Überblick

Übergeordneter Sektor: [[Verwaltung]]

Dienstort: ​​[[Apia, Samoa]]

Klassifizierung des Dienstortes: [[Außenstelle]]

Standarddauer des Einsatzes: [[Bis zu 6 Monate]]

Berufsgruppe: [[Verwaltung]]

Vertragsart: [[Dienstleistungsvertrag]]

Level: [[SC5]]

Vertragsdauer: [[3 Monate (mit der Möglichkeit einer Verlängerung vorbehaltlich zufriedenstellender Leistung und Verfügbarkeit der Mittel)]]

Rekrutierung offen für: [[Externe Kandidaten]]

Bewerbungsschluss (Mitternacht Pariser Zeit): [[19. Februar 2024 um 5 Uhr (Apia, GMT+13)]]

UNESCO-Grundwerte: Engagement für die Organisation, Integrität, Respekt vor Vielfalt, Professionalität

ÜBERBLICK ÜBER DIE FUNKTIONEN DES POST

Das UNESCO-Büro für die Pazifikstaaten in Apia, Samoa, sucht talentierte und qualifizierte Kandidaten mit samoanischer Staatsangehörigkeit oder Kandidaten mit dem gesetzlichen Recht, in Samoa zu leben und zu arbeiten, um die Position eines Sekretariatsassistenten zu besetzen.

Es stehen zwei Stellen zur Verfügung, eine im Geschäftsbüro des Direktors des UNESCO-Büros und eine in der Programmeinheit. Unter der übergeordneten delegierten Autorität und der unmittelbaren Aufsicht des Bürodirektors und Programmspezialisten leisten die Amtsinhaber dem Direktor und der Programmeinheit wirksame Sekretariats-, Verwaltungs- und Kommunikationsunterstützung, um den reibungslosen Betrieb des Büros und seinen Ablauf zu gewährleisten Informationsmanagement und Programmunterstützung.

Der Stelleninhaber ist für die Bereitstellung qualitativ hochwertiger Sekretariats- und Verwaltungsunterstützung für den Bürodirektor und die Programmeinheit verantwortlich. Der Amtsinhaber spielt eine wichtige Rolle bei der Koordinierung und Erleichterung des Informationsflusses (einschließlich Dokumentation) an den Direktor und das Personal sowie bei der Organisation und Durchführung von Programmaktivitäten/-projekten und übernimmt eine Reihe von Bürounterstützungs- und Verwaltungsfunktionen. Die Stelle erfordert, dass der Amtsinhaber unabhängig handelt, ein gutes Urteilsvermögen an den Tag legt, Initiativen ergreift, Prioritäten festlegt, verschiedene Themen interpretiert und zwischen ihnen unterscheidet und sensible/politische und vorrangige Themen zur Kenntnisnahme des Direktors und/oder anderer Teammitglieder anzeigt. Die Stelle erfordert Engagement und Verantwortungsbewusstsein, fundierte Kenntnisse in allen Aspekten der Themen innerhalb des Mandats des Amtes und der Sekretariats- und Verwaltungsunterstützungsarbeit sowie ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, um relevante Informationen an den Direktor weiterleiten/übersetzen zu können. Mitarbeiter, Führungskräfte sowie externe Partner und Stakeholder.

Terminplanung und Front-Office-Unterstützung

• Screen-Anfragen für Termine mit Vorgesetzten; und Besucher gemäß den Protokollen und einem Sinn für Service zu empfangen; 
• Pflegen Sie den Kalender des Vorgesetzten, einschließlich offizieller Besprechungen während der Mission; 
• Bereitstellung von Erinnerungen und notwendigen Dokumenten und Informationen für Termine;
• Beantworten Sie Anfragen und Korrespondenz, oft sensibler, vertraulicher oder technischer Natur.

