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Organization: IRC - International Rescue Committee
Location: Diffa | Niamey | Agadez
Grade: Senior level , Senior
Occupational Groups:
Managerial positions
Operations and Administrations
Closing Date: 2024-11-30
The International Rescue Committee (IRC) responds to the world’s worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world’s largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you’re a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.
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Since the early 1980s Niger has consistently been ranked at the bottom of the UN’s Human Development Index. Over half the population suffers from chronic food insecurity and one in ten are extremely food insecure. Niger is also a disaster-prone country, regularly hit by food crises and vulnerable to flooding, cholera and locust swarms. Access to health care and education for women and girls are very limited. In addition to the vulnerability of a significant proportion of Nigeriens, Niger also hosts refugees from neighboring Mali and Nigeria.
IRC’s vision for Niger is that individuals, households and communities are resilient, self-reliant and able to thrive in a changing context. IRC Niger is present in the regions of Tillabery, Agadez and Diffa with projects in the following areas: Environmental Health (EH) and Non-Food Items (NFI) including Emergency – Rapid Response Mechanism (RRM), Protection (SGBV, Child Protection, Monitoring Protection and Protection Integration), Education, Nutrition, Health and Livelihoods.
The Deputy Director of Operations (DDO) is a member of the senior management team (SMT) (along with the deputy Director of Programs (DDP), Deputy Director of Finance (DDF) and Country Director (CD)). She/he is responsible for leading and managing the operations teams in the Country Program ensuring they are fit-for-purpose and respond to the needs of IRC’s programs and IRC facilities. The DDO is expected to contribute to high levels of teamwork and inter-departmental and cross-sectorial collaboration. Through her/his leadership, operations teams will be supportive of results-driven program delivery and facilities management and guided by data analysis, problem identification and problem solving.
Major Responsibilities
Ethics and Integrity
•Adhere to and act in accordance with the IRC Way (code of conduct) and other Global HR Policies and Procedures and communicate through word and example a high standard of compliance with all applicable policies and regulations.
Management and Strategy
•Actively contribute to and participate in management and leadership platforms such as the senior management team, the country leadership team and the country management team.
•Be a champion for the implementation of the Niger Strategic Action Plan and ensure quality and meaningful participation of operations teams in strategy related activities.
•Lead the development and implementation of IRC Niger annual operation strategy drawing from annual assessments with SWOT analysis, regional and global annual workplans and strategies
•Represent IRC in all inter-INGOs, government and other institutional operations meeting advocating for the interest of IRC with relevant stakeholders and advise the SMT accordingly.
•In collaboration with relevant regional leadership ensure the full roll out, understanding and utilization of all new and existing organizational policies, procedures, guidelines and tools across IRC Niger.
•In collaboration with the relevant regional stakeholders, support the initiative of expanding IRC’s Niger impact through partnership and localization, GEDI, Safeguarding, duty of care and climate disaster response
•Directly supervise the Supply Chain Coordinator, IT Coordination and Admin Manager.
Administration and Facility Management
•Provide leadership to the administration team and ensure the application of best practices and adherence to national and state level NGO and other relevant compliance regulations.
•Oversee the administration functions especially as they relate to rental agreements, visas and registration.
•Ensure operational efficiency and proper maintenance of IRC facilities, including offices, warehouses and guest houses.
•Managing pooled Facilities budgets and ensuring optimization of resources.
Supply Chain
•Lead an efficient and responsive supply chain system that meets the needs of quality program delivery. Ensure that all processes from procure to pay meet IRC and donor compliance requirements.
•Working closely with the DDP, ensure that program and operations staff are jointly preparing, implementing and monitoring appropriate tools such as.quality project delivery through effective procurement cycle management (PCM) system including quantification, forecasting, procurement and distribution plans.
•In collaboration with the relevant regional stakeholders ensure adequate, efficient and transparent procurement system is in place, including vendor prequalification and framework agreements from appropriately vetted vendors.
•Ensure relevant supply chain plans are in place for End of Fiscal year activities, end of grants activities, asset disposals and replenishment, adequate storage facilities etc..
