IDLO IN LIBERIA
Seit 2016 unterstützt IDLO die Regierung Liberias bei ihren Bemühungen, die Rechtsstaatlichkeit zu stärken. IDLO führt derzeit ein Projekt zur Bekämpfung des Menschenhandels (TIP) durch, das darauf abzielt, die Fähigkeit von Strafverfolgungsbeamten, Staatsanwälten und Richtern zu verbessern, TIP-Fälle im Einklang mit dem überarbeiteten Gesetz zum Verbot von TIP (2021) zu untersuchen, strafrechtlich zu verfolgen und zu urteilen. und der Nationale Aktionsplan (2019–2024); und schärft das Bewusstsein für Menschenhandel in Gemeinden. IDLO führt außerdem ein Projekt durch, das darauf abzielt, die Gleichstellung der Geschlechter im Sicherheitssektor Liberias zu verbessern, indem es weiblichen Strafverfolgungsbeamten Möglichkeiten bietet, ihre Karriere voranzutreiben. In Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Partnern arbeitet das Projekt daran, das Wissen, die Fähigkeiten und die Kapazitäten weiblicher Strafverfolgungsbeamter auszubauen, um die Erfüllung ihrer Aufgaben zu verbessern, Möglichkeiten zur Weiterentwicklung ihrer beruflichen Laufbahn zu erleichtern und Probleme anzugehen Geschlechtsdiskriminierung.

DIE POSITION

Unter der Aufsicht des Finanz- und Verwaltungsleiters ist der Büroassistent für die Verwaltung allgemeiner Verwaltungsaufgaben für das Landesbüro verantwortlich.

Hauptfunktionen:

Administrative Support

• Unterstützung bei den täglichen Verwaltungsangelegenheiten im Zusammenhang mit den Räumlichkeiten der Organisation, einschließlich.
• Betreuung von Kurier- und Postdiensten.
• Verarbeiten Sie die monatlichen Büro-Stromrechnungen und setzen Sie sich mit der Finanzabteilung in Verbindung, um eine pünktliche Zahlung sicherzustellen.
• Erstellen und pflegen Sie ein solides Ablagesystem für alle relevanten Dokumente und Korrespondenz.
• Pflegen Sie relevante interne Datenbanken, behalten Sie den Überblick über alle vertraglichen Vereinbarungen und informieren Sie die zuständigen Vertragsmanager.
• Treffen Sie Reisevorbereitungen, einschließlich der Buchung von Flügen, Visa und Hotelunterkünften für Mitarbeiter und Berater.
• Bieten Sie administrative und logistische Unterstützung bei der Organisation von Projektaktivitäten, einschließlich Workshops und Schulungen.

Empfangsaufgaben

• Verwalten Sie den Empfangsbereich nach Bedarf effektiv, begleiten Sie Besucher und benachrichtigen Sie den entsprechenden Mitarbeiter.
• Kontrollieren Sie den Zugang von Mitarbeitern und Gästen zum IDLO-Büro auf eine Weise, die den festgelegten Richtlinien entspricht, um die Sicherheit der Räumlichkeiten zu gewährleisten.
• Alle Telefonanrufe tätigen, entgegennehmen und weiterleiten; Bereitstellung von Informationen für Anrufer, Weiterleitung von Nachrichten und Ankündigung von Besuchern; Überwachen Sie das reibungslose Funktionieren des Empfangsbereichs.

Büro putzen

• Sorgen Sie für die Sauberkeit im Büro.
• Stellen Sie sicher, dass alle Bürobereiche täglich gereinigt werden.
• Stellen Sie sicher, dass die Büromöbel sauber, ordentlich und ordnungsgemäß organisiert sind.
• Überwachen Sie den allgemeinen Zustand der Büroräume und Möbel, um eine geordnete und aufgeräumte Arbeitsumgebung zu gewährleisten.
• Führen Sie alle anderen ähnlichen Aufgaben aus, die Ihnen vom Vorgesetzten zugewiesen werden.

Ausbildung und Erfahrung

• Abitur oder höher. Ein Universitätsabschluss wäre ein zusätzlicher Vorteil.
• Mindestens 1–3 Jahre einschlägige Erfahrung in der administrativen Unterstützung von Büros oder Projekten/Programmen.

