Überblick

Übergeordneter Sektor: Sektor für Verwaltung und Management (ADM)

Dienstort: ​​Amman

Berufliche Familie: Finanzen

Vertragsart : Nicht-Personal

Vertragsdauer: 1 Jahr

Rekrutierung offen für: Externe Kandidaten

Bewerbungsschluss (Mitternacht Pariser Zeit): 23

UNESCO-Grundwerte: Engagement für die Organisation, Integrität, Respekt vor Vielfalt, Professionalität

ÜBERBLICK ÜBER DIE FUNKTIONEN DES POST

Für diese Stelle können sich nur Staatsangehörige bewerben

Unter der delegierten Gesamtautorität des Büroleiters und UNESCO-Vertreters in Jordanien (HoO) und der direkten Aufsicht des Finanz- und Verwaltungsbeamten und in enger Abstimmung mit dem derzeitigen Verwaltungsassistenten im Referat ist der Amtsinhaber an der Fertigstellung beteiligt von standardmäßigen administrativen und finanziellen Unterstützungsaktivitäten und -prozessen gemäß den UNESCO-Regeln und -Verordnungen.

Als Teammitglied erbringt der Amtsinhaber Finanz-, Verwaltungs- und Unterstützungsdienste bei der Verarbeitung von Transaktionen, der Kontrolle und Pflege von Konten und Datenbanken sowie der Erstellung von Routineberichten, Korrespondenz und Finanz-/Verwaltungsdokumentation.

Zu den Pflichten und Verantwortlichkeiten des Amtsinhabers gehören unter anderem:

Long Description

• Allgemeine Verantwortlichkeiten

– Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten/Berichten;

– Erstellung, Überprüfung und Pflege von Aufzeichnungen über Transaktionen und Bürotätigkeiten;

– Klassifizierung und Kodierung von Material zu einer Reihe von Fachgebieten und Pflege allgemeiner Büroakten;

– Durchsuchen von Office-Dateien und Aufzeichnungen zu einer Vielzahl von Themen nach Informationen und Referenzen aus automatisierten Systemen;

– Auswahl von Informationen und Aufzeichnungen in Korrespondenz, technischen Dokumenten, Projekt-/Programmplänen und allgemeinen Referenzdokumenten;

– Verfassen von Routinekorrespondenz, Telegrammen, Memoranden und Berichten auf der Grundlage mündlicher Anweisungen, früherer Korrespondenz oder anderer verfügbarer Informationsquellen gemäß den üblichen Büroverfahren.

• Finanzielle Verantwortlichkeiten

– Zahlungen verarbeiten; überprüfen, ob die Dokumente vollständig, korrekt und konform mit den Regeln, Vorschriften und Verfahren sind;

– Bereitstellung von Informationen, Erklärungen und Anleitungen zu grundlegenden Regeln und Verfahren;

– Stellen Sie sicher, dass die Buchhaltungsunterlagen (Auszahlungs- und Empfangsdokumente) und die entsprechenden Begründungen vollständig sind und ordnungsgemäß archiviert werden.

– als Anlaufstelle der Bank fungieren; Führen Sie die Abstimmung durch und verfolgen Sie die Bankdokumente.

– sicherzustellen, dass die monatlichen Kontoauszüge des Amtes rechtzeitig für den monatlichen Rechnungsabschluss eingehen;

– Auszahlungen aus der Portokasse vornehmen; stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Belege vorgelegt werden, und aktualisieren Sie das Kassenregister ständig.

Long Description

• Haushaltsrechtliche Rechenschaftspflicht

– Aktionen/Daten registrieren; nicht komplexe Korrekturen in Systemen durchführen. 

– Transaktionen verifizieren und Daten/Zahlen prüfen; Identifizieren und Korrigieren von Fehlern/Anomalien und Unterstützung bei der Eingabe von Korrekturmaßnahmen in FABS, SISTER usw.

– Unterstützung bei der Erstellung des Budgets, Überprüfung der Vollständigkeit, Genauigkeit und Konformität der Dokumentation;

- Unterstützung bei der Erstellung einer Vielzahl von Finanzberichten und Statistiken in Bezug auf reguläre und außeretatmäßige Mittel;

– Extrahieren Sie Daten und Informationen aus den automatisierten Finanz- und Programmsystemen (FABS; SISTER usw.) und erstellen Sie Standardberichte.

• Logistik/Reisen

– Unterstützung und Anleitung bei der Erstellung von Reiseplänen, Prüfung von Reiseansprüchen, Erstellung von Reiseaufträgen; Reisevorschüsse ausstellen. 

– den Kauf und die Zahlung von Flugtickets nachverfolgen, Reisegenehmigungen vorbereiten und Informationen zum Zweck der Reise zusammenstellen; Sicherheitszertifikate verfolgen; Reise- und Hotelreservierungen vornehmen.   

• Übernehmen Sie alle anderen Aufgaben, die vom Leiter der Geschäftsstelle und/oder dem Vorgesetzten zugewiesen wurden.

