VISÃO GERAL

Setor pai: [[Administração]]

Posto de serviço: [[Apia, Samoa]]

Classificação do posto de serviço: [[Escritório de Campo]]

Duração padrão da tarefa: [[Até 6 meses]]

Família de cargos: [[Administração]]

Tipo de contrato: [[Contrato de Serviço]]

Nível: [[SC5]]

Duração do contrato: [[3 meses (com possibilidade de prorrogação sujeita a desempenho satisfatório e disponibilidade de fundos)]]

Recrutamento aberto a: [[Candidatos Externos]]

Prazo de inscrição (meia-noite, horário de Paris): [[19 de fevereiro de 2024 às 5h (Apia, GMT+13)]]

Valores Fundamentais da UNESCO: Compromisso com a Organização, Integridade, Respeito pela Diversidade, Profissionalismo

VISÃO GERAL DAS FUNÇÕES DO POST

O Escritório da UNESCO para os Estados do Pacífico em Apia, Samoa, está procurando candidatos talentosos e qualificados de nacionalidade samoana ou candidatos com direito legal de viver e trabalhar em Samoa para ocupar o cargo de Assistente de Secretariado.

Estão disponíveis dois cargos, um localizado no escritório executivo do Diretor do Escritório da UNESCO e outro na Unidade de Programa. Sob a autoridade geral delegada e a supervisão imediata do Diretor do Escritório e do Especialista do Programa, os titulares fornecem apoio eficaz de secretariado, administrativo e de comunicação ao Diretor e à Unidade do Programa, a fim de garantir o bom funcionamento do Escritório e seu fluxo e gestão da informação e apoio ao programa.

O titular do cargo é responsável por fornecer apoio administrativo e de secretariado de alta qualidade ao Diretor do Escritório e da unidade de Programa. O titular desempenha um papel fundamental na coordenação e facilitação do fluxo de informações (incluindo documentação) para o Diretor e o pessoal e na organização e execução de atividades/projetos do programa, realizando uma série de funções administrativas e de apoio de escritório. O cargo exige que o titular atue de forma independente, exerça o bom senso, tome iniciativas, estabeleça prioridades, interprete e distinga entre vários assuntos, sinalizando questões sensíveis/políticas e prioritárias para a atenção do Diretor e/ou outros membros da equipe. O cargo exige dedicação e responsabilidade, um conhecimento aprofundado em todos os aspectos das matérias abrangidas pelo mandato do Gabinete e do trabalho de apoio secretarial e administrativo, com excelentes capacidades de comunicação para poder relacionar/traduzir informação relevante para o Director, funcionários, gestores seniores, bem como parceiros externos e partes interessadas.

Agendamento e Suporte Front Office

• Triagem de solicitações de compromissos com supervisores; e receber visitantes de acordo com os protocolos e sentido de serviço; 
• Manter o calendário do supervisor, incluindo reuniões oficiais durante a missão; 
• Fornecer lembretes e documentos e informações necessárias para agendamentos;
• Responder a dúvidas e correspondência, muitas vezes de natureza sensível, confidencial ou técnica.

Descrição longa

Organização e Coordenação

• Coordenar e executar o secretariado incluindo serviços de apoio ao registo; 
• Apoiar a organização de reuniões internas regulares, workshops e eventos de pessoal e comunicações internas eficazes; 
• Facilitar a implementação das solicitações, diretrizes e compromissos do Diretor;
• Coordenar e apoiar o trabalho administrativo dos especialistas do programa, organização de workshops e acompanhamento.

Correspondência

• Revise, registre, distribua e processe correspondências e correspondências recebidas diariamente,
• Preparar memorandos e atas de reuniões internas e externas, monitorar atividades de acompanhamento. 
• Elaborar notas para o arquivo e coordenar/contribuir com outra documentação de rotina; preparar rascunhos de respostas para uma ampla gama de correspondências e outras comunicações.
• Elaborar notas e correspondência, acompanhar relatórios atribuídos pelo Diretor e/ou Especialistas do Programa; 

Descrição longa

Apoio ao Processo de Supervisão e Aprovações

• Garantir que as solicitações de aprovações e assinaturas sigam os procedimentos do escritório; 
• Fornece assistência geral a outros funcionários de suporte do escritório, conforme necessário.

Gestão de informações e manutenção de registros

• Pesquisar, compilar e organizar informações básicas e materiais de referência;
• Gerar uma variedade de relatórios estatísticos e outros de vários bancos de dados; 
• Criar e manter o sistema de arquivo e referência do escritório;
• Coordenar os preparativos substantivos, incluindo agenda, acompanhamento e materiais de apoio para todos os compromissos, incluindo a Equipa Nacional da ONU, Gestão de Segurança e outras tarefas e reuniões do Diretor e/ou Unidade do Programa.

