Intitulé du poste: Chef.fe des Services Support

Superviseur Technique: Cheffe Régionale des Services Support

Superviseur Hierarchique: Directeur Pays
Lieu d’affectation: Niamey
Zone d’intervention: Niger

Période considerée: 24 mois

Type de contrat: Expatrié ou National

Salaire & Avantages: Management E – niveau 1

Le Conseil danois pour les réfugiés, l’une des principales ONG humanitaires au monde, est actuellement à la recherche de son/sa Responsable du Service Support au Niger

Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) a été fondé au Danemark en 1956 et est devenu depuis une organisation humanitaire internationale comptant plus de 7 000 membres. Basé à Copenhague (Danemark) et présent dans quarante pays, DRC est une organisation d’aide humanitaire à but non lucratif, politiquement indépendante, non gouvernementale et non confessionnelle. Le Conseil danois pour les réfugiés aide les réfugiés et les personnes déplacées à l’intérieur de leur propre pays à travers le monde. Nous leur fournissons une aide d’urgence, luttons pour leurs droits et renforçons leurs chances d’un avenir meilleur. Nous travaillons dans les zones affectées par les conflits, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s’installent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons de trouver des solutions responsables et durables. Nous œuvrons pour une intégration réussie et, dans la mesure du possible, pour le retour chez soi. Notre vision est une vie digne pour tous les déplacés. Tous nos efforts sont basés sur notre boussole de valeurs : humanité, respect, indépendance et neutralité, participation, honnêteté et transparence.

1. Contexte

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) opère au Niger depuis 2014 avec un programme transfrontalier de gestion et de sécurité des frontières dans la région du Liptako Gourma (région frontalière entre le Mali, le Burkina Faso et le Niger) dans le but de réduire la violence armée. Depuis 2015, DRC met en œuvre un programme de mécanisme de réponse rapide (MRR), avec une assistance en kits pour la construction des abris et l’appui en biens non alimentaires (BNA), de suivi de la protection, de formation et de sensibilisation aux droits de l’homme et à la sécurité alimentaire par le biais de distributions générales de vivres. Depuis 2018, DRC implémente des activités de réponse d’urgence et de support/renforcement des moyens de subsistance dans la zone de Diffa et a étendu son programme RRM à la région de Tillabéri, où elle met en œuvre des activités d’intervention d’urgence et un programme de surveillance de la protection. En 2020, DRC a élargi ses activités dans la région de Maradi et implémente actuellement trois (3) projets dans les départements de Guidan Roumdji et Madarounfa.

2. Objet

Responsable des Services Support, vous assurerez la direction générale et la gestion de tous les services support de DRC au Niger. Vous veillerez à la consolidation de services de façon efficiente dans les domaines des finances, de l’administration, des technologies de l’information, des ressources humaines, des achats et de la logistique. Vous jouerez un rôle clé dans l’élaboration et la mise en œuvre de stratégies spécifiques au Niger, ainsi que dans la conception, la mise en œuvre et l’amélioration de systèmes, processus et politiques opérationnels à l’appui de la mission de DRC au Niger, conformément aux normes et procédures opérationnelles internationales et régionales de DRC. Vous serez membre du Senior Management Team (SMT).

3. Responsabilités

Vos responsabilités et taches principales serons les suivantes :

Finance

• S’assure de la mise en conformité des procédures de la mission avec les politiques DRC et les contrats bailleurs. Ceci inclus les rapports financiers pour DRC et de ses partenaires, les rapports financiers aux bailleurs, la gestion de la trésorerie et des caisses, les rapprochements de bilans et le suivi des rapports financiers aux autorités nigériennes.
• S’assure que les titulaires de budgets soient soutenus dans la préparation de budgets précis, complets et en temps voulu, et coordonne avec HQ pour leur validation et finalisation.
• Soutien les équipes opérationnelles en leur fournissant des suivis budgétaires ; contrôle le suivi budgétaire pour le budget support de la mission.
• Prépare et contrôle régulièrement le budget consolidé de la mission et partage des analyses de la situation financière avec les autres membres du SMT.
• Veille à ce que les exigences internes et externes en matière de rapports financiers soient respectées de manière efficace et en temps utile.
• Supervise les audits internes et externes et control l’implémentation des mesures correctives liés aux standards DRC pour les services supports.

Logistique et approvisionnement

• S’assure de la bonne mise en œuvre des systèmes logistiques, incluant le management de la flotte de véhicules, des stocks, les achats, les communications, les douanes dans le respect des procédures logistiques standard DRC, ainsi que les règles bailleurs spécifiques éventuelles.
• S’assure que les politiques DRC de lutte contre la fraude et la corruption soient mises en place et suivies scrupuleusement.
• Développe une approche stratégique pour l’approvisionnement, en utilisant les meilleures pratiques pour s’assurer que les achats soient délivrés à temps aux projets et à la meilleure qualité/prix.
• S’assure qu’un système centralisé de suivi des actifs est maintenu, et que les actifs opérationnels soient correctement enregistrés selon les standards DRC.
• S’assure de la bonne gestion de l’ensemble des bâtiments de DRC dans le pays (suivi des contrats de bail, maintenance et réparations, l’hygiène, l’approvisionnement de l’électricité, de l’eau et des matériaux nécessaires). S’assure que les bâtiments soient correctement sécurisés en coordination avec le conseiller sécurité
• S’assure de la bonne gestion de la flotte de véhicules et en assure le bon usage, incluant la répartition par zone selon les besoins et les budgets, la supervision des chauffeurs et de leurs bonnes pratiques, la maintenance des véhicules, et le suivi de leur consommation en carburant.
• S’assure de la bonne gestion du transport des biens et des personnes par terre, mer et air, en lien avec les budgets et en suivant les règles de bonnes pratiques pour assurer un transport répondant à la fois aux règles de sécurité DRC et à une meilleure gestion des coûts.
• S’assure de la bonne gestion de l’accès à la communication pour l’ensemble du personnel.

