VISÃO GERAL

Número do Posto: PAX 003

Nota: G-7

Setor Matriz: Setor Prioritário para África e Relações Externas (PAX)

Estação de trabalho: Paris

Família de Cargos: Apoio Administrativo Geral

Tipo de contrato: Prazo Fixo

Duração do contrato: 2 anos, renovável

Recrutamento aberto a: Candidatos internos e externos

Prazo final para inscrição (meia-noite, horário de Paris): 10-JAN-2024

Valores Fundamentais da UNESCO: Compromisso com a Organização, Integridade, Respeito pela Diversidade, Profissionalismo

(Somente candidatos que têm direito a trabalhar na França podem se candidatar a esta posição).

VISÃO GERAL DAS FUNÇÕES DO POST

Sob a orientação e supervisão directa do Director-Geral Adjunto para a Prioridade África e Relações Externas (ADG/PAX), o Assistente Executivo é responsável por fornecer serviços de secretariado e administrativo de alta qualidade/especializados ao ADG/PAX. Isto implica garantir o bom funcionamento do Gabinete e o seu fluxo e gestão de informação. O titular está em contacto direto com funcionários, gestores dentro e fora do Setor e funcionários de alto escalão dentro e fora da Organização.

O cargo exige a capacidade de definir prioridades e organizar o trabalho de forma independente com base nas diretrizes estabelecidas e na orientação geral do ADG/PAX.

Descrição longa

Em particular, o Assistente Executivo irá:

• Assumir total responsabilidade pela agenda do ADG/PAX (gestão do tempo e agendamento com consulta adequada conforme necessário); marcar compromissos e manter a agenda do ADG/PAX; servir como primeiro ponto de contato e ligação com altos funcionários; receber visitantes (geralmente de alto escalão); fazer e monitorar chamadas telefônicas e responder perguntas; priorizar e resolver efetivamente demandas concorrentes relacionadas; organizar viagens e missões do ADG/PAX.
• Organizar o trabalho do Gabinete da ADG/PAX no que diz respeito a comunicações, reuniões e fluxos de trabalho; coordenar e acompanhar de forma eficaz e eficiente; fornecer apoio substantivo e administrativo na gestão do programa de trabalho do ADG/PAX e garantir sua participação em reuniões e eventos, conforme planejado; facilitar a interação e o fluxo de informações entre o ADG/PAX e os funcionários do Setor; identificar e levar assuntos sensíveis, complexos e urgentes à atenção do ADG/PAX; divulgar e fornecer informações e orientações ao pessoal a todos os níveis do Sector, garantindo a compreensão das intenções e dos prazos.
• Organizar e facilitar o trabalho substantivo e administrativo do Gabinete, assumindo total responsabilidade pelo seu bom e eficiente funcionamento, incluindo o estabelecimento e melhoria de procedimentos internos e sistemas de acompanhamento de correspondência e documentos; verificar se o trabalho é realizado de acordo com os padrões corporativos e dentro dos prazos estabelecidos; monitorar o andamento dos trabalhos e os casos de prioridade e preocupação do ADG/PAX; organizar reuniões de alto nível, incluindo a responsabilidade pela finalização da agenda, convites, produção e distribuição de documentação, tomada de notas e preparação de atas de reuniões, bem como acompanhamento das ações necessárias.
• Acompanhamento da elaboração de relatórios de staff, correspondências, notas informativas e outros documentos para o ADG/PAX; exercer função de controle de qualidade para os documentos de saída; revisar, editar e revisar textos quanto à aderência ao formato, gramática, pontuação e estilo, de acordo com práticas e protocolo padrão; preparar correspondência para assinatura da ADG/PAX, e fazer traduções informais, conforme o caso, bem como contribuir e manter elementos na memória institucional digital e compartilhada do Setor.
• Facilitar a colaboração com o Gabinete de Coordenação e Apoio no Campo, a Divisão de Relações Externas e a Divisão de Coordenação Prioritária de África e o Sector como um todo na recolha de material para o ADG: documentos de base, discursos revistos e apresentações.

COMPETÊNCIAS (Core / Gerencial)
Responsabilidade (C)
Comunicação (C)
Inovação (C)
Compartilhamento de conhecimento e melhoria contínua (C)
Planejamento e organização (C)
Foco nos resultados (C)
Trabalho em Equipe (C)
Profissionalismo (C)
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Para obter informações detalhadas, consulte o Quadro de Competências da UNESCO.
QUALIFICAÇÕES REQUERIDAS

Educação

• Ensino médio completo, técnico e / ou profissionalizante.

