Управление проектом/администрирование

• Реализовать деятельность Проекта в соответствии с утвержденными проектными соглашениями с точки зрения технического объема, привлечения ресурсов, бюджетных расходов и согласованных сроков;
• Применять стратегический подход при планировании процесса закрытия нескольких проектов в портфеле, отслеживая использование финансовых ресурсов в соответствии с финансовыми правилами и положениями ЮНОПС;
• Составление контрактной документации и писем-согласий с учреждениями и агентствами ООН; администрирование контрактов и соглашений и обработка поправок для утверждения. Проводить процедуры закупок по мере необходимости;
• Ввод и обновление точных данных и информации для содействия эффективному осуществлению операций;
• При необходимости вносить вклад в рабочие, финансовые планы, планы набора персонала и закупок Проекта;
• Вносить вклад в разработку отчетов и анализа проекта, связанных с деятельностью проекта;
• Создание и поддержание проектных документов/файлов для облегчения поиска архива, связанного с деятельностью Проекта;
• Вносить вклад в выявление, сбор и оценку рисков/проблем и реализовывать меры по их снижению в соответствии со Стратегией управления рисками;
• Вносить вклад в выявление, сбор и распространение извлеченных уроков и передового опыта Проекта;
• Содействовать эффективному и действенному администрированию и регулярному мониторингу всех бюджетных, финансовых, закупочных и повседневных аспектов реализации проекта;
• Следите за рекомендациями аудита, чтобы обеспечить своевременное выполнение и отчетность.

Поддержка человеческих ресурсов 

• Связь между проектом и отделом кадров ЮНОПС;
• Обеспечить полное соответствие кадровых процессов и документации правилам, положениям, политике и стратегиям ЮНОПС;
• Рассмотрение и обработка поступающих запросов и всей соответствующей документации, касающейся набора, продления контрактов, переназначения и увольнения индивидуальных подрядчиков, прежде чем они будут переданы в отдел кадров ЮНОПС;
• Просмотрите формы выезда/оформления, чтобы обеспечить сертификацию других отделов для окончательного оформления HR;
• Координация платежных сертификатов для подрядчиков/подрядчиков с единовременной выплатой и проверка ежемесячных платежных ведомостей.
• Поддерживать связь и решать с соответствующими сторонами любые вопросы, связанные с расчетом заработной платы.
• Мониторинг и поддержка завершения года в рамках продления контрактов для персонала партнеров;
• Создавайте и обслуживайте трекер HR-контрактов и HR-файлы Projects. 

Поддержка операций 

• Обеспечивать руководство по административной, финансовой и логистической деятельности проектов;
• В координации со службами поддержки женевского отделения, IPAS и практической группой предоставлять консультативные услуги по порученным областям практики в интересах ЮНОПС и клиента;
• Анализировать администрацию, закупки и политику, оценивать влияние изменений и помогать руководству в их реализации;
• Мониторинг платежей и сопровождение в случае возникновения проблем; Проверка платежных документов и подтверждающей документации на полноту, точность, соответствие FRR ЮНОПС и правильность списания средств по коду счета; 
• Обеспечивать своевременную подготовку и сдачу периодических инвентаризаций; координация физической проверки товарно-материальных ценностей;
• Управлять активами проекта, обеспечивая их надлежащую регистрацию в одном ЮНОПС, а также их распоряжение в соответствии с процедурами ЮНОПС после закрытия проекта;
• Обеспечить, чтобы запросы проектов на взаимодействие с получателями грантов и партнерами-исполнителями инициировались и обрабатывались своевременно и качественно;
• Координировать обработку заявок на подачу предложений в соответствии с политикой и процедурами ЮНОПС, сбор предложений, рассмотрение предложений через отборочный комитет, подготовку и завершение отчетов об оценке, если это необходимо и необходимо;
• Содействовать своевременному заключению грантовых соглашений и выплате средств в соответствии с требованиями проекта;
• Отслеживать отчеты о грантах, обрабатывать регистрацию получателей грантов и платежи по мере необходимости;
• Просмотр и обработка платежей, заказов на поставку и других выплат по проектам.
• Осуществлять деятельность, связанную с закупками по различным порогам; 
• Соответствие закупочной деятельности правилам, положениям, политике и стратегии ЮНОПС; внедрение эффективного внутреннего контроля, анализа параметров для обеспечения надлежащего проектирования и функционирования клиентоориентированной системы управления закупками;
• Определить потенциальных поставщиков услуг по стандартным расходным материалам, техническому обслуживанию, мебели и т. д. и поддерживать хорошие отношения с существующими поставщиками;
• Проекты закупок, контрактов, соглашений о грантовой поддержке;
• Ведение плана отслеживания контрактов и грантов для проверки счетов-фактур подрядчиков и подтверждающей документации и обеспечения соответствия предоставленных услуг и претензий условиям контракта;
• Регистрация данных о поставщике в системе и отслеживание одобрения;
• Сотрудничество в разработке инструментов и платформ для управления данными и контентом, обеспечение обмена информацией и знаниями с клиентами и партнерами.

Управление поездками 

• Планируйте и координируйте логистику мероприятий, связанных с конференциями, семинарами и ретритами. Это будет включать сбор информации для этапа планирования и выполнение соответствующих задач для всех мероприятий;
• Поддержка, когда это необходимо, в туристической деятельности и связанных с ней процессах, включая разрешения на поездку, визы, заявления о командировочных расходах и т. д.;