ОБЪЯВЛЕНИЕ

Номер сообщения: 4KHADM0704RP

Оценка: G-4

Родительский сектор: Сектор администрации и управления (ADM)

Место службы: Пномпень

Семейство должностей: Администрирование

Тип контракта: Поле с фиксированным сроком

Срок действия контракта: 2 года с возможностью продления

Возможен набор: внутренних и внешних кандидатов

Крайний срок подачи заявок (полночь по парижскому времени): 15 марта 2024 г.

Основные ценности ЮНЕСКО: приверженность организации, честность, уважение разнообразия, профессионализм.

(На эту должность могут претендовать только кандидаты, имеющие право на работу в Камбодже).

ОБЗОР ФУНКЦИЙ ПОЧТЫ

Под общим руководством руководителя офиса (HFO) и под непосредственным руководством начальника отдела (культуры)/специалиста по программам эта должность выполняет ряд административных и вспомогательных функций офиса, чтобы способствовать бесперебойной и эффективной работе офиса. а также поток информации и управление ею внутри Управления.

Подробное описание

• Подготавливать полные и в окончательной форме документы, публикации и корреспонденцию, относящиеся к работе Секции/Подразделения, на основе проектов текстов. Искать, находить, компилировать, просматривать и обновлять информацию и данные, используемые при разработке документов, планов работы и бюджетов; обеспечить точность и соблюдение утвержденных сумм; вводить данные и создавать отчеты из автоматизированных систем для поддержки подготовки регулярных и специальных бюджетных/финансовых обновлений, отчетности о реализации программы/проекта, статистики и/или прогнозов для использования и проверки руководителем(ами) или ответственный менеджер. Обеспечить административную поддержку инициатив по сбору средств.
• Подготавливать разнообразную распорядительную документацию с использованием примеров или шаблонов; инициировать административные процедуры и обеспечивать последующий контроль, включая контроль за оплатой, в сотрудничестве с АО Офиса. Информировать членов команды о конкретных административных процессах и связанных с ними процедурах для поддержки планирования работы, а также своевременного и скоординированного выполнения работы; отслеживать и предупреждать членов команды о просроченных платежах, сроках и узких местах. Выполнение общих административных задач, таких как учет отпусков и посещаемости; поддерживать файлы (как бумажные, так и электронные) и базы данных рабочего подразделения, а также оказывать помощь в обеспечении поддержки программного обеспечения и офисного оборудования.
• Организовывайте официальные встречи, мероприятия и семинары, бронируя места, оборудование и обеспечивая другую соответствующую логистическую поддержку. Организовывать официальные поездки в сочетании с встречами, мероприятиями и семинарами; организовать поездку; отслеживать и готовить маршрут и повестку дня; облегчить путешествие, предоставив/уточнив информацию и подготовив необходимую документацию, например, заявления на визу. Обеспечивать административную поддержку мероприятий; сопоставлять/форматировать информацию и данные для представления в окончательном виде; информировать участников; организовать распространение документации; собирать протоколы/информацию/документацию и готовить соответствующую документацию.
• Получать, анализировать, сортировать, регистрировать и распределять корреспонденцию и документы; обновлять и поддерживать большие списки рассылки и обрабатывать запросы на данные и отчеты; определять важность и приоритетность полученных документов и последующих действий, вести переписку и электронные письма; просматривать, корректировать и редактировать исходящую корреспонденцию в соответствии со стандартной практикой и протоколом, обеспечивая правильность грамматики, орфографии и пунктуации; рекомендовать изменения/исправления; и занимаемся организацией переводов документов. Поддерживать информационные системы и базы данных как на физических, так и на электронных носителях путем записи, обновления и извлечения информации, документации и данных. Помощь в подготовке презентационных материалов с использованием соответствующих технологий/программного обеспечения.
• Отвечать на запросы и принимать решения по обычным нерешенным вопросам; маршрутизировать информацию и запросы по мере необходимости; предоставлять информацию руководителю(ям) и коллегам; назначать встречи, принимать посетителей и отвечать на телефонные звонки, отвечать на запросы и/или направлять их к соответствующему специалисту/службе. Взаимодействие с различными внутренними службами для получения дополнительной информации/разъяснений. Предоставлять рекомендации краткосрочным/временным сотрудникам по общим офисным процессам и процедурам, автоматизированным системам, компьютерным приложениям и т. д.

