ОБЪЯВЛЕНИЕ

Родительский сектор: [[Администрация]]

Место службы: [[Апиа, Самоа]]

Классификация места службы: [[Полевое отделение]]

Стандартный срок назначения: [[До 6 месяцев]]

Семейство должностей: [[Администрация]]

Тип контракта: [[Контракт на обслуживание]]

Уровень : [[SC5]]

Продолжительность контракта: [[3 месяца (с возможностью продления при условии удовлетворительной работы и наличия средств)]]

Набор открыт для: [[Внешних кандидатов]]

Крайний срок подачи заявок (полночь по парижскому времени): [[19 февраля 2024 г., 5:13 (Apia, GMT+XNUMX)]]

Основные ценности ЮНЕСКО: приверженность организации, честность, уважение разнообразия, профессионализм.

ОБЗОР ФУНКЦИЙ ПОЧТЫ

Бюро ЮНЕСКО для тихоокеанских государств в Апиа, Самоа, ищет талантливых и квалифицированных кандидатов из числа граждан Самоа или кандидатов, имеющих законное право жить и работать в Самоа, на должность помощника секретаря.

Имеются две должности: одна в канцелярии директора Бюро ЮНЕСКО, а другая в Программном отделе. Под общими делегированными полномочиями и под непосредственным руководством директора офиса и специалиста по программам сотрудники, занимающие эти должности, обеспечивают эффективную секретарскую, административную и коммуникационную поддержку директору и программному отделу, чтобы обеспечить бесперебойную работу офиса и его потоки и управление информационной и программной поддержкой.

Сотрудник, занимающий эту должность, отвечает за предоставление высококачественной секретарской и административной поддержки директору офиса и программного подразделения. Сотрудник, занимающий эту должность, играет важную роль в координации и облегчении потока информации (включая документацию) для директора и сотрудников, а также в организации и осуществлении программной деятельности/проектов, выполняя ряд вспомогательных и административных функций. Эта должность требует, чтобы сотрудник, занимающий эту должность, действовал независимо, проявлял здравый смысл, проявлял инициативу, устанавливал приоритеты, интерпретировал и различал различные темы, отмечая чувствительные/политические и приоритетные вопросы для внимания Директора и/или других членов команды. Эта должность требует самоотверженности и ответственности, глубоких знаний всех аспектов вопросов, входящих в мандат Управления, а также секретарской и административной поддержки, а также отличных коммуникативных навыков, чтобы иметь возможность донести/перевести соответствующую информацию Директору. сотрудники, старшие менеджеры, а также внешние партнеры и заинтересованные стороны.

Планирование и поддержка фронт-офиса

• Проверка заявок на встречи с руководителями; и принимать посетителей в соответствии с протоколами и сервисом; 
• Ведение календаря руководителя, включая официальные встречи во время миссии; 
• Предоставлять напоминания и необходимые документы и информацию для встреч;
• Отвечайте на запросы и переписку, часто деликатного, конфиденциального или технического характера.

Подробное описание

Организация и координация

• Координация и выполнение секретарских услуг, включая услуги по поддержке регистрации; 
• Поддерживать организацию регулярных внутренних встреч, семинаров и мероприятий для персонала, а также эффективные внутренние коммуникации; 
• Содействие выполнению просьб, указаний и обязательств Директора;
• Координация и поддержка административной работы специалистов программы, организация семинаров и последующее сопровождение.

Переписка

• Ежедневно просматривать, записывать, распределять и обрабатывать входящую почту и корреспонденцию,
• Подготавливайте памятки и протоколы внутренних и внешних совещаний, отслеживайте последующие действия. 
• Составлять примечания к файлу и координировать/вносить вклад в другую рутинную документацию; готовить проекты ответов на широкий спектр корреспонденции и других сообщений.
• Составление заметок и корреспонденции, подготовка отчетов по поручению директора и/или специалистов программы; 

Подробное описание

Поддержка процесса надзора и одобрения

• Обеспечить соответствие запросов на одобрение и подписи служебным процедурам; 
• При необходимости оказывает общую помощь другому вспомогательному персоналу офиса.

Управление информацией и ведение учета

• Исследовать, собирать и систематизировать справочную информацию и справочные материалы;
• Формировать разнообразные статистические и другие отчеты из различных баз данных; 
• Создание и ведение делопроизводственно-справочной системы офиса;
• Координировать основную подготовку, включая повестку дня, сопровождение и вспомогательные материалы для всех мероприятий, включая страновую группу ООН, управление безопасностью и другие задачи и встречи директора и/или программного подразделения.

