Pour l'avis de vacance complet, veuillez cliquer ici

Comportementale

Sous la supervision directe du directeur régional, le titulaire du poste fournira un soutien administratif et de secrétariat au directeur régional dans la gestion et le fonctionnement quotidiens du bureau régional.

Fonctions / responsabilités essentielles

1. Gérer l'agenda officiel du directeur régional : organiser des réunions à l'intérieur et à l'extérieur du lieu d'affectation, coordonner la préparation des points de discussion, des discours et autres interventions. Organiser les systèmes de classement et de référence conformément aux directives de l'OIM. Gérer la participation des cadres supérieurs aux réunions et événements, assurer et coordonner les échanges d'informations et gérer le transport;
2. Organiser les missions du Directeur Régional : soumettre les plans de voyage trimestriels (QTP) au siège, gérer les autorisations de voyage et les habilitations de sécurité selon les besoins, gérer les demandes d'autorisations de voyage au chef de cabinet (s'il n'est pas dans le QTP), réserver les hébergements, organiser les missions locales. transport et assurer la liaison et la coordination avec les bureaux extérieurs de l'OIM pour la préparation des informations générales pertinentes. Effectuer des recherches et des classements liés à TDY et préparer la documentation pertinente. Gérer la réservation et l'achat des moyens de transport (billets d'avion et de train) et suivre le paiement des factures ;
3. Préparer et coordonner la préparation de réunions, conférences et visites nationales et internationales avec des acteurs externes (représentations diplomatiques et interlocuteurs de haut niveau auprès des institutions européennes, entre autres). Préparer l'ordre du jour des visiteurs seniors de l'OIM, y compris le directeur général, le directeur général adjoint et les conseillers régionaux principaux, et assurer le classement adéquat des documents connexes ;
4. Coordonner les visites des délégations externes en coordination avec les missions sur le terrain de l'OIM (séminaires, conférences, lieu, ordre du jour, réunions, projets de rapports, hôtels, transports, repas, indemnités journalières de subsistance, etc.), y compris la gestion du statut des visas des agents et visiteurs étrangers ;
5. Rédiger, valider et soumettre des rapports de réunions et des notes pour le dossier, la correspondance courante, des lettres, des notes verbales, des mémorandums, des fax ainsi que des documents et formulaires de l'OIM liés aux questions opérationnelles et administratives de l'OIM. Assurer le formatage et le classement adéquats de la correspondance et des documents relatifs au directeur régional ;
6. Maintenir le classement adéquat des instructions générales de l'OIM, des comptes rendus de réunions et des rapports envoyés au bureau régional, ainsi que de la correspondance du DGO/DDG, compiler le matériel d'information et autres documents demandés par le siège et/ou d'autres missions de l'OIM ;
7. Effectuer les traductions anglais-français des documents pertinents pour le directeur régional, selon les besoins ;
8. Assurer une liaison adéquate avec les interlocuteurs de haut niveau au nom du directeur régional ;
9. Préparer et soumettre les réclamations médicales et éducatives pour le directeur régional, fournir les informations pertinentes aux départements du siège et au centre administratif de Manille et les classer ;
10. Effectuer le suivi des demandes externes et internes par courrier électronique, courrier ou fax via la coordination et/ou la signature du directeur régional. En coordination avec le réceptionniste/front office, assurer la bonne distribution des courriels envoyés au bureau régional ;
11. Tenir des registres et classer les autorisations de voyage et autres documents administratifs approuvés par le directeur régional et le RRMO des missions de l'OIM couvertes par le bureau régional ;
12. Mettre à jour la liste d'adresses/téléphones et la base de données de contacts ;
13. Toute autre tâche relevant des capacités du titulaire assignée par le directeur régional.

Qualifications requises et expérience

Éducation

• Baccalauréat complété d'un établissement universitaire accrédité, de préférence en administration des affaires, en administration publique ou dans une discipline connexe avec un minimum de 3 ans d'expérience pertinente,

Or

• Diplôme d'études secondaires avec minimum 5 ans d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience et compétences

• Expérience professionnelle avérée directement liée aux fonctions/responsabilités principales spécifiées ci-dessus ;
• Une expérience professionnelle préalable auprès d’organisations humanitaires internationales, d’institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un contexte multiculturel est requise ;
• Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook ;
• Capacité à travailler sous pression;
• Souci du détail et capacité à organiser la paperasse de manière méthodique ;
• Discret, attentif aux détails et aux clients, patient et désireux d'apprendre de nouvelles choses.

Langues
Maîtrise de l'anglais et du français (oral et écrit).
La connaissance de l'espagnol est un avantage.

Autre

Toute offre faite au candidat par rapport à cet avis de vacance est sujette à confirmation du financement.
La nomination sera subordonnée à la certification que le candidat est médicalement apte à être nommé et à la vérification de la résidence, du visa et des autorisations par le gouvernement concerné, le cas échéant. Dans le cadre de l'entrée médicale obligatoire en sortie de garde, il sera demandé aux candidats de fournir un justificatif de vaccination contre le COVID-19.

Ce poste fait l'objet d'un recrutement local. Seules les personnes titulaires d'un permis de séjour et de travail valable pour la Belgique seront éligibles.