•Review Power BI reports to identify success stories for celebration and appreciation and identify gaps, propose mitigative actions to address them and facilitate strategic data driven decisions.
Information Communications Technology
•Based on comprehensive needs assessments ensure that all digital data and information needs of operations and program teams are catered for.
•This will involve the provisioning of hardware, software and ongoing training. Given the remote and insecure location of field sites, particular attention should be paid to ensuring robust connectivity and communication channels both between field teams and offices and between offices.
Finance and Compliance
•In close collaboration with the DDF and the DDP, ensure operating costs are included in operating budgets and funding proposals and that programmatic scale up and retrench are factored into operations planning.
•In cooperation with the DDF, ensure that all support systems and operations teams are operating in accordance with IRC and donor compliance regulations and have necessary risk mitigation strategies in place.
•The DDO has a key role in oversight of the pooled budgets and cost allocations.
Key Working Relationships
Position Reports to: Country Director
Position directly supervises: The Deputy Director of Operations will directly supervise three positions: the Supply Chain Coordinator; IT Coordinator and the Admin Manager. The supervision of the first two positions is jointly through Management in Partnership, a type of matrix management used at the IRC to ensure effective and efficient management and supervision of multi-facing and cross-departmental roles.
The DDO also provides support to Field Coordinators for Diffa and Tillabéri in their management of field operations.
Other key contacts:
Country Program: Senior Management Team members, People & Culture Team, Grants Coordinator, Finance Department, Safety & Security Team.
Organizationally: Regional Vice President, Deputy Regional Director, Regional Safety and Security Advisor, Regional Supply Chain Director, Regional People and Culture Director, Global Supply Chain Quality Assurance Team, and others.
Job Requirements
•University degree required (management-related or general operations preferred).
•Minimum of 6 to 8 years’ experience managing operations and/or projects in fragile and insecure locations, preferably in the Sahel.
•Demonstrated ability to manage field staff and remote field offices.
•Experience in logistics, HR/Admin, facilities and security management
•Experience having managed operations (including security) in conflict-impacted setting
•Excellent cross-cultural communication skills
•Excellent staff capacity building and training skills
•Strong problem-solving, analytical and decision-making skills.
•Flexibility, ability to work independently and meet deadlines
•Strong problem-solving, analytical and decision-making skills.
•Strong budget management skills.
Languages Required/Preferred:
•Fluency in French is required
•Working knowledge of English and/or local languages in Niger strongly encouraged
Computer/Other Requirements:
•Full professional competency in Microsoft Office Suite, especially Word, Excel, PowerPoint
Depuis le début des années 1980, le Niger a toujours été classé au bas de l’indice de développement humain des Nations Unies. Plus de la moitié de la population souffre d’insécurité alimentaire chronique et une personne sur dix est en situation d’insécurité alimentaire extrême. Le Niger est également un pays sujet aux catastrophes, régulièrement frappé par des crises alimentaires et vulnérable aux inondations, au choléra et aux invasions de criquets. L’accès des femmes et des filles aux soins de santé et à l’éducation est très limité. En plus de la vulnérabilité d’une proportion importante de Nigériens, le Niger accueille également des réfugiés du Mali et du Nigeria voisins.
La vision de l’IRC pour le Niger est que les individus, les ménages et les communautés soient résilients, autonomes et capables de prospérer dans un contexte changeant. L’IRC Niger est présent dans les régions de Tillaberi, Agadez et Diffa avec des projets dans les domaines suivants : Santé environnementale et articles non alimentaires, y compris l’urgence – Mécanisme de Réponse Rapide (MRR), protection (VSBG, protection de l’enfant, suivi de la protection et intégration de la protection), éducation, nutrition, santé et moyens de subsistance.
