VISÃO GERAL

Número da postagem: 4KHADM0704RP

Nota: G-4

Setor Matriz : Setor de Administração e Gestão (ADM)

Posto de serviço: Phnom Penh

Família de Cargos: Administração

Tipo de contrato: Campo Prazo Fixo

Duração do contrato: 2 anos, renovável

Recrutamento aberto a: Candidatos internos e externos

Prazo de inscrição (meia-noite, horário de Paris): 15-MAR-2024

Valores Fundamentais da UNESCO: Compromisso com a Organização, Integridade, Respeito pela Diversidade, Profissionalismo

(Apenas candidatos com direito a trabalhar no Camboja podem candidatar-se a esta posição).

VISÃO GERAL DAS FUNÇÕES DO POST

Sob a autoridade geral do Chefe do Gabinete (HFO) e a supervisão direta do Chefe da Unidade (Cultura)/Especialista do Programa, este cargo desempenha uma variedade de funções administrativas e de apoio ao escritório, a fim de contribuir para o bom e eficiente funcionamento do Gabinete. e o fluxo e gerenciamento de informações dentro do Escritório.

Descrição longa

• Produzir documentos, publicações e correspondências completas e definitivas relacionadas ao trabalho da Seção/Unidade a partir de projetos de textos. Pesquisar, localizar, compilar, revisar e atualizar informações e dados utilizados na elaboração de documentos, planos de trabalho e orçamentos; garantir a exatidão e o cumprimento dos valores aprovados; inserir dados e gerar relatórios a partir de sistemas automatizados, a fim de apoiar a preparação de atualizações orçamentárias/financeiras regulares e ad-hoc, relatórios sobre a execução de programas/projetos, estatísticas e/ou projeções para uso e escrutínio pelo(s) supervisor(es) ou gerente responsável. Fornecer apoio administrativo para iniciativas de arrecadação de fundos.
• Preparar uma variedade de documentação administrativa usando exemplos ou modelos; iniciar procedimentos administrativos e garantir o acompanhamento, incluindo o acompanhamento dos pagamentos em colaboração com o AO do Gabinete. Informar os membros da equipe sobre processos administrativos específicos e procedimentos relacionados para apoiar o planejamento do trabalho e a execução oportuna e coordenada do trabalho; acompanhar e alertar os membros da equipe sobre pagamentos pendentes, prazos e gargalos. Executar tarefas administrativas gerais, como registro de licenças e presenças; manter arquivos (em papel e eletrônicos) e bancos de dados para unidades de trabalho e auxiliar no fornecimento de suporte de software e equipamentos de escritório.
• Organize reuniões oficiais, eventos e workshops reservando locais, equipamentos e fornecendo outro apoio logístico relacionado. Organizar viagens oficiais em conjunto com reuniões, eventos e workshops; organizar viagens; acompanhar e preparar itinerário e agenda; facilitar as viagens fornecendo/esclarecendo informações e preparando a documentação necessária, como pedidos de visto. Fornecer suporte administrativo para os eventos; agrupar/formatar informações e dados para apresentação na forma final; informar os participantes; organizar a distribuição da documentação; coletar atas/informações/documentação e preparar a documentação associada.
• Receber, analisar, classificar, registrar e distribuir correspondências e documentos; atualizar e manter grandes listas de distribuição e processar solicitações de dados e relatórios; determinar a importância e prioridade dos documentos recebidos e acompanhados, minutas de correspondência e e-mails; revisar, revisar e editar a correspondência enviada de acordo com práticas e protocolos padrão, garantindo gramática, ortografia e pontuação adequadas; recomendar alterações/correções; e cuidar da organização de traduções de documentos. Manter sistemas de informação e bancos de dados em meios físicos e eletrônicos, registrando, atualizando e recuperando informações, documentação e dados. Auxiliar na preparação de materiais de apresentação usando tecnologia/software apropriado.
• Responder a consultas e acompanhar assuntos pendentes de rotina; encaminhar informações e consultas conforme apropriado; fornecer informações ao(s) supervisor(es) e colegas; marcar consultas, receber visitas e atender chamadas telefónicas, esclarecendo dúvidas e/ou encaminhando-as para o especialista/serviço em questão. Contactar com diversos serviços internos para obtenção de informações/esclarecimentos adicionais. Fornecer orientação ao pessoal temporário/temporário sobre processos e procedimentos gerais de escritório, sistemas automatizados, aplicativos de computador, etc.

