Support à l’unité Field Administration

Contexte & Mission

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l’homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l’appartenance politique (Charte de MSF).

L’Administrateur-trice RH fournit un soutien essentiel à l’équipe Field Administration, couvrant toutes les facettes de la gestion administrative quotidienne du personnel expatrié. Cette responsabilité s’étend depuis les phases d’engagement jusqu’à la sortie de mission, période durant laquelle le personnel international est contractuellement engagé.

Principales responsabilités

Scaling

• Réception et saisie précise des formulaires de Work Experiences (WEF) pour assurer l’intégrité des données.
• Chargé de l’intégration efficace des informations du WEF dans le système Dynamics 365, en veillant à la mise à jour et à la synchronisation des données.
• sollicitation et de la collecte des évaluations de compétences (scalings) auprès des différentes sections recruteuses, et de la transmission de ces informations aux sections concernées par les recrutements d’expatriés pour MSF-Suisse (MSF-CH)

Dossier Administratif du personnel international

• Participe activement à la gestion des dossiers administratifs du personnel international, en assurant leur organisation et leur maintenance régulière.
• Assure la collecte et la vérification rigoureuse des informations nécessaires à la mise à jour des dossiers du personnel.
• Mise à jour des données relatives au pool actif de personnel, garantissant l’exactitude et la pertinence des informations.
• Chargé de la mise à jour et de la vérification des données dans la base de données et le système d’information RH
• Veille à obtenir tous les documents administratifs nécessaires
• Responsable du classement méthodique des documents administratifs dans les dossiers personnels et confidentiels des expatriés.
• Gère les dossiers archivés et assure leur mise à jour continue pour faciliter l’accès et la récupération des informations.

Contrats et documents administratifs : départ, en mission, retour de mission

• Création des postes, de l’association des candidats (matching) et de la publication de ces postes dans le système d’information RH
• Coordination logistique du personnel expatrié :
  • prépare administrativement les contrats de travail, incluant tous types de contrats pour le personnel expatrié.
  • Assure l’administration des avenants de mutations, garantissant une gestion fluide des changements contractuels.
  • Prépare la clôture administrative des contrats, incluant l’émission des certificats de travail, le calcul du solde de tout compte, et l’organisation du paiement des congés.
  • Etablit les déclarations nécessaires auprès des organismes compétents, comme pour le chômage et l’assurance invalidité (AI), entre autres.
• Prépare et traite les remboursements de frais pour le personnel international, en s’assurant de la conformité des demandes avec les politiques internes.
• Prépare et contrôle les listes d’assurance pour le personnel, vérifiant l’exactitude et la complétude des couvertures d’assurance.

Pré-requis

Formation Requise :

• Diplôme de niveau tertiaire en administration, avec une spécialisation en comptabilité ou assistanat de direction préférée.

Expérience Professionnelle :

• Expérience nécessaire dans l’administration des ressources humaines ; une expérience dans le domaine des assurances et de l’administration du personnel est un avantage.

Connaissances Spécifiques :

• Familiarité avec le droit du travail et gestion de la paie est un atout.
• Connaissances de l’environnement international humanitaire ou expérience avec d’autres ONG est un plus.

Compétences Informatiques :

• Maîtrise des outils informatiques courants.

Langues :

• Maîtrise du français et de l’anglais à un niveau courant.

Qualités Personnelles :

• Intérêt marqué pour l’environnement humanitaire.
• Capacité à faire preuve de polyvalence, rigueur, réactivité, initiative, et à travailler en équipe.
• Excellentes compétences en communication, sens du contact, diplomatie et autonomie.