Le/La directeur/trice adjoint.e des opérations (DDO) est membre de l’équipe de direction (SMT) ( de même que le directeur adjoint des programmes (DDP), le directeur adjoint des finances (DDF) et le directeur de pays (CD)). Il/elle est chargé.e de diriger et de gérer les équipes opérationnelles du programme national en veillant à ce qu’elles soient adaptées à leur objectif et répondent aux besoins des programmes et des installations de l’IRC. Il/Elle doit contribuer à un niveau élevé de travail d’équipe et de collaboration interdépartementale et intersectorielle. Sous son leadership, les équipes opérationnelles soutiendront la mise en œuvre de programmes axés sur les résultats et la gestion des installations, et seront guidées par l’analyse des données, l’identification et la résolution des problèmes.
Principales Responsabilités
Ethique et Intégrité
•Adhérer et agir en conformité avec le Code de conduite (IRC Way) et d’autres politiques et procédures globales de ressources humaines, et communiquer par la parole et par l’exemple une norme élevée de conformité avec toutes les politiques et réglementations applicables.
Gestion et Stratégie
•Contribuer activement et participer à des plates-formes de gestion et de leadership telles que l’équipe de direction, l’équipe de leadership du pays et l’équipe de gestion du pays.
•Être un champion de la mise en œuvre du Plan d’Action Stratégique du Niger et assurer une participation significative et de qualité des équipes opérationnelles aux activités liées à la stratégie
•Diriger l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie opérationnelle annuelle de l’IRC au Niger en s’appuyant sur les évaluations annuelles avec l’analyse SWOT, les plans de travail et les stratégies annuels régionaux et mondiaux.
•Représenter l’IRC dans toutes les réunions inter-INGO, gouvernementales et autres réunions d’opérations institutionnelles en défendant les intérêts de l’IRC auprès des parties prenantes concernées et conseiller l’équipe de direction en conséquence.
•En collaboration avec les responsables régionaux concernés, assurer la mise en œuvre, la compréhension et l’utilisation de toutes les politiques, procédures, lignes directrices et outils organisationnels, nouveaux et existants, dans l’ensemble de l’IRC Niger.
•En collaboration avec les parties prenantes régionales concernées, soutenir l’initiative d’expansion de l’impact de l’IRC au Niger par le partenariat et la localisation, GEDI, Safeguarding, Duty of Care, et la réponse aux catastrophes climatiques.
•Superviser directement le coordinateur de la chaîne d’approvisionnement, le coordinateur informatique et le gestionnaire administratif.
Administration
•Assurer le leadership de l’équipe de l’administration et veiller à l’application des meilleures pratiques et à l’adhésion aux réglementations nationales des ONG et autres qui seraient pertinentes.
•Superviser les fonctions d’administration, en particulier en ce qui concerne les contrats de location, les visas et l’enregistrement.
•Assurer l’efficacité opérationnelle et la bonne maintenance des installations de l’IRC, y compris les bureaux, les entrepôts et les maisons d’hôtes.
•Gérer les budgets communs des installations (Facilities Poole) et veiller à l’optimisation des ressources.
Chaine d’approvisionnement et Entreposage
•Diriger un système de chaîne d’approvisionnement efficace et réactif qui répond aux besoins des équipes de programme.
•Assurez-vous que tous les processus, de l’approvisionnement à l’entreposage, respectent les exigences de conformité de l’IRC et des donateurs.
•Travailler en étroite collaboration avec le DDP, veiller à ce que le personnel du programme et le personnel de terrain préparent, mettent en œuvre et surveillent conjointement les outils appropriés tels que les plans d’approvisionnement et de distribution.
•En collaboration avec les parties prenantes régionales concernées, veiller à la mise en place d’un système de passation de marchés adéquat, efficace et transparent, y compris la présélection des fournisseurs et la conclusion d’accords-cadres avec des fournisseurs dûment agréés.
•Veiller à ce que les plans de la chaîne d’approvisionnement soient en place pour les activités de fin d’exercice, les activités de fin de subvention, les cessions d’actifs et le réapprovisionnement, les installations de stockage adéquates, etc.
•Examiner les rapports PowerBI afin d’identifier les réussites à célébrer et à apprécier, identifier les lacunes, proposer des mesures d’atténuation pour y remédier et faciliter la prise de décisions stratégiques fondées sur des données.
