役職名： 管理アシスタント (法務ハブ)

デューティーステーション： バンコク、タイ

分類： 一般サービススタッフ、G5

予定の種類： XNUMX年間の有期雇用

開始予定日： できるだけ速やかに

決算日： ２０１９年５月２９日

コンテキスト：

法務局 (LEG) は、事務局長、副事務局長、地方事務所、各国事務所、および組織のその他の部門および事務所に法的助言を提供します。 同省は、組織の活動と運営が、IOM 憲章、IOM 運営機関の決定、統一スタッフ規則と規則、財務規則、および財務規則を含む IOM を管理する法的枠組みに従って確実に実施されるようにサポートを提供します。規則、IOM 指示、国際法。

法務局は、XNUMX つの部門 (契約法部門 (LEGCR)、一般および行政法部門 (LEGGL)、制度法およびプログラム支援部門 (LEGPS)) および地域法務ハブで構成されています。 地域法務ハブは、省の XNUMX つの部門と連携して、それぞれの地域で発生する法的問題に対処します。

法務局（LEG）副局長の全体的な監督下、およびバンコクの上級法務官の直接監督下にあります。そして、本社の上級法務補佐官と緊密に連携して、合格者は、本社の地域法務ハブと法務部門に管理サポートサービスと支援を提供します。

コア機能/責任：

1. 地域法務ハブと本社法務部に管理上および秘書上のサポートを提供します。これには、会議や旅行に関連する準備とフォローアップのアクション (渡航認証、航空券とホテルの予約、旅行請求)、電話会議の企画、会議への参加などが含まれます。会議や議事録の作成など。
2. 電子ファイルとハードコピーのファイルと記録の維持を含む、法的アドバイスの提供における一貫性と継続性を確保するために、上級法務補佐官と連携して、地域法務ハブと同省を内部の知識管理およびアーカイブ システムでサポートします。
3. 部門のイントラネット/インターネット ページのメンテナンス、関連する部門のデータベースからの情報と記録のアクセスと検索に関して上級法務補佐官を支援します。
4. 署名と承認のための公式メモ、通信文書、法的文書、その他の文書の編集、校正、最終仕上げを支援します。
5. 地域法務ハブに宛てられたすべての受信リクエストとクエリを受信し、必要に応じて他の部門のメールボックスの監視を支援します。
6. 必要に応じてその他の職務を遂行してください。

必要な資格と経験

教育

• できれば経営学、または関連分野で 3 年間の関連経験を持つ認定学術機関の大学の学位。または、
• 高等学校/中等教育を修了し、5 年間の関連する専門職経験があること。

体験

• 調達プロセスの経験。
• カンファレンスやイベントの企画経験。
• 政府間組織または法律事務所の法務部門におけるパラリーガルおよび/または管理サポートにおける実証済みの経験が非常に望ましい。
• 期限や機密情報に対処した経験。
• 調査および法的文書の作成/フォーマットの経験が望ましい。
• ハイレベルのカウンターパートや外交使節との取引経験があれば有利です。そして、
• IOM の管理手続きに関する知識と実務経験が望ましい。

性格

• 文書および法的資料の電子調査の熟練度。
• コンピュータ プログラム (Word、Excel、SharePoint などの MS Office アプリケーションなど) およびファイル システムに関する高度な知識。そして、
• 英語、フランス語、スペイン語の編集スキルがあると有利です。

ESL, ビジネスESL <br> 中国語/フランス語、その他

• 流暢さ 英語 言語が必要です。
• フランス語やスペイン語の実用的な知識があると有利です。

必要な能力

価値観

• 多様性の受容と尊重: 個人や文化の違いを尊重し促進します。 ダイバーシティとインクルージョンを可能な限り奨励します。
• 誠実さと透明性: 高い倫理基準を維持し、組織の原則/規則および行動基準と一致する方法で行動します。
• プロフェッショナリズム: 冷静で、有能で献身的な態度で仕事をする能力を示し、日々の課題に対処する際に慎重な判断を行います。
• 勇気：重要な問題に立ち向かう意欲を示します。
• 共感: 他者への思いやりを示し、人々に安心感を与え、尊敬され、公正に扱われていると感じさせます。

コアコンピタンス –行動指標 レベル1

• チームワーク：共通の目標を達成し、結果を最適化するために、ユニット内およびユニット間で効果的なコラボレーションを開発および促進します。
• 結果の提供: サービス指向のタイムリーな方法で質の高い結果を生み出し、提供します。 行動志向であり、合意された成果を達成することにコミットしている。
• 知識の管理と共有: 継続的に学習、知識の共有、革新を目指します。
• 説明責任: 組織の優先事項を達成する責任を負い、自身の行動と委任された作業に対する責任を負います。
• コミュニケーション: 明確でオープンなコミュニケーションを奨励し、貢献します。 複雑な問題を、有益で刺激的でやる気を起こさせる方法で説明します。