Responsable Approvisionnement ACF MALI/9135

Durée : 12 mois ( douze mois) renouvelables
Date de prise de poste : 10-Jun-2024

Objectif général du poste

Sous la supervision du Coordinateur logistique, le responsable achat est en charge de l’ensemble des achats de la mission.

Il/Elle assure tous les achats nationaux et internationaux depuis Bamako. Il/Elle veille à ce que les critères Prix/Qualité et délai de livraison définis avec les équipes techniques soient respectés.

Il/Elle est le garant des procédures d’achat décrites dans le kit log et s’assure que tous les achats de la mission sont réalisés dans le respect de la charte Action Contre la Faim.

Principales responsabilités

Objective 1: Assurer la veille du système d’approvisionnement au Mali

• Suivre le cours des matériaux fréquemment achetés
• Etablir un catalogue de produits et mettre à jour leurs prix trimestriellement
• Développer des relations à long terme avec des fournisseurs privilégiés
• Identifier, anticiper et gérer les risques fournisseurs
• Interagir avec les autres ONG dans la dynamique de comparaison de prix et bases de données.

Objective 2: Assurer l’ensemble des achats nécessaires au bon fonctionnement de la mission

• Elaborer des plans d’achat en collaboration avec les coordinateurs technique et logistique et les télécharge dans le GESPRA
• En collaboration avec le coordinateur logistique, assure le suivi du plan d’approvisionnement avec les bases
• Assurer le suivi des accords-cadres et leur renouvellement.
• Assurer le suivi d’achats(SA) à Bamako
• Elaborer en collaboration avec les coordinateurs techniques et logistique les appels d’offres et/ou les cahiers des charges techniques des achats à réaliser
• Négocier avec les fournisseurs les conditions d’approvisionnement en termes de coût, qualité, délai, conditions de paiement, stockage…
• Rédiger les contrats d’achat et de prestations
• Superviser les achats réalisés à Bamako et s’assurer du strict respect des procédures du Kit log
• Suivre la procédure de règlement des factures pour s’assurer du respect des délais de paiement
• Archiver les dossiers d’achat dans le respect des procédures ACF
• Anticiper de futurs besoins en prospectant, rédigeant des appels d’offres pour sélectionner des fournisseurs capables de répondre aux besoins de l’organisation.
• Réceptionner les archives d’achat venant des bases et les organiser dans le stock d’archive
• En collaboration avec le coordinateur logistique, assure le random check tous les mois.

Objective 3: Expéditions-Livraison-Stockage

• Réceptionner l’ensemble des marchandises transitant par Bamako :
• Vérifier la qualité/la quantité des marchandises
• Assurer les chargements des merchandises
• Etablir le contrat de transport
• Remplir les bons de livraison
• Assurer le bon acheminement des marchandises vers leur base de destination dans le respect des délais et des procédures
• Assurer les retours des BL après réception du destinataire
• Archiver le BL conformément au Kitlog
• Identifier les transporteurs à Bamako pour l’acheminement des biens vers les bases ACF au Mali
• Gérer le stock transit à Bamako avant livraison aux Base
• Gérer le stockage de Bamako avec le Suivi de Stock, Fiche de Stock,……

Objective 4: Gestion des ressources humaines

• Recruter, former et encadrer le personnel affecté au service achat
• Effectuer les Évaluation de son équipe de manière périodique
• Organiser le travail de son service achat
• Planifier les congés de personnel de son département.

Objective 5: Reporting

• Mettre en place et suivre les indicateurs de son activité : SA, liste de prix, suivi des contrats et Accord cadres
• Partager avec le coordinateur logistique tout blocage qui pourrait ralentir la procédure d’achat
• Participer à des réunions hebdomadaires avec l’équipe logistique pour partager l’état d’avancement des procédures d’achats
• Travailler en étroite collaborateur avec les départements et les bases pour assurer une bonne communication

Correspondez-vous au profil que nous recherchons ?

Formation: Diplôme d’étude supérieur en achat international ou équivalent

Connaissances techniques spécifiques: Maitrise des techniques d’achat, d’analyse et de négociation de contrats, transport.

Bonne connaissance du secteur humanitaire et de la logistique

Expérience (années): Expérience de 1 an minimum dans une fonction similaire avec ACF

Connaissances du secteur humanitaire :Oui

Connaissances de l’organisation: Atout

Ce serait un plus

Langues: Français, Anglais est un plus

Systèmes d’information :

Parfaite maitrise du pack office

Mobilité (national/ international)

Poste international basé à Bamako avec de nombreux déplacements sur les bases.

Notre paquet remuneratif

Nous proposons une prochaine incorporation à un organisme dynamique d’envergure international incluant les conditions contractuelles suivantes :

• Contrat de travail international à durée déterminée de 12 mois renouvelables.

• Poste Basé à Bamako, Mali.

• Salaire selon le niveau de contribution V3 entre 37.000 € et 43.000 € bruts par an sur la base de l’expérience du candidat et des responsabilités (il inclut le perdiem et frais de vie).

• Logement pris en charge par l’organisation.

• Prise en charge des frais de transport A/R domicile – mission – domicile de l’expatrié ;

• Un Break d’une semaine tous les 3 mois avec une prise en charge des frais de transport à un plafond de 886 € vers la zone de référence et un extra de 215 €;

• Prise en charge du billet d’avion pour les congés annuels de l’expatrié (1 fois par an);

• 28 jours ouvrables de vacances par an.

• Assurance Maladie de l’expatrié.

  Action contre la faim s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, notamment le harcèlement sexuel, l’exploitation et les abus sexuels, le manque d’intégrité et / ou l’inconduite financière; Nous nous attendons à ce que tout le personnel et les bénévoles partagent cet engagement en adhérant à notre code de conduite et autres politiques connexes et seuls ceux qui partagent nos valeurs et notre code de conduite seront recrutés pour travailler avec nous.