Requisition ID: req51025

Job Title: HR & Administration Officer

Sector: Human Resources

Employment Category: Regular

Employment Type: Full-Time

Open to Expatriates: No

Location: Fillingue, Niger

Work Arrangement: In-person

Job Description

Sommaire

Sous la supervision directe du Manager HR & Administration, L’Officier RH & Administration assure la gestion des recrutements, l’Administration du personnel et l’Administration générale du Bureau en conformité avec les politiques d’IRC et la législation du travail du pays. De manière générale, il/elle assistera le Manager HR & Administration dans la gestion des processus du recrutement, l’administration du personnel de la plateforme et l’administration de la base.

Principales responsabilités 

Politiques et procédures RH

Assure que les politiques RH de l’IRC sont distribuées, disponibles, comprises et respectées par tout le personnel de la base ;

Informe son superviseur en cas non-respect des politiques ou sujet de préoccupation lié à la gestion du personnel ;

Participe à la formation et la conformité entière de tout le personnel avec l’IRC Way.

Recrutement accueil et intégration 

Appuie dans l’organisation des test écrit, entretiens et la rédaction des procès-verbaux de recrutement de la base;

Assure l’accueil, le plan d’orientation des nouvelles recrues et leur prépare un kit complet (adresse mail, ordinateur, bloc note, Bic etc.) et faire une brève présentation de tout nouvel staff ;

S’assure de la documentation de tous les processus de recrutement conformément aux politiques et procédures de IRC en matière de recrutement.

Administration du personnel 

S’assure du suivi et du renouvellement des contrats dans les délais requis de manière à éviter les renouvellements tacites involontaires des staffs ;

S’assure de la constitution et de la mise à jour en temps réel des dossiers individuels du personnel conformément à la politique de gestion des dossiers du personnel ;

Envoie chaque mois la situation des mouvements de staffs pour le besoin de traitement des salaires ;

S’assurer que toutes les déclarations sociales, fiscales et légales soient conformes et dans les délais exigés.

S’assure de la soumission des rapports hebdomadaires et mensuels dans les délais requis ;

Assure une gestion efficace de la prise en charge santé du personnel de la base;

Gère le processus d’enregistrement des nouveaux employés, le classement et l’archivage (physique et électronique) des dossiers du personnel national sous la supervision de chef du département ;

S’assure du suivi efficace des times sheet des employés nationaux mensuellement et fournir un rapport mensuel et fait la mise à jour du Facility Pool ;

Supervise le travail des prestataires, stagiaires et employés auxiliaires si nécessaires ;

Assure les contacts avec les Administrations partenaires au besoin (ANPE, Inspection du travail, CNSS, DGI…).

Tâches administratives 

Gérer les contrats de baux, prestation de service et veiller à leur enregistrement ;

Etablir les ordres de mission ;

En collaboration avec le SC de la base, organiser les mouvements du staff en déplacement sur la base des informations recueillies à travers la réservation ; 

Assurer l’hébergement des staffs en mission sur la base au niveau des hôtels ou Guest house ;

Gérer la communication et connections internet clé USB « procédure téléphone & clé internet » ;

Organisation les ateliers et réunions ;

Gérer la salle de réunion & les pauses café et déjeuner ;

Veiller à l’entretien des locaux IRC ;

Gérer les cleaners du bureau et Guest house ;

Traiter les factures d’eau et d’électricité ;

Rédiger les correspondances, réceptionner et faire le dispatching des courriers ;

Procéder à la confection de badge pour tout staff IRC dès la prise de fonction.

Update 

Qualifications

• Diplôme universitaire niveau BAC +2 en Gestion des Ressources Humaines, Droit, Administration ou tout autre diplôme équivalent ;
• Deux (02) ans d’expérience dans le domaine RH et de l’Administration ;
• Une bonne communication, bonnes relations interpersonnelles, capacité à communiquer efficacement ;
• Capacité à apprendre rapidement, une forte auto-formation de préparation ;
• Connaissance des procédures et pratiques génériques en matière de RH (une expérience au sein de l’IRC ou d’une autre ONG est un plus) ;
• Connaissance de la législation en matière du travail notamment le code du travail et la convention collective ;
• Maîtrise de l’outil informatique, notamment des tableurs.