Long Description
KOMPETENZEN (Kern-/Führungskräfte)
Verantwortlichkeit (C)
Kommunikation (C)
Innovation (C)
Wissensaustausch und kontinuierliche Verbesserung (C)
Planung und Organisation (C)
Ergebnisfokus (C)
Teamarbeit (C)
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Für detaillierte Informationen konsultieren Sie bitte die UNESCO-Kompetenzrahmen.
BENÖTIGTE QUALIFIKATIONEN

Bildungswesen

• Sekundarschule, technische Schule oder Berufsschule in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen, Wirtschaftsprüfung oder Wirtschaft/öffentliche Verwaltung.

Arbeitserfahrung

• Mindestens drei (3) Jahre einschlägige Erfahrung in finanzbezogenen Funktionen.

Kompetenzen und Fähigkeiten

• Nachgewiesene Kenntnisse der Finanzprüfung.
• Nachgewiesene Kenntnisse international anerkannter Finanzstandards und Verständnis für Finanztechniken und -praktiken.
• Hervorragende Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten: Fähigkeit, an Subunternehmer vergebene Implementierungspartner zu verwalten, mehrere und gleichzeitige Aufgaben zu organisieren und Ergebnisse innerhalb eines festgelegten Zeitplans zu liefern.
• Fundiertes Verständnis der ergebnisorientierten Management- und Überwachungs- und Bewertungsprinzipien.
• Nachgewiesene zwischenmenschliche Fähigkeiten, Zusammenarbeits- und Teamfähigkeit. 
• Nachgewiesene Fähigkeit, unter Druck in einem multikulturellen Umfeld und als Teil eines Teams effizient zu arbeiten.
• Nachgewiesene Kenntnisse in grundlegenden Office-Softwaretools (MS Office-Suite) und im Umgang mit relevanten IT-Lösungen.
• Fähigkeit zum selbstständigen Arbeiten mit minimaler Aufsicht.
 

Sprachen

• Arabischer Muttersprachler – mündlich, schriftlich, Verständnis
• Fließende Englischkenntnisse – mündlich, schriftlich, verständnisvoll

WÜNSCHBARE QUALIFIKATIONEN

Bildungswesen

• Ein Universitätsabschluss (Bachelor-Niveau) in den Bereichen Finanzen, Rechnungswesen, Wirtschaftsprüfung oder Betriebswirtschaft/öffentliche Verwaltung.

Arbeitserfahrung

• Frühere Erfahrung in der Zusammenarbeit mit einer UN-Agentur oder einer internationalen Nichtregierungsorganisation.
• Erfahrung mit einem Enterprise-Resource-Planning-System (ERP).

AUSWAHL- UND EINSTELLUNGSVERFAHREN

Bitte beachten Sie, dass alle Bewerber eine Online-Bewerbung ausfüllen und vollständige und genaue Angaben machen müssen. Um sich zu bewerben, besuchen Sie bitte die UNESCO-Karriere-Website. An dem eingereichten Antrag können keine Änderungen vorgenommen werden.

Die Beurteilung der Kandidaten erfolgt anhand der Kriterien der Stellenausschreibung und kann Tests und/oder Assessments sowie ein kompetenzbasiertes Vorstellungsgespräch umfassen. 

Die UNESCO verwendet Kommunikationstechnologien wie Video- oder Telefonkonferenzen, E-Mail-Korrespondenz usw. zur Beurteilung und Bewertung von Kandidaten.

Bitte beachten Sie, dass nur ausgewählte Kandidaten weiter kontaktiert werden und die Kandidaten im abschließenden Auswahlschritt anhand der bereitgestellten Informationen einer Referenzprüfung unterzogen werden.

Fußzeile

„Die UNESCO erinnert daran, dass bei der Ernennung von Mitarbeitern oberste Priorität haben muss, die höchsten Standards in Bezug auf Effizienz, technische Kompetenz und Integrität zu gewährleisten. Die UNESCO wendet eine Null-Toleranz-Politik gegenüber allen Formen von Belästigung an. Die UNESCO setzt sich dafür ein, eine gerechte und vielfältige geografische Verteilung sowie Geschlechterparität unter ihren Mitarbeitern in allen Kategorien und auf allen Besoldungsgruppen zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus setzt sich die UNESCO für eine Vielfalt der Belegschaft in Bezug auf Geschlecht, Nationalität und Kultur ein. Bewerber aus nicht- und unterrepräsentierten Mitgliedstaaten sind besonders willkommen und werden nachdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Einzelpersonen aus Minderheitengruppen und indigenen Gruppen sowie Menschen mit Behinderungen werden gleichermaßen ermutigt, sich zu bewerben. Alle Bewerbungen werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt. Weltweite Mobilität ist für Mitarbeiter, die auf internationale Stellen berufen werden, erforderlich.“

„Die UNESCO erhebt in keiner Phase des Einstellungsverfahrens eine Gebühr.“