités du projet en cours en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contribuer à l’élaboration du plan de travail ;
• Aider à l’organisation de la logistique, à la préparation du programme et à la coordination avec les parties prenantes pour l’organisation d’ateliers en fonction des besoins ;
• Aider dans les procès-verbaux pour les réunions de programme / projet et dans la rédaction des rapports de recherche au besoin ;
• Aider à la coordination des événements prévus du projet ;
• Aider à rédiger des contributions pour les rapports du projet.

2.) Veiller à assurer des services administratifs et logistiques efficaces en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Contacts avec les visiteurs et le personnel du projet, organisation des rendez-vous et des réunions en tant qu’interprète si nécessaire et / ou en prenant des notes ;
• Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des discours, des informations générales et de la documentation pour les réunions et les missions ;
• Maintenance des enregistrements / documents/ fichiers relatifs au projet d’une manière efficace ;
• Se charger de la correspondance assignée et d’autres tâches administratives, compris la création de demandes électroniques ;
• Organisation des réservations de voyage et d’hôtel, préparation des autorisations de voyage, traitement des demandes de visas, cartes d’identités et autres documents ;
• Soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites ;
• Soutien pour assurer le respect des procédures d’habilitation des participants conformément aux exigences des donateurs ;
• Arrangement du transport, maintenance des véhicules et assurance ;
• Aide au bon contrôle des pièces justificatives pour les paiements et les rapports financiers ;
• Vérification des formulaires connexes fournis par les partenaires avant de les soumettre à l’assistant financier pour vérification ;
• Réception correcte des biens et services ;
• Préparation de la correspondance de routine, des fax, des mémorandums et des rapports aux partenaires ;
• Extraction, entrée, copie et classement des données provenant des diverses sources demandées ;
• Maintenance d’un système de classement approprié pour les dossiers financiers qui garantissent la sécurisation des documents confidentiels ;
• Aide à l’organisation, l’exécution et la coordination des besoins logistiques en établissant un calendrier des événements, un calendrier du programme et une checklist des événements tenus avec succès ;
• Surveillance et gestion des fournitures de bureau, y compris l’entretien du stock de papeterie comme requis par le personnel et la tenue d’un journal pour le matériel distribué ;
• Extraction de données provenant de différentes sources ;
• Suivi des délais, des engagements, des actions menées et de la coordination de la collecte et de la soumission des rapports au chef d’unité ;
• Assistance à la préparation du budget, fourniture d’informations pour l’audit.

3.) Fournir un soutien à la maintenance du bureau et la gestion des actifs en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Servir de point focal dans le suivi des dossiers sur la gestion des actifs ; 
• Gestion des fichiers et dossiers relatifs à la maintenance du bureau ;
• Appui à la maintenance des locaux et services communs.

4.) Soutenir le renforcement et le partage des connaissances au sein du projet en mettant l’accent sur l’atteinte des résultats suivants :

• Participation à la formation pour les opérations et le personnel du programme ;
• Contributions solides aux réseaux de connaissances et aux pratiques de communautés ;

VI. Keywords
Client Orientation
communication
Confidentiality 
Ethics and Integrity

Enseignement secondaire (Baccalauréat). 
Ou
Un Bachelor, en administration des affaires ou en commerce, ou ressources humaines, ou finances, ou sciences sociales, ou en relations internationales et tout autre domaine connexe serait souhaitable. Cependant, ce n’est pas une exigence.