Titre du poste: Adjointe administrative (Pôle juridique)

Lieu d'affectation: Bangkok, Thaïlande

Classification: Personnel des services généraux, G5

Type de rendez-vous: Durée déterminée d'un an

Date de début estimée: Dès que possible

Date de clôture: 17 mai 2024

Contexte:

Le Département des affaires juridiques (LEG) fournit des conseils juridiques au directeur général, aux directeurs généraux adjoints, aux bureaux régionaux, aux bureaux de pays et aux autres départements et bureaux de l'Organisation. Le Département fournit un appui pour s'assurer que les activités et les opérations de l'Organisation sont menées conformément au cadre juridique régissant l'OIM, y compris la Constitution de l'OIM, les décisions des organes directeurs de l'OIM, le Statut et le Règlement du personnel unifiés, le Règlement financier et Règles, instructions de l'OIM et droit international.

Le Département des affaires juridiques est composé de trois divisions (la Division du droit des contrats (LEGCR), la Division du droit général et administratif (LEGGL), la Division du droit institutionnel et de l'appui aux programmes (LEGPS)) et les Pôles juridiques régionaux. Les centres juridiques régionaux traiteront les questions juridiques qui se posent dans leur région respective, en coordination avec les trois divisions du département.

Sous la supervision générale du directeur adjoint du Département des affaires juridiques (LEG) et la supervision directe du juriste principal à Bangkok ; et, en étroite coordination avec l'assistant juridique principal au Siège, le candidat retenu fournira des services de soutien administratif et une assistance au Centre juridique régional et au Département des affaires juridiques au Siège.

Fonctions / responsabilités principales:

1. Fournir un soutien administratif et de secrétariat au pôle juridique régional et au département des affaires juridiques du siège, y compris les actions de préparation et de suivi liées aux réunions et aux voyages (autorisations de voyage, réservations de vols et d'hôtels, demandes de remboursement de frais de voyage), organisation de conférences téléphoniques, participation aux réunions et rédaction des procès-verbaux.
2. Soutenir le centre juridique régional et le département, en coordination avec l'assistant juridique principal, avec ses systèmes internes de gestion des connaissances et d'archivage pour assurer la cohérence et la continuité dans la fourniture de conseils juridiques, y compris la maintenance des fichiers et enregistrements électroniques et papier.
3. Assister l'assistant juridique principal dans la maintenance des pages intranet/internet du Département, l'accès et la récupération d'informations et de dossiers à partir des bases de données départementales pertinentes.
4. Aider à l'édition, à la relecture et à la finalisation des notes verbales officielles, de la correspondance, des documents juridiques et autres pour signature et approbation.
5. Recevoir toutes les demandes et requêtes entrantes adressées au centre juridique régional et fournir une assistance pour surveiller les autres boîtes aux lettres du service, au besoin.
6. Effectuer toute autre tâche qui pourrait être nécessaire.

Qualifications requises et expérience

Éducation

• Diplôme universitaire, de préférence en administration des affaires, ou dans un domaine connexe d'un établissement universitaire accrédité avec trois années d'expérience pertinente ; ou,
• Diplôme d'études secondaires/lycée terminé avec cinq années d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience

• Expérience dans les processus d'approvisionnement ;
• Expérience dans l'organisation de conférences et d'événements;
• Une expérience démontrée en soutien parajuridique et/ou administratif dans un service juridique d'une organisation intergouvernementale ou d'un cabinet d'avocats est hautement souhaitable ;
• Expérience dans la gestion des délais et des informations confidentielles ;
• Une expérience en recherche et en préparation/formatage de documents juridiques est souhaitable ;
• Une expérience avec des homologues de haut niveau et des missions diplomatiques serait un avantage ; et,
• Une connaissance et une expérience professionnelle des procédures administratives de l'OIM sont souhaitables.

Compétences

• Maîtrise de la recherche électronique de documents et de supports juridiques ;
• Connaissance avancée des programmes informatiques (par exemple, les applications MS Office telles que Word, Excel, SharePoint, etc.) et des systèmes de classement ; et,
• Des compétences en rédaction en anglais, français et/ou espagnol seraient un avantage.

Langues

• Maîtrise de Anglais la langue est requise.
• La connaissance pratique du français et/ou de l'espagnol est un atout.

Compétences requises

Valeurs

• Inclusion et respect de la diversité : respecte et promeut les différences individuelles et culturelles ; encourage la diversité et l'inclusion dans la mesure du possible.
• Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d'une manière conforme aux principes/règles organisationnelles et aux normes de conduite.
• Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et exerce un jugement prudent pour relever les défis quotidiens.
• Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.
• Empathie : montre de la compassion pour les autres, fait en sorte que les gens se sentent en sécurité, respectés et traités équitablement.

Les Compétences De Base – indicateurs comportementaux niveau 1

• Travail d'équipe : Développe et promeut une collaboration efficace au sein et entre les unités pour atteindre des objectifs communs et optimiser les résultats.
• Fournir des résultats : produit et fournit des résultats de qualité de manière axée sur le service et en temps opportun ; est orienté vers l'action et s'engage à atteindre les résultats convenus.
• Gérer et partager les connaissances : Chercher en permanence à apprendre, partager les connaissances et innover.
• Responsabilité : prend en charge la réalisation des priorités de l'Organisation et assume la responsabilité de ses propres actions et du travail délégué.
• Communication : encourage et contribue à une communication claire et ouverte ; explique des sujets complexes de manière informative, inspirante et motivante.