Duración : 18
Fecha de inicio : 01-Oct-2024

El/la Responsable de Operaciones tiene bajo su cargo:

Supervisar la implementación del contrato, asegurando el desarrollo general, la gestión, el control de calidad y promoviendo la eficacia y la eficiencia en las formas de trabajar; de acuerdo con la normatividad del país al igual y los procedimientos de Acción contra el Hambre y USAID/BHA.

Alertar sobre los posibles riesgos administrativos, financieros, logísticos, de recursos humanos y de tecnología de la información en el país.

Coordinar con los equipos de ejecución, monitoreo y evaluación, comunicaciones y recaudación de fondos para asegurar los flujos de información y contribuir al desarrollo de sus estrategias de trabajo.

Implementar los medios necesarios para la gestión del día a día de la seguridad del país.

Aplicar un enfoque basado en los derechos humanos con un compromiso activo para que los derechos de las mujeres estén en el centro de quehacer institucional.

Realizar demás funciones relacionadas al cargo delegadas por su inmediato superior.

Apoyo permanente al Coordinador/a General del Proyecto en supervisar la implementación del contrato, asegurando el desarrollo general, la gestión y el control de calidad de las operaciones en el marco del proyecto; de la planificación, coordinación y gestión del trabajo de los equipos técnico, MEAL y soporte; de prestar asesoramiento profesional sobre control interno preventivo, detective y correctivo y gestión del riesgo institucional en el marco de la implementación de las actividades ejecutadas en el marco del proyecto, correspondientes a los Sectores de MPCA, ERMS y Agricultura, cómo de los Componentes Transversales.

Las principales actividades que desempeñaras son las siguientes:

Objetivo 1: Planificación de la implementación de actividades y su seguimiento

Tareas:

• Elaboración detallada del plan de implementación operativa de actividades vinculadas al proyecto ALCANCES en coordinación con la coordinación MEAL, seguridad alimentaria y JdP, y en consulta con el equipo de campo y logística.
• Comunicación semanal y mensual de tareas a los equipos de campo, organizando para ello reuniones periódicas en las que se generan minutas en las que se asignan responsabilidades a los diferentes miembros del equipo.
• Seguimiento semanal y mensual de la planificación de actividades, identificando dificultades y formas de enfrentarlas, reasignando tareas y prioridades entre el equipo según corresponda.
• Elaboración de informes de avance en estrecha coordinación con equipos de campo y coordinadora MEAL

Objetivo 2: Gestión Financiera

Tareas:

• En forma conjunta con el Coordinador General de Proyecto y la administradora base/país asignada al proyecto, hacer revisiones periódicas del presupuesto del proyecto, identificando modificaciones que se consideren necesarias.
• Revisión aleatoria de gastos imputados al proyecto.
• Coordinar al equipo técnico y de soporte en la actualización de planificación general del presupuesto.
• Identificación de riesgos financieros.
• Acoplar las actividades técnicas y de soporte en función de la normativa del donante y de Acción contra el Hambre.
• Supervisar la gestión administrativa del proyecto acorde a la normativa del donante y de Acción contra el Hambre.
• Seguimientos a alertas, riesgos financieros que sean reportados por la persona Oficial Administrativo, Contable y/o personal técnico o de soporte del proyecto.
• Supervisar la adecuada ejecución del proyecto gestionando a tiempo la toma de decisiones con el Coordinador General de Proyecto y el equipo administrativo del proyecto.
• Supervisar y apoyar el proceso de solicitud de fondos del proyecto al donante y mensualmente a sede España.
• Coordinación con el área de finanzas para la presentación de los Informes Financieros a presentar al donante.
• Participación en reuniones de coordinación administrativa, contable y financiera con el donante y Acción contra el Hambre.
• Monitoreo y coordinación con el Oficial Administrativo y Coordinador Administrativo en atención a la elaboración de Informes Financieros a enviar al donante.
• Solicitar seguimientos presupuestarios para su revisión, análisis y/o seguimiento con el equipo del proyecto.
• Revisar la adecuada planificación de los fondos del donante con énfasis al cierre del proyecto.