Подробное описание

Администрация

• Сопровождение директора и администрации при переезде офиса в новое помещение; обзор библиотечных и архивных документов, материалов и т.п.
• Выполнение различных административных обязанностей (например, учет отпусков и посещаемости, организация встреч и других мероприятий, бронирование и т. д.);
• Подготавливать контрактные документы на основе информации от специалистов программы и координировать свои действия со штаб-квартирой и администрацией офиса, чтобы обеспечить своевременное заключение контрактов, включая регистрацию поставщиков; 
• Обрабатывайте точные и своевременные платежи по контрактам и выполняйте их.

Управление командировками миссии

• Планировать и организовывать командировки Директора, обеспечивая напоминание и координацию последующих действий по итогам миссии;
• При необходимости связывайтесь с турагентами, чтобы получать расценки и обеспечивать своевременную выдачу билетов для директора и специалистов программы;

Любые дополнительные действия, которые могут потребоваться для обеспечения успеха рабочей группы.

КОМПЕТЕНЦИИ (основные / управленческие)
Подотчетность (C)
Связь (C)
Инновации (C)
Обмен знаниями и постоянное совершенствование (C)
Планирование и организация (C)
Ориентация на результат (C)
Работа в команде (C)
–
Для получения подробной информации, пожалуйста, обратитесь к Рамки компетенций ЮНЕСКО.
ТРЕБУЕМЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Обучение

• Завершение среднего и/или профессионального образования

Опыт работы

• Минимум 5 лет соответствующего опыта работы в сфере секретарского, административного или протокольного обслуживания.

Язык

• Отличное знание английского языка (устный и письменный)

Навыки и компетенции

• Хорошие навыки межличностного общения и коммуникативные навыки, в том числе очень хорошие навыки письма.
• Хорошие организационные навыки, навыки планирования, мониторинга и отчетности.
• Умение работать в команде, проявлять инициативу и оказывать качественную и своевременную поддержку и услуги.
• Сдержанность и способность эффективно и тактично обращаться с людьми разного культурного происхождения. 
• Способность расставлять приоритеты и управлять своей работой и выполнять ее под минимальным контролем. Способность работать под давлением. 
• Хорошие навыки работы с ИКТ, знание MS Office (Outlook, Work, Excel, Powerpoint и т. д.)

ЖЕЛАЕМЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Образование: Специализированное обучение/сертификация в области секретаря, офис-менеджмента или смежных областях.

Опыт работы: Соответствующий опыт работы в системе Организации Объединенных Наций или в международной организации. Опыт извлечения информации из различных источников, ее обобщения и отчетности.

Язык: Хорошее знание самоанского языка.

ПРОЦЕСС ОТБОРА И НАБОРА

Обратите внимание, что все кандидаты должны заполнить онлайн-заявку и предоставить полную и точную информацию. Чтобы подать заявку, посетите Сайт карьеры ЮНЕСКО. В поданное заявление нельзя вносить никаких изменений.

Оценка кандидатов основана на критериях, указанных в объявлении о вакансии, и может включать тесты и / или оценки, а также собеседование на предмет определения компетентности. 

ЮНЕСКО использует коммуникационные технологии, такие как видео или телеконференции, переписка по электронной почте и т. Д., Для оценки и оценки кандидатов.

Обратите внимание, что только отобранные кандидаты будут связываться с ними, а кандидаты на заключительном этапе отбора будут подвергаться проверке рекомендаций на основе предоставленной информации.

нижний колонтитул

ЮНЕСКО напоминает, что первостепенное внимание при назначении сотрудников должно уделяться необходимости обеспечения самых высоких стандартов эффективности, технической компетентности и добросовестности. ЮНЕСКО применяет политику абсолютной нетерпимости ко всем формам домогательств. ЮНЕСКО стремится к достижению и поддержанию справедливого и разнообразного географического распределения, а также гендерного равенства среди своих сотрудников во всех категориях и на всех должностях. Кроме того, ЮНЕСКО привержена достижению разнообразия рабочей силы с точки зрения пола, национальности и культуры. Кандидаты от непредставленных и недопредставленных государств-членов (последнее обновление здесь) особенно приветствуются и настоятельно рекомендуется подать заявку. В равной степени рекомендуется подавать заявки лицам из групп меньшинств и коренных народов, а также лицам с ограниченными возможностями. Все заявки будут обрабатываться с соблюдением высочайшего уровня конфиденциальности. Для сотрудников, назначаемых на международные должности, требуется мобильность по всему миру.

ЮНЕСКО не взимает плату ни на каком этапе процесса приема на работу.