Sprachanforderungen

• Verhandlungssicheres Englisch in Wort und Schrift.

Wissen, Fähigkeiten und Fähigkeiten

• Starke organisatorische Fähigkeiten, einschließlich Zeit- und Arbeitsablaufmanagement, sowie eine Erfolgsbilanz bei der erfolgreichen und professionellen Bewältigung mehrerer und konkurrierender Prioritäten und mit einem minimalen Maß an Aufsicht;
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, gegenseitigen Respekt und Vertrauen zu fördern und effektive Beziehungen in einem multikulturellen Umfeld aufzubauen;
• Nachgewiesene Fähigkeit als Selbststarter mit einer nachgewiesenen Fähigkeit, Ergebnisse zu erzielen;
• Starker kundenorientierter Ansatz und Kundendienstethik;
• Nachgewiesene Fähigkeit, Computer- und Microsoft Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint, Access, Outlook, Teams), Adobe PDF und Software für virtuelle Meetings (Zoom, Webex) effektiv zu nutzen;
• Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch. Kenntnisse in weiteren Sprachen sind von großem Vorteil
• Starke analytische, kritische Denk- und Problemlösungsfähigkeiten;
• Nachgewiesene Fähigkeit, Arbeitsbeziehungen in einem vielfältigen Team aufzubauen und zu fördern;
• Guter Teamplayer, positive Einstellung, flexibler Geist, kein Problem bei der Arbeit in multikulturellen Umgebungen;
• Bereitschaft und Fähigkeit, die Sicherheitsrichtlinien und -vorschriften von IDLO jederzeit einzuhalten;
• Scharfes Gespür für Ethik, Integrität und Engagement für das Mandat von IDLO.

Für diese lokal rekrutierte Stelle bietet IDLO dem ausgewählten Kandidaten einen 12-monatigen Affiliate-Vertrag mit Verlängerungsmöglichkeit vorbehaltlich Leistung und Verfügbarkeit der Finanzierung an. 

Darüber hinaus bietet IDLO ein jährliches Grundgehalt in der Größenordnung von 10,596 USD, Krankenversicherung und Urlaubsansprüche, auch in Übereinstimmung mit den Mitarbeitervorschriften und -regeln von IDLO. 

Diese Stelle vor Ort steht Bewerbern offen, die Staatsangehörige des Dienstorts sind oder über einen ständigen Aufenthaltsstatus oder eine andere gesetzliche Genehmigung verfügen, die es ihnen erlaubt, am Dienstort zu arbeiten. Ein Mitarbeiter, der vor Ort eingestellt werden muss, hat keinen Anspruch auf Zulagen oder Leistungen, die ausschließlich für internationale Mitarbeiter gelten. 

Die Bewerbungen werden regelmäßig gesichtet; Ein qualifizierter Bewerber könnte vor Ablauf der Frist eingestellt werden. Im Interesse einer möglichst effektiven Nutzung der Ressourcen werden im Rahmen des Auswahlverfahrens nur Kandidaten kontaktiert, die in die engere Wahl kommen.

IDLO ist ein Arbeitgeber für Chancengleichheit und schätzt Vielfalt in allen Bereichen seiner Tätigkeit. Wir freuen uns über Bewerbungen von qualifizierten und vielfältigen Kandidaten.

IDLO ist bestrebt, auf allen Ebenen seiner Belegschaft ein 50/50-Geschlechtsverhältnis zu erreichen. Weiblichen Kandidaten wird dringend empfohlen, sich auf offene Stellen bei IDLO zu bewerben.

IDLO toleriert keine sexuelle Ausbeutung oder sexuellen Missbrauch, jede Art von Belästigung, einschließlich Belästigung sexueller Natur; oder Diskriminierung. Daher führt IDLO im Rahmen des Auswahlverfahrens sorgfältige Referenz- und Hintergrundprüfungen aller ausgewählten Kandidaten durch.

Bewerbungsschluss: 29. Februar 2024 (23:59 Uhr Ortszeit Rom).