APERÇU

Secteur parent : [[Administration]]

Lieu d'affectation : [[Apia, Samoa]]

Classification du lieu d'affectation : [[Bureau extérieur]]

Durée standard de la mission : [[Jusqu'à 6 mois]]

Famille d'emplois : [[Administration]]

Type de contrat : [[Contrat de service]]

Niveau : [[SC5]]

Durée du contrat : [[3 mois (avec possibilité de prolongation sous réserve de performances satisfaisantes et de disponibilité des fonds)]]

Recrutement ouvert à : [[Candidats externes]]

Date limite de candidature (minuit, heure de Paris) : [[19 février 2024 à 5h (Apia, GMT+13)]]

Valeurs fondamentales de l'UNESCO : engagement envers l'Organisation, intégrité, respect de la diversité, professionnalisme

APERÇU DES FONCTIONS DU POSTE

Le Bureau de l'UNESCO pour les États du Pacifique à Apia, Samoa, recherche des candidats talentueux et qualifiés de nationalité samoane ou des candidats ayant le droit légal de vivre et de travailler aux Samoa pour occuper le poste d'assistant de secrétariat.

Deux postes sont disponibles, l'un situé au bureau exécutif du Directeur du Bureau de l'UNESCO et un autre au sein de l'Unité de programme. Sous l'autorité globale déléguée et la supervision immédiate du Directeur du Bureau et Spécialiste du Programme, les titulaires fournissent un soutien efficace en matière de secrétariat, d'administration et de communication au Directeur et à l'Unité de Programme, afin d'assurer le bon fonctionnement du Bureau et son flux et gestion de l’information et soutien aux programmes.

Le titulaire du poste est chargé de fournir un soutien administratif et administratif de haute qualité au directeur du bureau et de l'unité de programme. Le titulaire du poste joue un rôle déterminant dans la coordination et la facilitation du flux d'informations (y compris la documentation) vers le directeur et le personnel ainsi que dans l'organisation et la réalisation d'activités/projets de programme en exerçant une gamme de fonctions de soutien administratif et administratives. Le poste exige que le titulaire agisse de manière indépendante, fasse preuve de bon jugement, prenne des initiatives, établisse des priorités, interprète et distingue divers sujets, en signalant les questions sensibles/politiques et prioritaires à l'attention du directeur et/ou des autres membres de l'équipe. Le poste nécessite du dévouement et de la responsabilité, une connaissance approfondie de tous les aspects des sujets relevant du mandat du Bureau et du travail de secrétariat et de soutien administratif, avec d'excellentes compétences en communication pour être en mesure de relier/traduire les informations pertinentes au directeur, les membres du personnel, les cadres supérieurs ainsi que les partenaires et parties prenantes externes.

Planification et assistance au front office

• Filtrer les demandes de rendez-vous avec les superviseurs ; et recevoir les visiteurs dans le respect des protocoles et dans le sens du service ; 
• Tenir à jour le calendrier du superviseur, y compris les réunions officielles pendant la mission ; 
• Fournir des rappels ainsi que les documents et informations nécessaires aux rendez-vous ;
• Répondre aux requêtes et à la correspondance, souvent de nature sensible, confidentielle ou technique.

Description longue

Organisation et coordination

• Coordonner et effectuer le secrétariat, y compris les services d'aide à l'inscription ; 
• Soutenir l'organisation de réunions internes régulières, d'ateliers et d'événements pour le personnel et des communications internes efficaces ; 
• Faciliter la mise en œuvre des demandes, des directives et des engagements du Directeur ;
• Coordonner et soutenir le travail administratif des spécialistes du programme, l'organisation des ateliers et le suivi.

Correspondance

• Examiner, enregistrer, distribuer et traiter quotidiennement le courrier et la correspondance entrants,
• Préparer des mémos et des procès-verbaux de réunions internes et externes, surveiller les activités de suivi. 
• Rédiger des notes au dossier et coordonner/contribuer à d'autres documents de routine ; préparer des projets de réponses à un large éventail de correspondances et autres communications.
• Rédiger des notes et de la correspondance, assurer le suivi des rapports assignés par le directeur et/ou les spécialistes du programme ; 

Description longue

Prise en charge du processus de surveillance et d’approbation

• S'assurer que les demandes d'approbations et de signatures ont suivi les procédures du bureau ; 
• Fournit une aide générale aux autres membres du personnel de soutien du bureau, selon les besoins.

Gestion de l’information et tenue de dossiers

• Rechercher, compiler et organiser des informations de base et des documents de référence ;
• Générer une variété de rapports statistiques et autres à partir de diverses bases de données ; 
• Créer et maintenir le système de classement et de référence du bureau ;
• Coordonner les préparatifs de fond, y compris l'ordre du jour, l'accompagnement et les documents de support pour tous les engagements, y compris l'équipe de pays des Nations Unies, la gestion de la sécurité et d'autres tâches et réunions du directeur et/ou de l'unité de programme.

