MISIÓN

ACTED es una ONG internacional sin ánimo de lucro con sede en París, Francia con operaciones en más de 35 países en Europa, Medio Oriente, Asia, África, Latinoamérica y el Caribe. La misión de ACTED es aportar asistencia humanitaria inmediata a aquellos que se encuentren en situación de necesidad al mismo tiempo que genera oportunidades a largo plazo para un crecimiento durable. ACTED opera en contextos de catástrofe natural, conflicto armado y crisis socioeconómica. Para más información: www.ACTED.org

OBJETIVO
El (la) oficial de administración y finanzas, garantizará el cumplimiento de los procedimientos administrativos, de recursos humanos (RRHH) y finanzas de acuerdo con las políticas internas de ACTED y de los donantes en la base de Puerto Ayacucho en Amazonas.

El (la) oficial de administración y finanzas, trabajará bajo la supervisión directa del gerente de base y en coordinación con los diferentes de departamentos de la oficina central de Caracas y la coordinadora de área.

FUNCIONES

Finanzas

 Asegurar el seguimiento del presupuesto/control de gastos de los proyectos a través del BFU proporcionado desde el departamento financiero de Caracas.
 Apoyar en la elaboración de presupuestos para nuevos proyectos cuando sea requerido.
 Monitorear la conformidad de los documentos financieros.
 Gestionar la tesorería de la base Puerto Ayacucho, Amazonas.
 Realizar y gestionar los pagos en efectivos cuando sean autorizados según los procedimientos internos de ACTED y la regulación de los donantes.
 Realizar el arqueo de caja y completar el CFU semanalmente.
 Asegurar la gestión de las cuentas bancarias: seguimiento de los movimientos (portal internet), conciliación de los saldos, gestión de las firmas autorizadas.
 Asegurar la gestión de cajas fuertes y cajas registradoras: importes disponibles, control de saldo, instrucciones de seguridad.
 Apoyar en la evaluación de las necesidades mensuales de efectivo para la base
 Liquidación de nóminas del personal de la base, pagos de honorarios y pagos a proveedores.
 Responsable de la contabilidad de ACTED y de todos los procesos tributarios y contables.
 Apoyo en auditorias, escaneo verificación, corrección de piezas y expedientes, hasta cerrar de manera satisfactoria los archivos para la organización como para la misma.
 Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos.

Administración
 Apoyar técnicamente el proceso de transferencias documentales.
 Elaborar, tramitar y mantener seguimiento oportuno de las actividades y procedimientos a desarrollar.
 Apoyo logístico, organizar solicitud de compra y/o servicio de acuerdo a procedimiento
 Desarrollar y actualizar los procesos administrativos de Acted: reglamento interno, Manual de procedimientos, memos, etc.
 Seguimiento y actualización de los procesos legales: representación legal, registros diversos (Ministerios e instituciones Públicas, etc.).
 Gestionar los contratos administrativos (oficinas, guest-house) y el seguimiento administrativo (renovación de contratos, relación con los puntos focales, etc.).

Recursos Humanos
 Asegurarse de que los equipos de la base conocen, entienden, aplican y respetan el reglamento interno de ACTED y la ley de pueblos indígenas.
 Reclutamiento (en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos) del personal nacional de la base. Revisión de los TDR de los equipos a fin de actualizarlos y ajustarlos a los contratos laborales
 Gestionar el seguimiento administrativo de los documentos de los empleados (seguimiento de las vacaciones, de las ausencias, del pago de los cargos sociales, etc.)
 Junto con el gerente de base hacer el seguimiento de las evaluaciones anuales.
 Proponer planes de formaciones de los empleados cuando es necesario.
 Apoyar el establecimiento de buenas relaciones interpersonales de trabajo en la base. Resolución de conflictos.
 Controlar los archivos de Recursos Humanos.
 Soporte en relaciones laborales y administración del personal.
 Liquidación de nómina, gestión de seguridad social y novedades relacionados con los contratos del personal contratado.
 Apoyar el desarrollo y actualización de las políticas de gestión nacional de recursos humanos.

REQUISITOS
Obligatorios:

 Profesional graduado Titulado (a) como Licenciado en administración de empresas, ingeniero
industrial, contaduría pública, carreras afines.

 Al menos tres (3) años de experiencia en administración y finanzas. Preferiblemente en una ONG internacional.

 Experiencia mínima de tres (3) años en gestión de personas.

 Experiencia en el trato con socios nacionales y autoridades locales / gubernamentales

 Experiencia en habilidades organizativas comprobadas.

 Experiencia trabajando en entornos de trabajo multicultural  Dominio de Paquete Microsoft Office

 Habilidades blandas: dinamismo, liderazgo, gestión de Equipo, autonomía, alta atención al detalle, responsabilidad, comunicación asertiva, orientación a resultados, transparencia, flexibilidad.
Deseables (no obligatorios):
 Experiencia en formación y capacitación.

CONDICIONES
 Contrato por prestación de servicios durante 6 meses con posibilidad de renovación según disponibilidad presupuestaria y desempeño.
 Lugar de Prestación de Servicios: Oficina de ACTED en Puerto Ayacucho.
 Honorarios profesionales acorde a nuestra escala salarial y según experiencia del candidato.
 Trabajo presencial y viajes a municipios dentro del estado de Amazonas.
 Puerto Ayacucho – Estado de Amazonas