Technologie de communication de l’information
•Sur la base d’évaluations complètes des besoins, veiller à ce que tous les besoins en données et informations numériques des opérations et des équipes de programme soient pris en compte. Cela impliquera le matériel d’approvisionnement, les logiciels et la formation continue. Compte tenu de l’éloignement et de l’insécurité des sites sur le terrain, une attention particulière devrait être accordée à la garantie d’une connectivité et de canaux de communication solides entre les équipes de terrain et les bureaux et entre les bureaux.
Finance et Conformité
•En étroite collaboration avec le DDF et la DDP, s’assurer que les coûts de fonctionnement sont inclus dans les budgets de fonctionnement et les propositions de financement et que la croissance programmatique ou les réductions d’échelle sont prises en compte dans la planification des opérations.
•En collaboration avec le DDF, s’assurer que tous les systèmes de soutien et les équipes opérationnelles fonctionnent conformément aux règlements de l’IRC et des bailleurs de fonds et que les stratégies nécessaires d’atténuation des risques sont en place.
•Le DDO joue un rôle important dans la revue/gestion des budgets pool et l’allocations des couts partagés.
Relations de Travail Clés
•Le poste rapporte à : Directrice Pays
•Le poste supervise directement trois postes : le coordonnateur de la chaine d’approvisionnement ; le Coordinateur IT et l’Admin Manager. La supervision des 2 premiers postes est fait conjointement à travers une approche de gestion en partenariat, un type de gestion matricielle utilisé à l’IRC pour assurer une gestion et une supervision efficaces et efficientes des rôles multiples et interdépartementales.
•Le DDO fournit également un appui et une coordination avec les coordonnateurs terrain de Diffa et de Tillabéri dans leur gestion des opérations de terrain.
Autres contacts clés :
•Programme pays : Membres de l’équipe SMT, Equipe People & Culture, Coordonnateur Grants, Département Finance, équipe Sécurité et Sureté
•Organisationnel : Vice-Président Régional, Directeur Adjoint Régional, Conseiller régional de sûreté et de sécurité, Directeur régional de la chaîne d’approvisionnement, Directrice régionale ressources humaines, équipe d’assurance de la qualité de la chaîne d’approvisionnement, et autres.
Exigences du poste
•Diplôme Universitaire (préférence pour les opérations générales ou liées à la gestion) ;
•Minimum de 6 à 8 ans d’expérience dans la gestion d’opérations et / ou de projets dans des zones fragiles et précaires, de préférence dans le Sahel ;
•Aptitude démontrée à gérer le personnel de terrain et les bureaux extérieurs éloignés ;
•Expérience en logistique, RH / Admin et gestion de la sécurité
•Expérience d’avoir géré des opérations (y compris la sécurité) dans un contexte de conflit
•Excellentes compétences en communication interculturelle
•Excellentes capacités de renforcement des capacités et de formation du personnel
•Fortes aptitudes à la résolution de problèmes, à l’analyse et à la prise de décision ;
•Flexibilité, capacité à travailler de façon autonome et respecter les délais
•Solides compétences en matière de gestion budgétaire.
Langues Requises/Préferrées:
•La maîtrise du français parlés et écrits est requise
•Connaissance pratique de l’anglais et/ou des langues locales au Niger fortement encouragée
Compétences informatiques/Autres exigences :
•Compétence professionnelle complète dans Microsoft Office Suite, en particulier Word, Excel, PowerPoint
#LI-5
Standard of Professional Conduct:The IRC and the IRC workers must adhere to the values and principles outlined in the IRC Way – our Code of Conduct. These are Integrity, Service, Accountability, and Equality.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
Commitment to Gender, Equality, Diversity, and Inclusion: The IRC is committed to creating a diverse, inclusive, respectful, and safe work environment where all persons are treated fairly, with dignity and respect. The IRC expressly prohibits and will not tolerate discrimination, harassment, retaliation, or bullying of the IRC persons in any work setting. We aim to increase the representation of women, people that are from country and communities we serve, and people who identify as races and ethnicities that are under-represented in global power structures.
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