Long Description

Organisation und Koordination

• Koordinierung und Durchführung von Sekretariatsdiensten einschließlich Registrierungsunterstützungsdiensten; 
• Unterstützen Sie die Organisation regelmäßiger interner Besprechungen, Workshops und Mitarbeiterveranstaltungen sowie eine effektive interne Kommunikation; 
• Erleichterung der Umsetzung der Anfragen, Anweisungen und Verpflichtungen des Direktors;
• Koordinieren und unterstützen Sie die Verwaltungsarbeit der Programmspezialisten, die Organisation von Workshops und die Nachbereitung.

Korrespondenz

• Täglich eingehende Post und Korrespondenz prüfen, erfassen, verteilen und bearbeiten,
• Bereiten Sie Memos und Protokolle interner und externer Besprechungen vor und überwachen Sie Folgeaktivitäten. 
• Verfassen Sie Notizen zur Akte und koordinieren Sie andere Routinedokumentationen bzw. tragen Sie dazu bei. Bereiten Sie Antwortentwürfe für eine Vielzahl von Korrespondenzen und anderen Mitteilungen vor.
• Verfassen von Notizen und Korrespondenz, Weiterverfolgung der vom Direktor und/oder Programmspezialisten zugewiesenen Berichte; 

Long Description

Unterstützung des Aufsichts- und Genehmigungsprozesses

• Stellen Sie sicher, dass Anträge auf Genehmigung und Unterschriften den Büroverfahren entsprochen haben. 
• Bietet bei Bedarf allgemeine Unterstützung für andere Büromitarbeiter.

Informationsmanagement und Aufzeichnungen

• Hintergrundinformationen und Referenzmaterialien recherchieren, zusammenstellen und organisieren;
• Erstellen Sie eine Vielzahl statistischer und anderer Berichte aus verschiedenen Datenbanken. 
• Erstellen und pflegen Sie das Ablage- und Referenzsystem des Büros;
• Koordinieren Sie die inhaltlichen Vorbereitungen, einschließlich Tagesordnung, Begleit- und Unterstützungsmaterialien für alle Engagements, einschließlich des UN-Landesteams, des Sicherheitsmanagements und anderer Aufgaben und Sitzungen des Direktors und/oder der Programmeinheit.

Long Description

Verwaltung

• Unterstützung des Direktors und der Verwaltung beim Umzug des Büros in neue Räumlichkeiten; Durchsicht von Bibliotheks- und Archivdokumenten, Materialien usw.
• Erledigung verschiedener Verwaltungsaufgaben (z. B. Urlaubs- und Anwesenheitserfassung, Organisation von Besprechungen und anderen Veranstaltungen, Reservierungen usw.);
• Bereiten Sie Vertragsdokumente auf der Grundlage der Beiträge von Programmspezialisten vor und koordinieren Sie diese mit der Zentrale und der Verwaltung im Büro, um eine rechtzeitige Vertragserstellung einschließlich der Registrierung von Anbietern sicherzustellen. 
• Verarbeiten Sie genaue und pünktliche Zahlungen für Verträge und befolgen Sie diese.

Missionsreisemanagement

• Planen und organisieren Sie Reisemissionen des Direktors und stellen Sie sicher, dass Erinnerungs- und Koordinierungsmaßnahmen für die Folgemaßnahmen der Mission ergriffen werden.
• Setzen Sie sich bei Bedarf mit Reisebüros in Verbindung, um Angebote zu erhalten und die rechtzeitige Ausstellung von Tickets für den Direktor und die Programmspezialisten sicherzustellen.

Alle zusätzlichen Aktivitäten, die möglicherweise erforderlich sind, um den Erfolg des Arbeitsteams sicherzustellen.

