Оценка: G4

№ вакансии: DC/ENTERPRISES/G/2024/01
Дата публикации: 28 февраля 2024 г.
Крайний срок подачи заявок (полночь по женевскому времени): 13 марта 2024 г.

ID работы: 11728
Отдел: предприятий
Организационная единица: EMS
Местонахождение: Женева
Форма контракта: Фиксированный срок

Срок действия контракта: Один год

Согласно пункту (e) статьи 4.2 Положений о персонале заполнение вакансий в проектах технического сотрудничества не подпадает под действие Приложения I Положений о персонале и производится путем прямого отбора Генеральным директором.

Чтобы поддержать наиболее информированный процесс заполнения вышеупомянутой вакансии путем прямого отбора, МОТ предлагает заинтересованным кандидатам подать онлайн-заявку до указанной даты.

Следующие лица имеют право подать заявку:

• МОТ Внутренние кандидаты в соответствии с пунктами 31 и 32 Приложения I к Положениям о персонале.
• Внешние кандидаты *

* Процесс найма на должности категории общего обслуживания регулируется конкретными местными критериями найма. МОТ может предложить контракт только лицам, имеющим действующий статус проживания в Швейцарии или в настоящее время проживающим в соседней Франции.

МОТ ценит разнообразие среди своих сотрудников и приветствует заявки от квалифицированных кандидатов-женщин. Мы также поощряем соискателей с ограниченными возможностями. Если вы не можете заполнить нашу онлайн-форму заявки из-за инвалидности, отправьте электронное письмо по адресу ilojobs@ilo.org.

Ожидается, что назначения в сфере технического сотрудничества не приведут к карьере в МОТ, и они не предполагают продления или преобразования в какой-либо другой тип назначения в Организации. Будет заключен первоначальный однолетний срочный контракт. Продление контрактов на техническое сотрудничество зависит от различных факторов, включая следующие: наличие средств, сохраняющаяся потребность в выполнении функций и удовлетворительное поведение и результативность.

*Условия найма внешних кандидатов: В соответствии с существующей практикой МОТ назначение внешнего кандидата обычно производится на первой ступени этого класса. Начальная зарплата на этой должности составляет 35,968 XNUMX швейцарских франков в год.

Введение

Помощник по поддержке проекта будет оказывать поддержку проекту «Инициатива по изменению систем» (SCI), который действует в рамках Отдела малых и средних предприятий (МСП) Департамента предприятий (ENTERPRISE) МОТ. В рамках мандата Департамента по содействию устойчивому предпринимательству команда SCI стремится создать более продуктивные и более достойные рабочие места в микро- и малом бизнесе с помощью рыночных систем и подходов к развитию цепочки создания стоимости. Это будет сделано двумя способами: 1) путем поддержки МОТ и более широкого сообщества, занимающихся вопросами развития, в принятии более системных подходов; и 2.) работая над системными инициативами по всему миру в контексте развивающихся стран.

Являясь членом проектной группы SCI, помощник по поддержке проекта предоставляет различные услуги поддержки, помогая проекту работать эффективно и результативно. Эта должность будет поддерживать деятельность проекта SCI посредством ряда обязанностей, включая подготовку корреспонденции, подготовку документов, сбор финансовых данных проекта, обслуживание веб-сайта, ведение базы данных, поддержку совещаний, поездки и/или регистрацию. Для обработки транзакций сотрудник, занимающий эту должность, должен использовать стандартное офисное оборудование и систему планирования ресурсов и финансирования организации (IRIS). Работа регулируется установленными МОТ правилами, положениями, политикой, процедурами и руководящими принципами, регулирующими сферы деятельности.

Должность работает под руководством менеджера проекта SCI в филиале МСП. Надзор сосредоточен на качестве и своевременности выполнения рабочих заданий, однако Ассистент по поддержке проекта будет работать с некоторой степенью оперативной независимости и будет регулярно работать со всей командой SCI.

Описание обязанностей

• Составлять стандартную переписку, набирать и форматировать различные документы, связанные с проектной деятельностью (переписка, отчеты, технические документы, презентации и т. д.) в соответствии с требованиями МОТ и с использованием соответствующего программного обеспечения.
• Общее управление офисом, административная и логистическая поддержка встреч, семинаров и/или практикумов, организованных в рамках проекта/программы.
• Обновление информации на сайте проекта и в базах данных. Отвечайте на запросы и электронные письма для получения информации.
• Ведение файлов, баз данных и официальных отчетов, связанных с деятельностью проекта. Поиск и отбор соответствующей информации и записей для должностных лиц по запросу.
• Поддерживать связь/запрашивать услуги у других рабочих подразделений внутри или за пределами офиса для выполнения задач.
• Оформить все административные процедуры для официальных поездок, включая разрешения на поездку, визы и другие необходимые разрешения.
• Помощь в расчете сметы расходов и составлении документов и материалов для командировок для коллег, консультантов и участников встреч, семинаров и мероприятий, связанных с проектом.
• Собирайте текущие финансовые данные и информацию для деятельности, связанной с проектом. Введите данные для классификации и кодирования транзакций.
• Подготавливайте и обрабатывайте транзакции в IRIS, включая контракты, запросы на командировки, заказы на покупку, заявки на покупку и разрешения на внешние платежи.
• Организуйте выплаты ресурсным работникам, например, суточные. Составляйте переписку, связанную с платежами, обеспечивайте контроль и ведите учет.
• Поддерживать обслуживание веб-сайта проекта, загружая новые публикации и внося базовые изменения на веб-страницу.
• Выполните другие соответствующие обязанности, как назначено.

Требуемая квалификация

Обучение

Окончание среднего школьного образования.

Опыт

Опыт работы в сфере общего делопроизводства и делопроизводства не менее трех лет.

Языки

Отличное знание английского языка и хорошее практическое знание французского языка.

Компетенции

• Умение организовать свою работу.
• Способность расставлять приоритеты в рабочих заданиях, организовывать собственный график, выполнять рутинную работу самостоятельно, соблюдать сроки и адаптироваться к меняющимся требованиям и многочисленным задачам.
• Владение базовым компьютерным программным обеспечением (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) и умение использовать другие пакеты программного обеспечения, необходимые офису.
• Возможность получать услуги от других рабочих подразделений внутри или за пределами офиса для выполнения задач.
• Умение работать в команде и справляться с большой нагрузкой в ​​условиях дефицита времени.
• Знание практик и процедур подготовки административных документов и ведения файловых систем.
• Умение вести переписку и корректировать документы в соответствии с установленными стандартами.
• Умение работать аккуратно и обращать внимание на детали.
• Отличные устные и письменные навыки общения.
• Навыки обслуживания клиентов для обеспечения вежливого, быстрого и эффективного ответа клиентам.
• Понимание принципов недискриминации и гендерного равенства.
• Также необходимы способность работать в мультикультурной среде и гендерно-чувствительное поведение и отношение.