Contexte & Mission

Médecins Sans Frontières est une organisation médicale et humanitaire internationale indépendante qui fournit des soins aux personnes dans le besoin, aux personnes touchées par des catastrophes naturelles ou causées par l’homme et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans tenir compte de la race, de la religion, des croyances ou de l’appartenance politique (Charte de MSF).

Le Gestionnaire RH Déplacements Terrain est responsable de coordonner l’ensemble des tâches opérationnelles liées à la préparation au départ et à la fin de mission. Il veille à ce que l’unité administration RH reçoive en temps et en heure les informations nécessaires à l’établissement du contrat de travail, et aux déclarations aux assurances et la tient informée des changements éventuels.

Il est la personne de référence pour l’expatrié en lien avec les opérations, le terrain, la Staff Health Unit, les gestionnaires RH admin terrain, et les gestionnaires de pool. Il a un devoir de réactivité vis-à-vis de ces interlocuteurs face aux aléas liés aux personnes, aux visas et aux pays de destination.

Principales responsabilités

Coordination des départs terrain

Dès réception de la proposition de mission acceptée ou du Field Visit Form, le Référent Mouvements Terrains :

• Vérifie la faisabilité du départ en tenant compte des délais nécessaires pour l’obtention des visas et validation médicale, selon le pays de destination, la nationalité et la résidence de l’employé
• Vérifie la cohérence des informations fournies, et les corrige si nécessaire
• Déclenche le processus de départ en mission, à savoir :
  • Envoie la confirmation de mission aux personnes concernées
  • S’assure que l’employé dispose ou disposera d’un certificat médical valide, et l’appuiera dans l’obtention du certificat si nécessaire
  • En coopération avec la Visa Unit, coordonnera les demandes de visas/permis de travail nécessaires pour la mission et les éventuels briefings/formations
  • Si besoin, coordonne la venue au siège (Genève ou bureau décentralisé) pour les briefings
  • Réserve les voyages (vols, train, bus, hôtels, lounges etc) en tenant compte de la Travel Policy et en veillant au meilleur compromis prix / durée de voyage et nombre de transits / impact environnemental / confort
  • Analyse les risques associés aux différents déplacements (mouvement susceptible d’impliquer une compagnie aérienne classée « orange » ou « rouge » par Cellule avion, retards conséquents à l’arrivée ou au départ, etc.) ; Alerter les personnes concernées (Cellules, etc.) ; Identifier et proposer les solutions alternatives
  • Veille à ce que le voyageur reçoive tous les documents et informations nécessaires au déplacement.
  • Transmet les informations d’arrivée à la coordination pour permettre la prise en charge à l’arrivée
  • Organise et veille à la bonne réalisation des briefings et des débriefings.
  • Tient à jour le tableau de suivi des départs/retours afin de permettre à l’équipe une bonne réactivité en cas de remplacements/nouveaux besoins opérationnels.
  • S’assure que les informations transmises au voyageur soient à jour (contraintes arrivées, informations arrivées, documents de mission etc)
  • Tout au long du processus de préparation au départ, propose en permanence un accompagnement proactif, attentionné et adaptée à la configuration de chaque départ.
  • Répond à l’ensemble des préoccupations en lien avec la préparation du voyage ; facilite les interactions entre les personnes en situation de déplacement et les autres parties prenantes clés (RH Cellules, Admin RH, SHU, etc.).

Gestion des fins de mission

• Envoie à l’administration RH terrain les informations nécessaires à la clôture du contrat des employés sous sa responsabilité
• Planifie le debriefing de l’employé
• Tient à jour le tableau de suivi des départs/retours

Conseil, expertise technique et facilitations des opérations

• Conseille les équipes opérationnelles sur les modalités optimales de gestion des mouvements dans le cadre du déploiement des équipes sur le terrain.
• Accompagne et encadre techniquement les personnes en charge des mouvements dans son périmètre d’activité.
• S’assure de la bonne transmission des informations critiques sur les mouvements nationaux et internationaux entre acteurs clés du siège et du terrain (Cellules, Missions, SHU, GP, etc.).
• Assure la capitalisation, le partage d’expérience et de bonnes pratiques dans la gestion des mouvements à tous les niveaux.
• Facilite la compréhension et la prise en compte des enjeux institutionnels (environnement etc.) dans l’organisation des déplacements.
• Informe et conseille l’employé, la coordination et les autres services sur les politiques RH, procédures et outils liés au voyage et à la préparation au départ
• A tour de rôle, assure une permanence d’urgence par téléphone les week-ends et jours fériés.

