ОБЪЯВЛЕНИЕ

Почтовый номер: PAX 003

Оценка: G-7

Материнский сектор: Приоритетная Африка и Сектор внешних связей (PAX)

Место службы: Париж

Семейство вакансий: Общая административная поддержка

Тип контракта: фиксированный срок

Срок действия контракта: 2 года с возможностью продления

Возможен набор: внутренних и внешних кандидатов

Крайний срок подачи заявок (полночь по парижскому времени): 10 января 2024 г.

Основные ценности ЮНЕСКО: приверженность организации, честность, уважение разнообразия, профессионализм.

(На эту должность могут претендовать только кандидаты, имеющие право на работу во Франции).

ОБЗОР ФУНКЦИЙ ПОЧТЫ

Под руководством и непосредственным контролем помощника генерального директора по приоритету «Африка» и внешним связям (ADG/PAX) исполнительный помощник отвечает за предоставление высококачественных/специализированных услуг секретарской и административной поддержки ADG/PAX. Это предполагает обеспечение бесперебойной работы Управления, а также потока и управления информацией. Сотрудник, занимающий эту должность, находится в прямом контакте с сотрудниками, руководителями внутри и за пределами Сектора, а также с высокопоставленными должностными лицами внутри и за пределами Организации.

Эта должность требует способности устанавливать приоритеты и самостоятельно организовывать работу на основе установленных руководящих принципов и общего руководства ADG/PAX.

Подробное описание

В частности, исполнительный помощник будет:

• Возьмите на себя полную ответственность за повестку дня ADG/PAX (распределение времени и планирование с соответствующими консультациями по мере необходимости); организовывать встречи и поддерживать повестку дня ADG/PAX; служить первым контактным лицом и связующим звеном со старшими должностными лицами; принимать посетителей (часто высокопоставленных); совершать и проверять телефонные звонки и отвечать на запросы; эффективно расставлять приоритеты и решать соответствующие конкурирующие требования; организовывать поездки и миссии ADG/PAX.
• Организовать работу офиса ADG/PAX в отношении коммуникаций, встреч и рабочих процессов; эффективно и действенно координировать и осуществлять последующую деятельность; оказывать основную и административную поддержку в управлении программой работы ADG/PAX и обеспечивать его/ее участие во встречах и мероприятиях, как это запланировано; содействовать взаимодействию и обмену информацией между ADG/PAX и сотрудниками Сектора; выявлять и доводить деликатные, сложные и неотложные вопросы до сведения ADG/PAX; распространять и предоставлять информацию и рекомендации сотрудникам на всех уровнях Сектора, обеспечивая понимание намерений и сроков.
• Организовать и облегчить основную и административную работу Управления, взяв на себя полную ответственность за его бесперебойную и эффективную работу, включая создание и совершенствование внутренних процедур и систем отслеживания корреспонденции и документов; проверять выполнение работ в соответствии с корпоративными стандартами и в установленные сроки; следить за ходом работы и делами, имеющими приоритет и озабоченность для ADG/PAX; организовывать встречи на высоком уровне, включая ответственность за доработку повестки дня, приглашения, подготовку и распространение документации, ведение заметок и подготовку протоколов встреч, а также контроль за выполнением необходимых действий.
• Последующие меры по подготовке отчетов сотрудников, корреспонденции, информационных записок и других документов для ADG/PAX; осуществлять контроль качества исходящей документации; вычитывать, редактировать и проверять тексты на предмет соблюдения формата, грамматики, пунктуации и стиля в соответствии со стандартной практикой и протоколом; готовить корреспонденцию для подписания ADG/PAX и делать неофициальные переводы, если это применимо, а также вносить и поддерживать элементы в цифровой и общей институциональной памяти Сектора.
• Содействовать сотрудничеству с Управлением координации и полевой поддержки, Отделом внешних связей и Отделом координации приоритетов «Африка», а также Сектором в целом по сбору материалов для ADG: справочные документы, пересмотренные выступления и презентации.

КОМПЕТЕНЦИИ (основные / управленческие)
Подотчетность (C)
Связь (C)
Инновации (C)
Обмен знаниями и постоянное совершенствование (C)
Планирование и организация (C)
Ориентация на результат (C)
Работа в команде (C)
Профессионализм (C)
–
Для получения подробной информации, пожалуйста, обратитесь к Рамки компетенций ЮНЕСКО.
ТРЕБУЕМЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Обучение

• Законченное среднее, техническое и / или профессиональное образование.