Descrição longa

Áreas de Suporte​

• Apoiar a Diretoria e a Administração na mudança do escritório para novas instalações; revisão de documentos, materiais de biblioteca e arquivo, etc.
• Desempenhar uma variedade de tarefas administrativas (por exemplo, registro de licenças e presenças, organização de reuniões e outros eventos, reservas, etc.);
• Preparar documentos contratuais com base nas contribuições dos Especialistas do Programa e coordenar com a sede e a administração no escritório para garantir o estabelecimento de contratos em tempo hábil, incluindo o registro do fornecedor; 
• Processe pagamentos precisos e oportunos para contratos e acompanhe-os.

Gerenciamento de viagens missionárias

• Planejar e organizar missões de viagem do Diretor, garantindo que sejam tomadas medidas de lembrete e coordenação para ações de acompanhamento da missão;
• Acompanhar os agentes de viagens conforme necessário para receber cotações e garantir a emissão de passagens em tempo hábil para Diretores e Especialistas do Programa;

Quaisquer atividades adicionais que possam ser necessárias para garantir o sucesso da equipe de trabalho.

COMPETÊNCIAS (Core / Gerencial)
Responsabilidade (C)
Comunicação (C)
Inovação (C)
Compartilhamento de conhecimento e melhoria contínua (C)
Planejamento e organização (C)
Foco nos resultados (C)
Trabalho em Equipe (C)
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Para obter informações detalhadas, consulte o Quadro de Competências da UNESCO.
QUALIFICAÇÕES REQUERIDAS

Educação

• Conclusão do Ensino Secundário e/ou Profissional

Experiência de Trabalho

• Mínimo de 5 anos de experiência profissional relevante em Assistência Secretarial, Administrativa ou Protocolo

Língua

• Excelentes conhecimentos de inglês (oral e escrito)

Habilidades e competências

• Boas habilidades interpessoais e de comunicação, incluindo muito boas habilidades de escrita
• Boas habilidades organizacionais, de planejamento, monitoramento e relatórios
• Capacidade de trabalhar como parte de uma equipe, tomar iniciativa e fornecer suporte e serviços de qualidade e oportunos.
• Discrição e capacidade de lidar com eficiência e tato com pessoas de diferentes origens culturais. 
• Capacidade de priorizar e gerenciar o próprio trabalho e executá-lo sob supervisão mínima. Capacidade de trabalhar sob pressão. 
• Boas habilidades em TIC com proficiência no uso do MS Office (Outlook, Work, Excel, Powerpoint etc.)

QUALIFICAÇÕES DESEJÁVEIS

Educação: Formação/certificação especializada em Secretária, Gestão de Escritório ou áreas afins.

Experiência de trabalho: Experiência relevante dentro do sistema das Nações Unidas ou em uma organização internacional. Experiência em extrair informações de diversas fontes, compilar e reportar.

Idioma: Bons conhecimentos da língua samoana.

PROCESSO DE SELEÇÃO E RECRUTAMENTO

Observe que todos os candidatos devem preencher um formulário on-line e fornecer informações completas e precisas. Para se inscrever, visite o Site de carreiras da UNESCO. Nenhuma modificação pode ser feita no aplicativo enviado.

A avaliação dos candidatos é feita com base nos critérios do edital de vaga, podendo incluir provas e / ou avaliações, bem como entrevista por competência. 

A UNESCO usa tecnologias de comunicação como vídeo ou teleconferência, correspondência por e-mail, etc. para a avaliação e avaliação dos candidatos.

Observe que apenas os candidatos selecionados serão contatados posteriormente e os candidatos na etapa de seleção final estarão sujeitos a verificações de referência com base nas informações fornecidas.

Rodapé

A UNESCO lembra que a principal consideração na nomeação de funcionários deve ser a necessidade de assegurar os mais altos padrões de eficiência, competência técnica e integridade. A UNESCO aplica uma política de tolerância zero contra todas as formas de assédio. A UNESCO está comprometida em alcançar e manter uma distribuição geográfica equitativa e diversificada, bem como a paridade de gênero entre seus funcionários em todas as categorias e em todos os graus. Além disso, a UNESCO está comprometida em alcançar a diversidade da força de trabalho em termos de gênero, nacionalidade e cultura. Candidatos de Estados-Membros não representados e sub-representados (última atualização aqui) são particularmente bem-vindos e fortemente encorajados a se candidatarem. Indivíduos de grupos minoritários e grupos indígenas e pessoas com deficiência são igualmente incentivados a se inscrever. Todos os pedidos serão tratados com o mais alto nível de confidencialidade. A mobilidade mundial é necessária para os funcionários nomeados para cargos internacionais.

A UNESCO não cobra taxas em nenhuma fase do processo de recrutamento.