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Organisation: UNOPS - Bureau des Nations Unies pour les services d'appui aux projets
Lieu: Bangkok
Grade: Assistance administrative , LICA-6, Contrat de Travailleurs Individuels Locaux
Groupes professionnels :
Support administratif
Bancaire et financier
Opérations et Administrations
Date de clôture: 2024-02-23
Responsabilités fonctionnelles
Résumé des fonctions clés:
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Mise en œuvre des stratégies et procédures opérationnelles
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Comptabilité, vérification des paiements et assistance à l'approbation
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Rapports et contrôles financiers
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Suivi et contrôle d'avancement
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Renforcement des connaissances et partage des connaissances
- Assure la pleine conformité des opérations avec les règles, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS.
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Participer à la contribution au contenu des procédures opérationnelles standard (SOP) internes d'un point de vue opérationnel, en consultation avec le superviseur direct et la direction du bureau.
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Travailler en étroite collaboration avec FG et les propriétaires de politiques pour soutenir l’élaboration et la rédaction de lignes directrices, de supports de formation et de communication.
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Travailler en étroite collaboration avec le responsable financier et les clients/utilisateurs pour assurer une mise en œuvre efficace des processus.
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Assure la livraison des services requis dans les délais convenus et initie les actions correctives si nécessaire.
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Veiller à ce que tous les paiements soient conformes aux règles financières, réglementations, politiques et stratégies de l'UNOPS.
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Examiner et vérifier la demande de paiement (RFP) pour vérifier l'exactitude et l'exactitude du montant du paiement, de la devise de paiement, du code de compte et du GLA (grand livre général des comptes) à décaisser et à facturer.
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L’ensemble complet des pièces justificatives est fourni et téléchargé correctement dans la demande de propositions dans OneUNOPS et disponible pour audit à tout moment.
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La sélection du profil du fournisseur (destinataire du paiement) est valide et l'exactitude de la facture indiquée et donne droit à la devise de paiement (RFP).
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La date de facture et la date de paiement du RFP (condition de paiement) sont appliquées avec précision dans la période comptable correcte.
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Capable de gérer et d'obtenir les informations ou documentations requises auprès des initiateurs de paiement et des gestionnaires de portefeuille (PM).
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Aider à répondre et à se coordonner avec PM et IPAS-Finance lorsqu'une demande de dépassement de fonds est requise.
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Prend en charge la préparation des calendriers de dépenses mensuels et des relevés trimestriels et de fin d'année.
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Contacte les collègues du projet et les bureaux régionaux pour vérifier, corriger, ajouter et améliorer la qualité des activités financières d'un projet particulier, y compris les rapports financiers.
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Contacts fréquents avec d'autres membres du personnel financier de l'organisation pour la préparation des paiements, le rapprochement des données, les rapports clients ou les activités d'audit.
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Prépare les états financiers pour les clients.
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Établit une relation de travail solide entre l’équipe et ses principales parties prenantes.
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Gère les communications et s'assure que les parties prenantes sont au courant des activités de l'équipe des remises et des comptes clients, des dates limites de soumission des demandes et des mises à jour sur les politiques et procédures.
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Organise, facilite et propose des initiatives de formation et d'apprentissage pour le personnel sur des sujets liés aux finances.
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Fournit des contributions solides aux réseaux de connaissances et aux communautés de pratique en synthétisant les leçons apprises et en diffusant les meilleures pratiques en matière de ressources humaines.
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Contribue à des commentaires, des idées et des connaissances internes sur les processus et les meilleures pratiques, en les utilisant de manière productive.
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En tant qu'utilisateur clé de l'entreprise, fournit un soutien en matière de gestion financière dans le module de gestion financière du système d'entreprise aux clients internes.
Éducation/Expérience/Exigences linguistiques
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Un diplôme d'études secondaires ou équivalent est requis.
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Un baccalauréat ou une maîtrise en finance ou en comptabilité peut remplacer les années d'expérience professionnelle requises.
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Une formation spécialisée en finance ou en comptabilité est souhaitable.
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6 années d’expérience pertinente en comptabilité et en finance sont requises.
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Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de progiciels bureautiques (G Suite), une connaissance des progiciels de feuilles de calcul et de bases de données et une expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web sont souhaitables.
- La maîtrise de l'anglais écrit et oral est indispensable.
- La connaissance de la deuxième langue de travail de l'ONU est souhaitable.
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