COMPETÊNCIAS (Core / Gerencial)
Responsabilidade (C)
Comunicação (C)
Inovação (C)
Compartilhamento de conhecimento e melhoria contínua (C)
Planejamento e organização (C)
Foco nos resultados (C)
Trabalho em Equipe (C)
Profissionalismo (C)
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Para obter informações detalhadas, consulte o Quadro de Competências da UNESCO.
QUALIFICAÇÕES REQUERIDAS

Educação

• Conclusão do ensino secundário, técnico e/ou profissional.

Experiência de Trabalho

• Pelo menos três (3) anos de experiência profissional relevante em serviços de apoio administrativo e/ou secretariado ou tarefas relacionadas.

Habilidades e competências

• Excelentes habilidades interpessoais e de comunicação, forte orientação para o serviço e capacidade de lidar eficientemente com contrapartes em diferentes níveis.
• Excelentes habilidades de planejamento, organização e gerenciamento de tempo.
• Capacidade de analisar e interpretar contexto/situação atual e contemporânea.
• Boas capacidades de organização e coordenação; capacidade de tomar iniciativas, estabelecer prioridades e monitorar os próprios planos de trabalho.
• Capacidade de trabalhar em equipe e fornecer suporte eficiente, de qualidade e oportuno e capacidade de trabalhar eficientemente em situações complexas e sensíveis.
• Senso de integridade, confidencialidade, comprometimento e confiabilidade.
• Discrição, bom senso de julgamento e capacidade de lidar de forma eficiente e diplomática com pessoas de diferentes origens culturais.
• Excelentes habilidades de TI com proficiência no uso do MS Office (Outlook, Word, Excel. Power Point etc.) e habilidades de gerenciamento de mídias sociais.

Idiomas

• Excelente conhecimento (escrito e falado) dos idiomas Khmer e Inglês.

QUALIFICAÇÕES DESEJÁVEIS

Educação

• Formação especializada ou cursos em Ciências de Secretariado ou Administração Geral.

Experiência de Trabalho

• Experiência relevante em organizações internacionais ou agências das Nações Unidas.
• Experiência com ferramentas de planejamento de recursos empresariais (ERP).

BENEFÍCIOS E DIREITOS

Os salários da UNESCO consistem em um salário básico e outros benefícios que podem incluir, se aplicável: 30 dias de férias anuais, pensão familiar, seguro médico, plano de pensão, etc.

O salário inicial anual aproximado para este cargo é de 12 US$. Para obter informações completas sobre benefícios e direitos, consulte nosso Guia de Benefícios do Pessoal.

PROCESSO DE SELEÇÃO E RECRUTAMENTO

Observe que todos os candidatos devem preencher um formulário on-line e fornecer informações completas e precisas. Para se inscrever, visite o Site de carreiras da UNESCO. Nenhuma modificação pode ser feita no aplicativo enviado.

A avaliação dos candidatos é feita com base nos critérios do edital de vaga, podendo incluir provas e / ou avaliações, bem como entrevista por competência. 

A UNESCO usa tecnologias de comunicação como vídeo ou teleconferência, correspondência por e-mail, etc. para a avaliação e avaliação dos candidatos.

Observe que apenas os candidatos selecionados serão contatados posteriormente e os candidatos na etapa de seleção final estarão sujeitos a verificações de referência com base nas informações fornecidas.

Rodapé

A UNESCO lembra que a principal consideração na nomeação de funcionários deve ser a necessidade de assegurar os mais altos padrões de eficiência, competência técnica e integridade. A UNESCO aplica uma política de tolerância zero contra todas as formas de assédio. A UNESCO está comprometida em alcançar e manter uma distribuição geográfica equitativa e diversificada, bem como a paridade de gênero entre seus funcionários em todas as categorias e em todos os graus. Além disso, a UNESCO está comprometida em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de gênero, nacionalidade e cultura. Candidatos de Estados-Membros não representados e sub-representados (última atualização aqui) são particularmente bem-vindos e fortemente encorajados a se candidatarem. Indivíduos de grupos minoritários e grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se inscrever. Todos os pedidos serão tratados com o mais alto nível de confidencialidade. A mobilidade mundial é necessária para os funcionários nomeados para cargos internacionais.

A UNESCO não cobra taxas em nenhuma fase do processo de recrutamento.