KOMPETENZEN (Kern-/Führungskräfte)
Verantwortlichkeit (C)
Kommunikation (C)
Innovation (C)
Wissensaustausch und kontinuierliche Verbesserung (C)
Planung und Organisation (C)
Ergebnisfokus (C)
Teamarbeit (C)
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Für detaillierte Informationen konsultieren Sie bitte die UNESCO-Kompetenzrahmen.
BENÖTIGTE QUALIFIKATIONEN

Bildungswesen

• Abschluss der Sekundar- und/oder Berufsausbildung

Berufserfahrung

• Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung in der Sekretariats-, Verwaltungs- oder Protokollassistenz

Sprache

• Ausgezeichnete Englischkenntnisse (mündlich und schriftlich)

Fähigkeiten und Kompetenzen

• Gute zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, einschließlich sehr guter Schreibfähigkeiten
• Gute Organisations-, Planungs-, Überwachungs- und Berichterstattungsfähigkeiten
• Fähigkeit, im Team zu arbeiten, Initiative zu ergreifen und qualitativ hochwertige und zeitnahe Unterstützung und Dienstleistungen bereitzustellen.
• Diskretion und Fähigkeit, effizient und taktvoll mit Menschen unterschiedlicher kultureller Herkunft umzugehen. 
• Fähigkeit, die eigene Arbeit zu priorisieren, zu verwalten und unter minimaler Aufsicht auszuführen. Fähigkeit, unter Druck zu arbeiten. 
• Gute IKT-Kenntnisse mit sicherem Umgang mit MS Office (Outlook, Work, Excel, Powerpoint etc.)

WÜNSCHBARE QUALIFIKATIONEN

Ausbildung: Spezialisierte Ausbildung/Zertifizierung im Sekretariat, Büromanagement oder einem verwandten Bereich.

Arbeitserfahrung: Relevante Erfahrung im System der Vereinten Nationen oder in einer internationalen Organisation. Erfahrung im Extrahieren von Informationen aus verschiedenen Quellen, Zusammenstellen und Berichten.

Sprache: Gute Kenntnisse der samoanischen Sprache.

AUSWAHL- UND EINSTELLUNGSVERFAHREN

Bitte beachten Sie, dass alle Bewerber eine Online-Bewerbung ausfüllen und vollständige und genaue Angaben machen müssen. Um sich zu bewerben, besuchen Sie bitte die UNESCO-Karriere-Website. An dem eingereichten Antrag können keine Änderungen vorgenommen werden.

Die Beurteilung der Kandidaten erfolgt anhand der Kriterien der Stellenausschreibung und kann Tests und/oder Assessments sowie ein kompetenzbasiertes Vorstellungsgespräch umfassen. 

Die UNESCO verwendet Kommunikationstechnologien wie Video- oder Telefonkonferenzen, E-Mail-Korrespondenz usw. zur Beurteilung und Bewertung von Kandidaten.

Bitte beachten Sie, dass nur ausgewählte Kandidaten weiter kontaktiert werden und die Kandidaten im abschließenden Auswahlschritt anhand der bereitgestellten Informationen einer Referenzprüfung unterzogen werden.

Fußzeile

Die UNESCO erinnert daran, dass bei der Ernennung von Mitarbeitern oberste Priorität haben muss, die höchsten Standards in Bezug auf Effizienz, technische Kompetenz und Integrität zu gewährleisten. Die UNESCO wendet eine Null-Toleranz-Politik gegenüber allen Formen von Belästigung an. Die UNESCO setzt sich dafür ein, eine gerechte und vielfältige geografische Verteilung sowie Geschlechterparität unter ihren Mitarbeitern in allen Kategorien und auf allen Besoldungsgruppen zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Darüber hinaus setzt sich die UNESCO für eine Vielfalt der Belegschaft in Bezug auf Geschlecht, Nationalität und Kultur ein. Bewerber aus nicht- und unterrepräsentierten Mitgliedstaaten (letztes Update hier) sind besonders willkommen und werden nachdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Einzelpersonen aus Minderheitengruppen und indigenen Gruppen sowie Menschen mit Behinderungen werden gleichermaßen ermutigt, sich zu bewerben. Alle Bewerbungen werden mit höchster Vertraulichkeit behandelt. Für Mitarbeiter, die auf internationale Stellen berufen werden, ist weltweite Mobilität erforderlich.

Die UNESCO erhebt in keiner Phase des Einstellungsverfahrens eine Gebühr.