Опыт работы

• Не менее десяти (10) лет соответствующего профессионального опыта работы на секретарских, административных или смежных должностях в международной профессиональной среде.
• Опыт работы у руководителя высшего управленческого звена и/или у высокопоставленных чиновников.

Подробное описание

Навыки и компетенции

• Отличные навыки межличностного общения и способность устанавливать и поддерживать позитивные рабочие отношения, ориентированность на работу в команде.
• Отличные коммуникативные навыки, как письменные, так и устные, на английском или французском языке.
• Отличные организаторские и координационные способности.
• Хорошие навыки управления временем.
• Способность эффективно работать в сжатые сроки, решать сложные и деликатные ситуации и гибко корректировать графики работы.
• Способность эффективно и тактично взаимодействовать с различными партнерами / учреждениями и другими заинтересованными сторонами на всех уровнях в мультикультурной среде.
• Умение расставлять приоритеты и контролировать свои планы работы.
• Чувство дипломатичности, осмотрительности и профессиональной честности.
• Отличные ИТ-навыки (Outlook, Word, Excel, PowerPoint и т. Д.) 

Языки

• Отличное знание (устное и письменное) английского или французского языка и очень хорошее знание другого языка.

ЖЕЛАЕМЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Обучение

• Специализированное обучение/сертификация в области администрирования, секретариата и/или управления офисом или в смежных областях.

Опыт работы

• Опыт работы на аналогичных функциях в системе ООН или международной организации/учреждении.

Навыки и компетенции

• Знание работы и общего функционирования международных организаций и/или системы ООН.
• Отличные навыки корректуры.

 Языки

• Знание другого официального языка ЮНЕСКО (арабского, китайского, русского или испанского).

ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРАВА

Заработная плата ЮНЕСКО состоит из базового оклада и других льгот, которые могут включать, если применимо: 30-дневный ежегодный отпуск, семейное пособие, медицинское страхование, пенсионный план и т. Д.

Примерный годовой стартовый оклад на этой должности составляет 51 672 евро.

Для получения полной информации о льготах и ​​правах, пожалуйста, обратитесь к нашим Руководство по льготам для персонала.

ПРОЦЕСС ОТБОРА И НАБОРА

Обратите внимание, что все кандидаты должны заполнить онлайн-заявку и предоставить полную и точную информацию. Чтобы подать заявку, посетите Сайт ЮНЕСКО "Карьера". В поданное заявление нельзя вносить никаких изменений.

Оценка кандидатов основана на критериях, указанных в объявлении о вакансии, и может включать тесты и / или оценки, а также собеседование на предмет определения компетентности. 

ЮНЕСКО использует коммуникационные технологии, такие как видео или телеконференции, переписка по электронной почте и т. Д., Для оценки и оценки кандидатов.

Обратите внимание, что только отобранные кандидаты будут связываться с ними, а кандидаты на заключительном этапе отбора будут подвергаться проверке рекомендаций на основе предоставленной информации.

нижний колонтитул

ЮНЕСКО напоминает, что первостепенное внимание при назначении сотрудников должно уделяться необходимости обеспечения самых высоких стандартов эффективности, технической компетентности и добросовестности. ЮНЕСКО применяет политику абсолютной нетерпимости ко всем формам домогательств. ЮНЕСКО стремится к достижению и поддержанию справедливого и разнообразного географического распределения, а также гендерного равенства среди своих сотрудников во всех категориях и на всех должностях. Кроме того, ЮНЕСКО привержена достижению разнообразия рабочей силы с точки зрения пола, национальности и культуры. Кандидаты от непредставленных и недопредставленных государств-членов (последнее обновление здесь) особенно приветствуются и настоятельно рекомендуется подать заявку. В равной степени рекомендуется подавать заявки лицам из групп меньшинств и коренных народов, а также лицам с ограниченными возможностями. Все заявки будут обрабатываться с соблюдением высочайшего уровня конфиденциальности. Для сотрудников, назначаемых на международные должности, требуется мобильность по всему миру.

ЮНЕСКО не взимает плату ни на каком этапе процесса приема на работу.