Experiência de Trabalho

• Pelo menos dez (10) anos de experiência profissional relevante em tarefas de secretariado, administrativas ou relacionadas num ambiente profissional internacional.
• Experiência de trabalho para um supervisor com responsabilidade gerencial sênior e/ou funcionários de alto nível.

Descrição longa

Habilidades e competências

• Excelentes habilidades interpessoais e capacidade de estabelecer e manter relações de trabalho positivas, orientadas para o trabalho em equipe.
• Excelentes habilidades de comunicação, tanto escrita como oralmente, em inglês ou francês.
• Excelentes habilidades organizacionais e de coordenação.
• Habilidades de gerenciamento de bons tempos.
• Capacidade de trabalhar de forma eficaz dentro de prazos apertados, para lidar com situações complexas e sensíveis e flexibilidade para ajustar horários de trabalho.
• Capacidade de lidar com eficiência e tato com diferentes parceiros / instituições e outras partes interessadas em todos os níveis em um ambiente multicultural.
• Capacidade de definir prioridades e monitorar os próprios planos de trabalho.
• Senso de diplomacia, discrição e integridade profissional.
• Excelentes habilidades de TI (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, etc.) 

Idiomas

• Excelente conhecimento (oral e escrito) de inglês ou francês e muito bom conhecimento da outra língua.

QUALIFICAÇÕES DESEJÁVEIS

Educação

• Formação/certificação especializada em administração, secretariado e/ou gestão de escritório ou áreas afins.

Experiência de Trabalho

• Experiência de trabalho em funções semelhantes no sistema das Nações Unidas ou em uma organização/instituição internacional.

Habilidades e competências

• Familiaridade com o trabalho e funcionamento geral de organizações internacionais e/ou do sistema das Nações Unidas.
• Excelentes habilidades de revisão.

 Idiomas

• Conhecimento de outra língua oficial da UNESCO (árabe, chinês, russo ou espanhol).

BENEFÍCIOS E DIREITOS

Os salários da UNESCO consistem em um salário básico e outros benefícios que podem incluir, se aplicável: 30 dias de férias anuais, pensão familiar, seguro médico, plano de pensão, etc.

O salário inicial anual aproximado para este cargo é de 51 672 euros.

Para obter informações completas sobre benefícios e direitos, consulte nosso Guia de Benefícios do Pessoal.

PROCESSO DE SELEÇÃO E RECRUTAMENTO

Observe que todos os candidatos devem preencher um formulário on-line e fornecer informações completas e precisas. Para se inscrever, visite o Site de carreiras da UNESCO. Nenhuma modificação pode ser feita no aplicativo enviado.

A avaliação dos candidatos é feita com base nos critérios do edital de vaga, podendo incluir provas e / ou avaliações, bem como entrevista por competência. 

A UNESCO usa tecnologias de comunicação como vídeo ou teleconferência, correspondência por e-mail, etc. para a avaliação e avaliação dos candidatos.

Observe que apenas os candidatos selecionados serão contatados posteriormente e os candidatos na etapa de seleção final estarão sujeitos a verificações de referência com base nas informações fornecidas.

Rodapé

A UNESCO lembra que a principal consideração na nomeação de funcionários deve ser a necessidade de assegurar os mais altos padrões de eficiência, competência técnica e integridade. A UNESCO aplica uma política de tolerância zero contra todas as formas de assédio. A UNESCO está comprometida em alcançar e manter uma distribuição geográfica equitativa e diversificada, bem como a paridade de gênero entre seus funcionários em todas as categorias e em todos os graus. Além disso, a UNESCO está comprometida em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de gênero, nacionalidade e cultura. Candidatos de Estados-Membros não representados e sub-representados (última atualização aqui) são particularmente bem-vindos e fortemente encorajados a se candidatarem. Indivíduos de grupos minoritários e grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se inscrever. Todos os pedidos serão tratados com o mais alto nível de confidencialidade. A mobilidade mundial é necessária para os funcionários nomeados para cargos internacionais.

A UNESCO não cobra taxas em nenhuma fase do processo de recrutamento.