Objetivo 3: Gestión Logística

Tareas:

• Realizar solicitudes de pedio conforme a lo requerido por el área técnica, dirección y gerencia del proyecto.
• Realización y revisión de términos de referencia según corresponda.
• Dar seguimiento a los procesos de compra solicitados en conjunto con el logista de la base.
• Revisar periódicamente el informe de avance de compras con el logista base.
• En conjunto con el logista base, revisar el plan de compras y el avance del mismo.
• Solicita pagos por conceptos de consultorías, AT, cumpliendo con la entrega de todos los documentos y justificantes a logística y administración.
• Revisar y enviar la planificación conjunta de vehículos.
• Apoyar la gestión de seguridad de la base según los LSOP validados por sede.
• Participar activamente en todas las reuniones planificadas por logística.
• Otros en los que pueda apoyar la gestión logística de la base.

Objetivo 4: Gestión de Recursos Humanos y del personal a cargo

Tareas:

• Organiza, motiva y da seguimiento a prioridades de personal del proyecto a su cargo.
• Planifica y valida los periodos de vacaciones del personal técnico a cargo.
• Fungir como evaluador principal del desempeño del personal a cargo y como segundo evaluador del personal de soporte en terreno.
• Informa del seguimiento y salida del personal vinculado al proyecto al Coordinador General del Proyecto, la Directora Regional Adjunta y a Recursos Humanos.
• Realizar los requerimientos de puestos del personal a cargo: nuevos y reemplazos.
• Propone temas de formación, contenidos y da seguimiento en el cumplimiento de la realización de formaciones en el campus virtual del personal a cargo.
• Velar por el cumplimiento de las normas de conducta del personal a cargo.
• Da seguimiento a régimen disciplinario del personal a cargo.
• Coordina, revisa y comenta informes del personal a su cargo.
• Prepara y realiza la inducción a los nuevos integrantes al equipo técnico.
• Crea capacidades en el personal.
• Reporta de manera permanente avances de la acción con su referente jerárquico y funcional de área en coordinación de RRHH.
• Apoya en otros temas relacionados con la gestión del talento humano del proyecto.

Objetivo 5: Asegurar el control de calidad de las intervenciones humanitarias del proyecto según los lineamientos exigidos por el donante.

Tareas:

• Desarrollar un plan de control de calidad y revisión de cumplimiento de los requisitos solicitados por USAID/BHA en el marco de las actividades del proyecto
• Revisar los documentos, informes u otros productos que deban ser entregados al donante en el marco del cumplimiento de los acuerdos contractuales
• Apoyar al equipo a identificar, documentar y mitigar eficazmente los riesgos asociados al cumplimiento de las operaciones del proyecto;
• Garantizar el rigor técnico de los productos entregados al donante y/o colaboradores externos;
• Apoyar la resolución de problemas y conflictos de manera proactiva a los inconvenientes encontrados durante la ejecución de las actividades de distribución de transferencias monetarias y ERMS que puedan afectar a las actividades a las cláusulas contractuales del donante (USAID/BHA).
• Preparar informes de actualización sobre el cumplimiento y avance de las actividades en el marco del proyecto u otros de interés solicitados por el Gestor de Proyectos de ACH España y/o el Coordinador General de Proyecto
• Apoyar al Coordinador General de Proyecto en la planificación y coordinación del desarrollo de propuestas de proyectos de alta calidad, incluyendo descripciones, presupuestos, descripciones presupuestarias, planes de trabajo, listas de personal y otros anexos requeridos;
• Cumplir en tiempo, rigor y calidad con los requisitos de reporting según lo establecido por sus referentes jerárquicos y funcionales;
• Proponer planes de contingencia para mitigar los efectos negativos que pudieran generar la gestión de las actividades del proyecto;
• Alertar sobre cualquier desviación de los cumplimientos contractuales firmados con el donante y propone medidas de mitigación;
• Garantizar a lo largo de toda la implementación los principios de confidencialidad y la política de protección de datos,
• Asesorar sobre la utilización e implementación de herramientas de medición que permitan controlar la calidad y evaluar el éxito de los objetivos comprometidos con el donante;
• Trabajar en estrecha colaboración con el Departamento de Monitoreo, Evaluación y Rendición de Cuentas para asegurar el cumplimiento de las políticas antifraude, lucha contra la corrupción y cumplimiento de los Códigos de Conducta internos de ACH;
• Desarrollar y mantener un conocimiento actualizado y profundo de las políticas de los donantes (USAID/BHA) y apoyar a los equipos de ejecución para garantizar el pleno cumplimiento de las obligaciones contractuales;
• Cualquier otra tarea que requieran el Gestor de Proyecto ACH-España o el Coordinador General de Proyecto.

