POST DESCRIPTION

I. POSITION INFORMATION

Position title: Asistente Administrativo y Financiero

Position grade: G5

Duty station: San Salvador, El Salvador

Job family: Administracion de Recursos

Is this a Regional, HQ, MAC, PAC, Liaison Office or Country Office based position? Country Office

Reports directly to: Asistente Senior de Gestión de Recursos

Number of Direct Reports: n/a

II. ORGANIZATIONAL CONTEXT AND SCOPE

Bajo la supervisión directa del Asistente Senior de Gestión de Recursos y la supervisión general del RMO, la persona Asistente Administrativo y Financiero será responsable de desempeñar las siguientes funciones, relacionadas todos los procesos administrativos financieros de la Misión.

III. RESPONSIBILITIES AND ACCOUNTABILITIES

1. Apoyar en la gestión de recursos financieros mediante el seguimiento y control de activos, reservas, fondos, suministros, etc. de acuerdo con las normas y reglamentos de la OIM;
2. Apoyar a preparar la presentación y las revisiones del presupuesto anual, incluida la estimación del costo del personal, así como el alquiler y los servicios públicos, el equipo y los suministros de oficina, la impresión y otros contratos, servicios o gastosde funcionamiento, paraincluirlos en el presupuesto;
3. Encargado(a) de extraer e ingresar datosde diversas fuentes en sistemas financieros o contables;
4. Proporcionar orientación en asuntos relacionados con la contabilidad, el presupuesto y las finanzas;
5. Participar en la preparación de la nóminamediante la ejecución de controles de validez de los resultados de la nómina mensual;
6. Realizar revisiones de todo tipo de pagos desde compras hasta solicitudes de pago verificando que estén debidamente autorizados y todos los documentos de respaldo que se adjuntan;
7. Realizar verificaciones de reclamos contra la documentación para asegurar que las compras / servicios estén debidamente autorizados y que los bienes hayan sido recibidos o los servicios prestados;
8. Colaborar en la preparación de informes presupuestarios, contables, financieros, estadísticos y otros informes según sea necesario;
9. Brindar asistencia a todoslos servicios del personal, comoviajes, reclamaciones de gastos, recuperación de documentos, etc.;
10. Asegurar el cumplimiento adecuado y sistemático de todos los pagos contabilizados y otrosdocumentos contables de acuerdo con las normas establecidas;
11. Revisar los procesos de pago, contabilizarlos en el sistema PRISM para luego pasarlo a tesorería para su pago.
12. Apoyo a la unidad Financiera en todos los procesos de cierre de proyectos y cierres mensuales.
13. Asegurar que todas las compras, contratación de servicios y demás gastos realizados estén respaldados con la documentación (recibos, cotizaciones, solicitudes de pago, etc.) exigida por OIM.
14. Responsable de la CajaChica de la oficina; y,
15. Cualquier otra función que de acuerdo con sus capacidades le sea solicitada por el Administrador de Contabilidad y Finanzas, el oficial de gestión de Recursos.

IV. REQUIRED QUALIFICATIONS AND EXPERIENCE

EDUCATION

• Título Universitario en Contaduría, Economía y Administración de Empresas, o carreras afines, con al menostres años de experiencia profesional en áreas relevantes a la administración.
• Diploma Secundaria con al menos 5 años de experiencia relevante en el áreaadministrativa.

EXPERIENCE

• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel,Power Point, Project).
• Conocimiento en SAPuna ventaja
• Experiencia en procesos administrativos compra, contabilidad y tesorería.
• Experiencia trabajando en cualquier sistema de la ONUo en cualquier organización multicultural es una ventaja.
• Experiencia de trabajo con gobiernos localesy líderes comunitarios, iglesias, contrapartes nacionales, así como conOrganizaciones No Gubernamentales.
• Experiencia en proyectos vinculados a población migrante, la protección de derechos humanos de grupos vulnerables, asistencia y seguimiento caso por caso de personas beneficiarias, entre otras será una ventaja.
• Experiencia en la facilitación de talleres y procesos de formación en áreas administrativas.
• Experiencia en la elaboración de informes financieros y ejecutivos, sistematizaciones de experiencias y en la elaboración de documentos financieros.
• Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja.

SKILLS

• Manejo comprobable de paquetes de software de oficina (MS Word, Excel,Power Point, Project).

V. LANGUAGES

Required: Español (Inglés, será una ventaja)

VI. COMPETENCIES

The incumbent is expected to demonstrate the following valuesand competencies:

Values – all IOM staffmembers must abideby and demonstrate these three values:

• Inclusion and respect for diversity: respects and promotes individual and cultural differences; encourages diversity and inclusion wherever possible.
• Integrity and transparency: maintains high ethical standards and actsin a manner consistent with organizational principles/rules and standards of conduct.
• Professionalism: demonstrates ability to work in a composed, competent and committed manner and exercises careful judgment in meeting day-to-day challenges.

Core Competencies – behavioural indicators level 1

• Teamwork: develops and promotes effective collaboration within and across unitsto achieve shared goals and optimize results.
• Delivering results: produces and delivers quality results in a service-oriented and timely manner;is action oriented and committed to achieving agreedoutcomes.
• Managing and sharing knowledge: continuously seeksto learn, shareknowledge and innovate.
• Accountability: takes ownership for achieving the Organization’s priorities and assumes responsibility for own action and delegated work.
• Communication: encourages and contributes to clear and open communication; explains complex matters in aninformative, inspiring and motivational way.