Le projet USAID Mali Anka Jiko en Mali, mis en œuvre par Tetra Tech International Development (International Development Jobs – Tetra Tech), accepte actuellement les manifestations d’intérêt pour un(e) Assistant(e) Administratif(ive)/Réceptionniste. Ce post sera situé au bureau principal de Bamako et durera le temps du projet.

Description du poste : L’objectif du Mali Anka Jiko est de améliorer la qualité de prestation de services d’eau et d’assainissement au moyen de amlieorer le capacité local pour le gouvernance soutenable de l’infrastructure dans les regions ciblés de Bougouni, Koutiala, et Sikasso. Relevant le/la Responsable Administratif et Logistique, l’Assistant(e) Administratif(ive)/Réceptionniste sera responsable de l’organisation et de la coordination des tâches administratives et des procédures de bureau. L’ Assistant Administratif(ive)/Réceptionniste sera responsable de la planification des réunions et des rendez-vous, de l’organisation des fournitures de bureau, de l’accueil des visiteurs et de la fourniture d’un soutien operationel général au personnel de l’équipe du projet Mali Anka Jiko.

Responsabilités:

* Assurer la fonction d’acceuil et de gestion de la reception du bureau de Bamako ;

* S’assurer de l’agenda des rencontres du COP/DCOP ;

* Fournir un soutien à l’équipe des Operations et rédiger des documents, des communications, des notes de réunion administrative, et fournir le soutien nécessaire à la préparation efficace des documents, tableaux, etc. ;

* Gestion de la petite caisse ;

* Fonctionner le téléphone, acheminer les appels ;

* Recevoir la correspondance et tenir un registre en saisissant les données dans une base de données de correspondance, télécopier des documents et coordonner la livraison de la correspondance institutionnelle ;

* Coordonner l’utilisation de la salle de réunion du bureau et se rassurer que tout le matériel, outils et fournitures à utiliser sont fournis pour un bon déroulement lors des assises;

* Servir de liaison principale avec les propriétaires de bureaux et de résidences louées et gérer les contrats de location et les besoins d’entretien ;

* Gestion des produits de nettoyage de bureau et de fournitures de bureau, y compris l’inventaire et la distribution ;

* Appuyer l’equipe des Operations en cas de besoin.

Qualifications:

* Un diplôme universitaire dans administration des affaires, ou en domaine similaire ;

* Minimum de 3 ans d’experience dans un poste équivalent (ou 8 ans d’expérience sans diplôme universitaire) ;

* Connaissance des responsabilités, des systèmes et des procédures de l’administration de bureau.

* Maîtrise de MS Office (MS Excel et MS Outlook, en particulier) ;

* Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la patience, la diplomatie, la volonté d’écouter et le respect des collègues ;

* Capacité à travailler individuellement et en équipe. Doit également être capable de créer une relation de travail positive entre toutes les équipes de projet ;

* La maîtrise du français écrit et parlé est requise.