КОМПЕТЕНЦИИ (основные / управленческие)
Подотчетность (C)
Связь (C)
Инновации (C)
Обмен знаниями и постоянное совершенствование (C)
Планирование и организация (C)
Ориентация на результат (C)
Работа в команде (C)
Профессионализм (C)
–
Для получения подробной информации, пожалуйста, обратитесь к Рамки компетенций ЮНЕСКО.
ТРЕБУЕМЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Обучение

• Завершенное среднее, техническое и/или профессиональное образование.

Опыт работы

• Не менее трех (3) лет соответствующего опыта работы в сфере административной и/или секретарской поддержки или на смежных задачах.

Навыки и компетенции

• Отличные навыки межличностного общения и общения, сильная ориентация на обслуживание и способность эффективно взаимодействовать с коллегами на разных уровнях.
• Отличные навыки планирования, организации и тайм-менеджмента.
• Способность анализировать и интерпретировать текущий и современный контекст/ситуацию.
• Хорошие организаторские и координационные способности; способность проявлять инициативу, устанавливать приоритеты и контролировать собственные планы работы.
• Способность работать в команде и оказывать эффективную, качественную и своевременную поддержку, а также способность эффективно работать в сложных и деликатных ситуациях.
• Чувство честности, конфиденциальности, обязательности и надежности.
• Сдержанность, здравый смысл и способность эффективно и тактично обращаться с людьми разного культурного происхождения.
• Отличные ИТ-навыки, умение пользоваться MS Office (Outlook, Word, Excel, Power Point и т. д.) и навыки управления социальными сетями.

Языки

• Отличное знание (письменное и устное) кхмерского и английского языков.

ЖЕЛАЕМЫЕ КВАЛИФИКАЦИИ

Обучение

• Специализированное обучение или курсы в области секретарских наук или общего управления.

Опыт работы

• Соответствующий опыт работы в международных организациях или агентствах ООН.
• Опыт работы с инструментами планирования ресурсов предприятия (ERP).

ПРЕИМУЩЕСТВА И ПРАВА

Заработная плата ЮНЕСКО состоит из базового оклада и других льгот, которые могут включать, если применимо: 30-дневный ежегодный отпуск, семейное пособие, медицинское страхование, пенсионный план и т. Д.

Примерный годовой стартовый оклад на этой должности составляет 12 304 долларов США. Полную информацию о льготах и ​​правах можно получить на нашем сайте. Руководство по льготам для персонала.

ПРОЦЕСС ОТБОРА И НАБОРА

Обратите внимание, что все кандидаты должны заполнить онлайн-заявку и предоставить полную и точную информацию. Чтобы подать заявку, посетите Сайт карьеры ЮНЕСКО. В поданное заявление нельзя вносить никаких изменений.

Оценка кандидатов основана на критериях, указанных в объявлении о вакансии, и может включать тесты и / или оценки, а также собеседование на предмет определения компетентности. 

ЮНЕСКО использует коммуникационные технологии, такие как видео или телеконференции, переписка по электронной почте и т. Д., Для оценки и оценки кандидатов.

Обратите внимание, что только отобранные кандидаты будут связываться с ними, а кандидаты на заключительном этапе отбора будут подвергаться проверке рекомендаций на основе предоставленной информации.

нижний колонтитул

ЮНЕСКО напоминает, что первостепенное внимание при назначении сотрудников должно уделяться необходимости обеспечения самых высоких стандартов эффективности, технической компетентности и добросовестности. ЮНЕСКО применяет политику абсолютной нетерпимости ко всем формам домогательств. ЮНЕСКО стремится к достижению и поддержанию справедливого и разнообразного географического распределения, а также гендерного равенства среди своих сотрудников во всех категориях и на всех должностях. Кроме того, ЮНЕСКО привержена достижению разнообразия рабочей силы с точки зрения пола, национальности и культуры. Кандидаты от непредставленных и недопредставленных государств-членов (последнее обновление здесь) особенно приветствуются и настоятельно рекомендуется подать заявку. В равной степени рекомендуется подавать заявки лицам из групп меньшинств и коренных народов, а также лицам с ограниченными возможностями. Все заявки будут обрабатываться с соблюдением высочайшего уровня конфиденциальности. Для сотрудников, назначаемых на международные должности, требуется мобильность по всему миру.

ЮНЕСКО не взимает плату ни на каком этапе процесса приема на работу.