MISIÓN

ACTED es una ONG internacional sin ánimo de lucro con sede en París, Francia con operaciones en más de 35 países en Europa, Medio Oriente, Asia, África, Latinoamérica y el Caribe. La misión de ACTED es aportar asistencia humanitaria inmediata a aquellos que se encuentren en situación de necesidad al mismo tiempo que genera oportunidades a largo plazo para un crecimiento durable. ACTED opera en contextos de catástrofe natural, conflicto armado y crisis socioeconómica. Para más información: www.ACTED.org

OBJETIVO DEL TRABAJO

El (la) asistente FLATS, contribuirá a garantizar el cumplimiento de los procedimientos logísticos de acuerdo con las políticas internas de ACTED y de los donantes en la base de Puerto Ayacucho en Amazonas, prestando apoyo y actuando como nexo entre el departamento de logística y finanzas.

El (la) asistente FLATS trabajará bajo la supervisión directa del oficial de logística y el gerente de base y, en coordinación con los diferentes de departamentos de la oficina central de Caracas y la coordinadora de área.

CADENA DE MANDO
Bajo la autoridad de:
Oficial logística
Gerente de Base
Coordinadora de área.
Director País.
Gerente de Logística
RELACIONES LABORALES
Relaciones internas:
Gerente de Base
Coordinadora de área.
Director País.
Gerente de Finanzas
Gerente de administración y RRHH
Gerente de logística
Oficiales de departamentos de soporte.

Relaciones exteriores:
Autoridades locales.
Candidatos.
Socios implementadores de Acted.
Proveedores.

FUNCIONES

Compras

 Apoyar todos los procesos de compra: formulario de solicitud, cotizaciones, memo de compra, ordende compra, contratos.
 En ocasiones puede actuar como punto focal con proveedores.
 Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO-03 Supplier Database).
 Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO-10 OFFU).
 Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archive de acuerdo con lo
procedimientos de Acted.
 Asegurarse de que los expedientes de compras son aprobados por los departamentos de logística finanzas y coordinación.

Gestión de Stock
 Gestión y mantenimiento del stock.
 Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-05, STO-01, STO-03).
 Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01 ; DEL-02).
 Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario mensual.

Gestión de activos
 Apoyar la elaboración y control de la lista de activos (AST-05).
 Apoyar la elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02).
 Comprobar que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05.
 Comprobar que la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de acuerdo con los procedimientos de Acted.
 Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos.
 Asegurarse que todo el personal haya devuelto sus bienes cuando finalizan la misión.

Transportes
 Asegurar el mantenimiento y seguridad de los vehículos, así como de las personas que utilicen lo vehículos.
 Asegurar que se cumplimenta el AST-03 (hoja de ruta) y registro de combustible)-

Informes
 Apoyar en el envío de informes mensuales y semanales.
 Reunión OFU: cada viernes (logística y finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras enbcurso).
 Apoyar el envío de TITANICS (reporte mensual de logistica) : 05 de cada mes (ast 05, ast 06, sto 02, it06, it 07, acted ghg_assessment tool, pro-03 base de datos de proveedores, com-02 monthly communication report)

Coordinación entre programas y FLATS.

 Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades.
 Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos, apoyando la planificación de compras y la anticipación de solicitudes.
 Sensibilizar y garantizar el cumplimiento del código de conducta Acted a los proveedores.

REQUISITOS
Obligatorios:
 Profesional graduado Titulado (a) como logística, administración, ingeniero industrial, carreras afines.
 Al menos un (1) años de experiencia como logística o auxilar administrativo. Preferiblemente en una ONG internacional.
 Experiencia en habilidades organizativas comprobadas.
 Experiencia trabajando en entornos de trabajo multicultural
 Dominio de Paquete Microsoft Office
 Habilidades blandas: dinamismo, autonomía, alta atención al detalle, responsabilidad, trabajo en equipo, comunicación asertiva, orientación a resultados, transparencia, flexibilidad.

Deseables (no obligatorios):
 Experiencia en Administración.

CONDICIONES
 Contrato por prestación de servicios durante 12 meses con posibilidad de renovación según
disponibilidad presupuestaria y desempeño.
 Lugar de trabajo: Presencial en la oficina de ACTED en Puerto Ayacucho.
 Honorarios Profesionales según Escala de la organización.
 Puerto Ayacucho – Estado de Amazonas