¿Esta descripción encaja contigo?

Formación:

• Graduado de educación universitaria superior de las áreas relacionadas a Agropecuaria, Contaduría Pública, Ingeniería Industrial, Administración de Empresas y/o de ámbitos similares
• Requerido Postgrado en Gestión de proyectos o en Cooperación Internacional y Ayuda humanitaria.

Conocimientos técnicos específicos:

• Coordinación y/o gestión de programas / proyectos de asistencia humanitaria. (en organizaciones sin fines de lucro ONG).
• Gestión de equipos.
• Coordinación y organización del trabajo de equipos multidisciplinares e interdepartamentales (técnicos, logístico, financiero/administrativo/RRHH, MEAL)
• Gestión financiera y logística de proyectos.
• Gestión de procesos y normas de calidad.

Experiencia previa:

• Experiencia mínima de 4 a 5 años en:
• ONG humanitarias y/u otras organizaciones de cooperación internacional. Experiencia previa con una de las organizaciones socias será valorada positivamente.
• Experiencia en control interno y auditoría interna o disciplina similar.
• Experiencia en programas de transferencias monetarias, en particular transferencias monetarias multipropósito (MPCA) relacionadas a organizaciones sin ánimo de lucro será altamente valorada.
• Experiencia en gestión de actividades humanitarias y/o desarrollo.
• Conocimiento profundo de los diferentes tipos de instrumentos (subvenciones, contratos, etc.).
• Conocimiento de procedimientos (RRHH, Finanzas, Compras, Logs, Informática, Programa) experiencia comprobable en puestos similares.
• Habilidades y experiencia en capacitación y desarrollo de personal.
• Experiencia demostrada y conocimiento de normas y reglamentos de grandes donantes como USAID/BHA será valorada positivamente.

Conocimiento del sector humanitario:

• Entendimiento del enfoque de derechos particularmente en relación con dinámicas de conflicto, construcción de paz y crisis humanitarias.

Conocimiento de Acción contra el Hambre:

• Valorado el conocimiento de la organización y sus ejes de acción.

Idiomas:

• Español nativo, se valora inglés alto.

Ofimática y sistemas específicos:

• Dominio de Windows, imprescindible manejo avanzado de Office; conocimiento de herramientas TIC y apertura a su uso innovador deseable.

Movilidad (nacional/ internacional):

• Disponibilidad para la movilidad geográfica (viajes a las zonas de trabajo, apoyo puntual a las mismas).

Compromiso con la igualdad de género:

• Valorable experiencia previa en temas relacionados con la promoción de la igualdad de género u compromiso personal con la igualdad de género.

Nuestro paquete retributivo:

Contrato a plazo fijo
Prestaciones de ley
La información del salario se amplía en entrevista.
Ambiente agradable
Capacitaciones acorde al puesto
La oportunidad de pertenecer a una organización con trayectoria internacional/nacional.