Contexte:

Le titulaire est affecté à l'Unité d'administration des fonds (FAU) et exerce les fonctions de réceptionniste de la mission. Il / elle travaille en étroite collaboration avec les agents de sécurité, les programmes et les équipes d'administration des fonds pour échanger des informations et assurer une prestation de services cohérente.

Tâches et responsabilités:

Sous la supervision directe du CFA, le titulaire effectue les tâches suivantes :

• Accueillir les visiteurs et informer le personnel à leur arrivée; si nécessaire, escorter les visiteurs jusqu'au(x) membre(s) de mission approprié(s);
• Aider les visiteurs en leur fournissant des informations générales précises sur l'OSCE et en acheminant leurs demandes au(x) membre(s) de la mission concerné(s) ;
• Traiter avec tact les visiteurs qui se plaignent et/ou qui sont difficiles, sans s'agiter ni mettre en péril l'image de l'OSCE ;
• Servir de point de contrat entre l'OSCE et Novitas ; collecter les problèmes techniques mineurs auprès du personnel et les transmettre aux membres de la mission respective et/ou au personnel de Novitas, le cas échéant ;
• Informer les agents de sécurité du bâtiment des visiteurs de l'OSCE et des participants aux réunions officielles organisées dans les locaux de l'OSCE ;
• Répondre au téléphone et transmettre les coordonnées au(x) membre(s) respectif(s) de la mission de l'OSCE ; informer les membres de la mission des numéros de téléphone/postes de la mission ;
• Établir des connexions téléphoniques à la demande des membres de la mission ; prendre et transmettre des messages ; connecter et/ou transférer les appels téléphoniques extérieurs à la mission à la personne/poste demandée ;
• Recevoir et distribuer des journaux, des magazines et des revues aux membres de la mission ;
• Coordonner les missions quotidiennes des chauffeurs, en les avertissant lorsqu'un membre de la mission a besoin d'un véhicule avec/ou sans chauffeur ;
• Maintenir le mouvement des véhicules et le système d'enregistrement établi à la réception en remplissant quotidiennement le journal de rapport mensuel des véhicules pour chaque véhicule. Transférer les données sur le kilométrage du véhicule dans le rapport mensuel sur les véhicules le premier jour du mois ;
• S'assurer de déposer la demande approuvée d'utilisation privée des véhicules de l'OSCE avant de remettre les clés au membre de la mission le week-end et/ou après les heures de travail ;
• S'assurer que toutes les clés des véhicules sont rendues à la réception en temps opportun, sauf accord contraire ;
• Effectuer d'autres tâches comme assigné.

Pour des informations plus détaillées sur la structure et le travail de la Mission de l'OSCE en Moldavie, veuillez consulter : http://www.osce.org/mission-to-Moldova 

Qualifications nécessaires:

• Niveau d'enseignement secondaire; certaines compétences en communication et en relations publiquesp ;
• Minimum de deux ans d'expérience dans un environnement de bureau ou en tant que réceptionniste, de préférence dans une organisation internationale ;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale en roumain, anglais et russe ;
• Sensibilisation et sensibilité démontrées au genre, et capacité à intégrer une perspective de genre dans les tâches et les activités ;
• Capacité et volonté de travailler en équipe, avec des personnes d'origines culturelles et religieuses différentes, de sexe différent et d'opinions politiques diverses, tout en maintenant l'impartialité et l'objectivité ;
• Connaissances en informatique avec une expérience pratique de l'utilisation d'applications Microsoft.

Rémunération:

La rémunération mensuelle, soumise à déduction de sécurité sociale, est de 451.00 EUR, les salaires de l'OSCE sont exonérés d'impôt en Moldavie. Les prestations sociales comprennent la participation au régime d'assurance maladie Cigna et au Fonds de prévoyance de l'OSCE.

Veuillez noter que les nominations sont normalement effectuées à l'échelon 1 de l'échelle salariale de l'OSCE applicable.  

Si vous souhaitez postuler à ce poste, veuillez utiliser le lien de candidature en ligne de l'OSCE situé sous https://vacancies.osce.org/.

L'OSCE conserve le pouvoir discrétionnaire de republier/republier le poste vacant, d'annuler le recrutement, d'offrir un engagement à un grade inférieur ou d'offrir un engagement avec une description de poste modifiée ou pour une durée différente. 

Seuls les candidats sélectionnés pour participer aux étapes ultérieures de recrutement seront contactés.

Veuillez noter que les postes vacants à l'OSCE ne sont ouverts à la concurrence qu'entre ressortissants des États participants, veuillez consulter https://www.osce.org/participating-states.

L'OSCE est attachée à la diversité et à l'inclusion au sein de ses effectifs, et encourage les candidats féminins et masculins qualifiés de toutes les origines religieuses, ethniques et sociales à postuler pour faire partie de l'Organisation.

Les candidats doivent savoir que les fonctionnaires de l'OSCE doivent se comporter à tout moment d'une manière digne du statut de fonctionnaire international. Cela inclut d'éviter toute action qui pourrait nuire à l'intégrité, l'indépendance et l'impartialité de leur position et de leur fonction en tant que fonctionnaires de l'OSCE. L'OSCE s'engage à appliquer les normes éthiques les plus élevées dans l'exercice de son mandat. Pour plus d'informations sur les valeurs définies dans le modèle de compétences de l'OSCE, veuillez consulter https://jobs.osce.org/resources/document/our-competency-model.

Veuillez noter que pour ce poste, l'OSCE ne rembourse pas les dépenses telles que les déplacements liés aux entretiens, aux tests, aux visas et à la réinstallation.

Veuillez noter que l'OSCE ne demande aucun paiement à aucune étape du processus de demande et d'examen.