1. Служба технической поддержки

2. Контора фирмы

3. Создание знаний и обмен знаниями

Услуги технической поддержки

• Собирает, исследует, проверяет и обновляет информацию о безопасности и данные, необходимые для:

  • Надлежащий анализ ситуации с безопасностью, включая готовность и риски.

  • Разработка Плана обеспечения безопасности и Программы самооценки обязательных мер по смягчению последствий.

• Ведет списки сотрудников и информацию, касающуюся офисов ЮНОПС, жилых домов, объектов реализации проектов, координаторов и системы охраны для реализации Плана обеспечения безопасности офисов/операций; 

• Распространяет, передает, обменивается и передает информацию о ситуации с безопасностью в стране или зонах ответственности.

• Собирает и сводит в таблицы результаты анкет и данные для поддержки контроля за соблюдением необходимых мер по снижению уровня безопасности, установленных в месте службы. 

• Документирует и поддерживает отчетность об инцидентах безопасности, затрагивающих персонал, офисы и активы ООН.

• Может представлять ЮНОПС на заседаниях группы безопасности, фиксировать возникающие вопросы и предоставлять клиентам повседневную информацию.

• Предпринимает рутинные последующие действия по вопросам безопасности от имени руководителя и информирует руководителя о статусе.

• Административно поддерживает организацию учебных курсов по вопросам безопасности и готовности и может участвовать в качестве ресурса.

• При необходимости проводит инструктажи по основным элементам безопасности для вновь прибывших сотрудников.

• Предоставляет рекомендации и советы персоналу по обычным процедурам безопасности, каналам связи и координаторам.

• Администрирует процессы проверки безопасности, включая запросы на составной доступ. 

• В случае отсутствия советника по вопросам безопасности на местах, старший сотрудник по вопросам безопасности или функциональный руководитель тесно сотрудничает с UNDSS и помогает UNDSS выполнять его общую координирующую роль, предоставляя информацию и поддержку по вопросам, связанным с ЮНОПС.

Контора фирмы

• Предоставляет общие административные услуги в рабочей зоне, управляя информационными потоками, отслеживая своевременность ответов на инициативы, переписку и запросы с внутренними и внешними заинтересованными сторонами, включая координаторов по безопасности агентств ООН и UNDSS;

• Организует встречи и брифинги, назначает встречи, принимает посетителей, размещает и проверяет телекоммуникации, конфиденциально отвечает на вопросы, а также ведет протоколы и/или записи на собраниях по указанию руководителей.

• Готовит отчеты, таблицы, базы данных, диаграммы и т. д., применяя технические навыки и знания в форматировании.

• Облегчает связь в чрезвычайных ситуациях, используя специализированное оборудование для передачи данных, включая спутниковый телефон, УКВ, ВЧ и т. д. 

• Сохраняет рутинные и конфиденциальные файлы/документы переписки, обеспечивая безопасность данных и другой конфиденциальной информации. 

Создание знаний и обмен знаниями

• Организует, содействует и / или реализует инициативы по обучению и обучению персонала по закупкам.

• Обеспечивает весомый вклад в сети знаний и сообщества практиков путем обобщения извлеченных уроков и распространения передового опыта в области закупок.

• Собирает отзывы, идеи и внутренние знания о процессах и передовых методах и продуктивно использует их.