Activités transverses

• Vérifie et valide les dépenses faites sous sa responsabilité (vols, visas, hôtels)
• Gère la caisse sous sa responsabilité et affectée aux dépenses de déplacement (paiement des per diem, visas, etc.) conformément aux procédures comptables applicables ; Assure la disponibilité de la trésorerie suffisante.
• Participe à la mise à jour et au développement des outils de gestion et de pilotage utilisés par l’unité et les autres services
• Participe à la capitalisation sur les spécificités de déplacements liées à certaines nationalités ou pays afin de réduire l’incertitude au maximum
• A la demande de son responsable, peut être amené à travailler sur des projets ou dossiers de fonds en lien avec l’activité de l’unité
• Veille au respect de la Règlementation sur la protection des données.

Profil recherché

Education

• Exigé : 2 ans d’études supérieures, de préférence diplôme en RH ou agent de voyage

Expérience

• Expérience exigée d’au moins 2 ans en gestion des ressources humaines et/ou agence de voyages et/ou toute autre expérience significative
• Expérience de travail sur le terrain dans des missions humanitaires, un atout
• Expérience dans la planification et la gestion de voyages, idéalement dans un contexte international, incluant la réservation de vols, hôtels, et la coordination des visas.
• Expérience avec des agences de voyages ou dans le secteur du tourisme, avec une compréhension des politiques de voyage et des meilleures pratiques en matière de logistique de voyage.
• Expérience dans la mise en œuvre de protocoles d’urgence et de gestion de crises.
• Expérience de travail dans un environnement multiculturel, nécessitant une forte sensibilité culturelle et la capacité à naviguer dans divers contextes sociaux et professionnels.

Compétences Techniques

• Capacité à organiser des voyages, comprendre les politiques de voyage, et gérer les réservations (vols, hôtels, visas).
• Compréhension des enjeux spécifiques au travail humanitaire, y compris les besoins du terrain en contextes de crise.
• Maîtrise des outils informatiques courants et des systèmes de gestion de bases de données.
• Compréhension des normes et lois liées à la protection des données et aux exigences légales dans les différents pays.
• Aptitude à communiquer clairement et efficacement à l’oral et à l’écrit, à la fois en interne avec les collègues et en externe avec les partenaires.

Langues

• Français : C1
• Anglais : C1
• Autre langue un atout

Qualités personnelles

• Maturité : Capacité à gérer les situations avec sérieux et réflexion, et à prendre des décisions réfléchies même sous pression.
• Ouverture d’esprit : Flexibilité dans la pensée et l’approche, ouverture aux différentes cultures, idées et méthodes de travail.
• Rigueur : Attention aux détails et précision dans l’exécution des tâches, essentielles pour la gestion des contrats et la conformité réglementaire.
• Sens de la diplomatie : Capacité à gérer les interactions délicates avec tact, surtout dans un contexte multiculturel et lors de situations conflictuelles.
• Bonne gestion du stress : Résistance au stress et capacité à rester calme et concentré sous pression, trait essentiel pour les périodes de crise ou d’urgence.
• Gestion efficace des priorités : Capacité à identifier les priorités rapidement et à réajuster les plans selon les besoins opérationnels et les urgences.
• Proactivité : Capacité à anticiper les problèmes et à agir sans attendre qu’ils se manifestent, essentiel pour éviter les complications dans la gestion des déplacements.
• Empathie : Compréhension et sensibilité aux expériences d’autrui, particulièrement importante lors du soutien aux employés dans des contextes souvent stressants ou instables.

Conditions de travail

• Poste à temps complet 100% (40h/semaine)
• Contrat à durée indéterminée
• Lieu de travail : Genève
• Date de début : 01.10.2024
• Salaire annuel brut (à 100%) : de CHF 86’508.- à CHF 99’612.- (salaire en fonction de l’expérience équivalente et de la grille salariale interne).
• Vacances payées : 25 jours par an, pro rata temporis, plus les jours fériés suisses tombant pendant la durée du contrat.
• Caisse de pension : contribution à la caisse de pension (2e pilier-LPP) couverte à raison de 3/4 par MSF et 1/4 par l’employé.
• Aide à la relocalisation en cas de déménagement d’un autre pays vers la Suisse.