IT

• S’assure de la standardisation et de l’enregistrement des équipements IT de la mission et que tous les équipements (y compris pour les connexions internet) soient à un niveau assurant le bon fonctionnement du travail, notamment de l’ERP.

Ressources Humaines

• Veille à ce que toutes les politiques de ressources humaines, existantes et nouvelles, soient conçues, mises en œuvre et révisées conformément à celles émises par le siège et au droit du travail nigérien.
• Conseille le Senior Management Team sur les questions et les risques stratégiques en matière de ressources humaines, en prenant le lead sur les principales initiatives dans ce domaine (stratégie de formation et de développement, restructurations, revues salariales, etc).
• Veille à ce que les procédures de RH, y compris le recrutement et la gestion des performances (y compris la revue annuelle du staff), soient respectées par l’ensemble du personnel et à ce que les responsables reçoivent la formation et le soutien dont ils ont besoin pour gérer leurs équipes de manière appropriée.
• S’assure de la bonne gestion des tâches administratives liées à la gestion du personnel.
• S’assure que le système Homère est correctement utilisé, et supervise la préparation des salaires mensuels.

Administration

• S’assure que la mission suive le cadre légal nigérien, et offre son support sur toutes les questions légales, notamment pour les questions de taxes, de code du travail et d’obtention de visas et permis de séjour.
• S’assure que la mission soit en conformité avec les exigences du gouvernement national et régional, notamment pour les questions de protocoles d’accord et de projet, les demandes d’exonérations, les rapports annuels financiers et d’activités, et autres demandes d’informations.

Gestion du Personnel

• Gère directement les Responsables Finance, RH/Admin et Logistiques.
• Veille à ce que tous les postes des équipes de service de support fassent l’objet d’une description de poste précise et que chaque membre de l’équipe comprenne parfaitement les résultats qui sont attendus de lui et qu’il connaisse les critères de réussite liés à son travail.
• Veille à ce que tout le personnel du département connaisse et respecte toutes les politiques et procédures de DRC.
• Fait des évaluations des performances des Responsables, donne un retour d’information corrective ou un renforcement de capacités si nécessaire et prend des mesures décisives en cas de performances médiocres.
• S’assure que le travail au sein des équipes de service de support soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de DRC de la manière la plus efficace possible ; s’assure que les membres de l’équipe reçoivent une charge de travail appropriée et travaillent efficacement.

Autre

• Effectue des visites régulières sur le terrain afin d’évaluer les systèmes et contrôles en place et d’identifier les améliorations nécessaires.
• Peut assurer l’intérim du Directeur Pays en son absence.
• Assure la bonne gestion du code de conduite, et est membre du Comité de Gestion des Plaintes (Code of Conduct Intake Committee).
• Assure la gestion et le contrôle des risques de la mission, notamment en gardant à jour le Risk Register
• Entreprend d’autres tâches connexes qui peuvent être raisonnablement assignées par le Directeur Pays.

4. Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative
• D’excellentes capacités de communication (notamment l’attention et la patience) sont nécessaires
• De bonnes capacités organisationnelles sont requises
• Sens de l’éthique exemplaire
• Capacité à travail en équipe et bon sens de l’humour

5. Expériences et compétences techniques

Requis

• Diplôme universitaire supérieur (ou diplôme niveau licence avec des années équivalentes d’expérience professionnelle) dans les domaines comme l’économie, les finances/Comptabilité, la logistique, la gestion des Ressosurces humaines, ou un domaine similaire
• Minimum sept (7) années d’expériences professionnelles dans une ONG internationale sur des postes en lien avec les services support (RH ; Logistique et/ou finance), dont deux (2) années minimum d’expériences dans une position similaire ;
• Au moins 4 ans d’expérience en gestion des personnes
• Qualification reconnue (diplôme ou certification) en comptabilité requise
• Expérience avérée et significative de la gestion des finances, de l’information et des systèmes
• Expérience significative des processus d’approvisionnement et d’appel d’offres
• Expérience dans le développement de capacité au travers des formations, de la gestion de performance, et plans de développement.
• Expérience et capacité avérées en matière de gestion opérationnelle, y compris dans des zones d’insécurité.
• Excellente capacité à travailler en équipe et dans un environnement profondément multiculturel.
• Maîtrise du français et de l’anglais écrit, parlé et lu

Souhaité

• Maitrise de l’anglais
• Connaissance du contexte du sahel central (et même du Niger)
• Expérience de travail dans un système ERP, y compris des systèmes de chaîne d’approvisionnement, de finances et de RH.
• Expérience préalable de travail sur des projets avec l’Union Européenne, SDC, ECHO, USAID et /ou Danida.

6. Règlementation Générale

• L’Employé doit se conformer aux prescriptions de DRC en matière de sûreté, de confidentialité et d’éthique, incluant le respect du Code de Conduite et du Cadre de Redevabilité Humanitaire
• L’Employé ne doit pas être engagé dans un autre emploi durant son contrat de travail avec DRC sans demande d’autorisation préalable à son manager
• L’Employé ne doit s’engager dans aucune activité qui porte préjudice à DRC ou à l’implémentation de ses projets durant son contrat de travail avec DRC
• L’Employé ne doit pas donner d’interviews aux médias ou partager des contenus liés aux projets, sans autorisation préalable
• L’Employé doit retourner à DRC tout équipement ou propriété de DRC à la fin de son contrat de travail