Description longue

Administration

• Soutenir le directeur et l'administration dans le déménagement du bureau vers de nouveaux locaux ; examen des documents, matériaux, etc. de la bibliothèque et des archives.
• Effectuer diverses tâches administratives (par exemple, enregistrement des congés et des présences, dispositions pour les réunions et autres événements, réservations, etc.);
• Préparer les documents contractuels sur la base des contributions des spécialistes du programme et coordonner avec le siège et l'administration du bureau pour garantir l'établissement des contrats en temps opportun, y compris l'enregistrement des fournisseurs ; 
• Traitez les paiements précis et en temps opportun pour les contrats et effectuez le suivi.

Gestion des voyages de mission

• Planifier et organiser les missions de voyage du directeur en veillant à ce que les actions de rappel et de coordination des actions de suivi des missions soient prises ;
• Effectuer un suivi auprès des agents de voyages, au besoin, pour recevoir des devis et assurer l'émission des billets en temps opportun pour le directeur et les spécialistes du programme ;

Toute activité supplémentaire qui pourrait être nécessaire pour assurer le succès de l'équipe de travail.

COMPÉTENCES (Core / Managériale)
Responsabilité (C)
Communications (C)
Innovation (C)
Partage des connaissances et amélioration continue (C)
Planification et organisation (C)
Focus sur les résultats (C)
Travail d'équipe (C)
-
Pour des informations détaillées, veuillez consulter le Référentiel de compétences de l'UNESCO.
QUALIFICATIONS REQUISES

Éducation

• Achèvement de l’enseignement secondaire et/ou professionnel

Expérience professionnelle

• Minimum de 5 années d'expérience professionnelle pertinente en assistance de secrétariat, administrative ou protocolaire

Langue

• Excellente connaissance de l'anglais (oral et écrit)

Aptitudes et compétences

• Bonnes compétences interpersonnelles et de communication, y compris de très bonnes compétences rédactionnelles
• Bonnes compétences en matière d'organisation, de planification, de suivi et de reporting
• Capacité à travailler en équipe, à prendre des initiatives et à fournir un soutien et des services de qualité et en temps opportun.
• Discrétion et capacité à traiter efficacement et avec tact avec des personnes d'origines culturelles différentes. 
• Capacité à prioriser et à gérer son propre travail et à travailler sous une supervision minimale. Capacité à travailler sous pression. 
• Bonnes compétences en TIC et maîtrise de MS Office (Outlook, Work, Excel, Powerpoint, etc.)

QUALIFICATIONS SOUHAITABLES

L'Education: Formation/certification spécialisée en secrétariat, gestion de bureau ou domaine connexe.

L'expérience professionnelle: Expérience pertinente au sein du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale. Expérience dans l'extraction d'informations à partir de diverses sources, la compilation et la création de rapports.

Langue : Bonne connaissance de la langue samoane.

PROCESSUS DE SÉLECTION ET DE RECRUTEMENT

Veuillez noter que tous les candidats doivent remplir une demande en ligne et fournir des informations complètes et exactes. Pour postuler, veuillez visiter le Site des carrières de l'UNESCO. Aucune modification ne peut être apportée à la demande soumise.

L'évaluation des candidats est basée sur les critères de l'avis de vacance, et peut inclure des tests et/ou des évaluations, ainsi qu'un entretien de compétences. 

L'UNESCO utilise des technologies de communication telles que la vidéo ou la téléconférence, la correspondance par courrier électronique, etc. pour l'appréciation et l'évaluation des candidats.

Veuillez noter que seuls les candidats sélectionnés seront contactés plus avant et que les candidats à l'étape de sélection finale seront soumis à des vérifications de références sur la base des informations fournies.

Pied de page

L'UNESCO rappelle que la considération primordiale dans la nomination des membres du personnel doit être la nécessité d'assurer les plus hautes qualités d'efficacité, de compétence technique et d'intégrité. L'UNESCO applique une politique de tolérance zéro contre toutes les formes de harcèlement. L'UNESCO s'est engagée à réaliser et à maintenir une répartition géographique équitable et diversifiée, ainsi que la parité entre les sexes parmi ses membres du personnel dans toutes les catégories et à tous les grades. En outre, l'UNESCO s'est engagée à atteindre la diversité de la main-d'œuvre en termes de genre, de nationalité et de culture. Candidats d'États membres non représentés ou sous-représentés (dernière mise à jour ici) sont particulièrement bienvenus et fortement encouragés à postuler. Les personnes issues de groupes minoritaires et de groupes autochtones et les personnes handicapées sont également encouragées à postuler. Toutes les candidatures seront traitées avec le plus haut niveau de confidentialité. La mobilité mondiale est requise pour les membres du personnel nommés à des postes internationaux.

L'UNESCO ne facture aucun frais à aucune étape du processus de recrutement.