概要

郵便番号 : PAX 003

グレード : G-7

親部門 : 優先アフリカおよび対外関係部門 (PAX)

勤務地: パリ

ジョブファミリー: 一般的な管理サポート

契約の種類：期間

契約期間 : 2 年、更新可能

募集対象：社内外の候補者

申請期限 (パリ時間深夜) : 10 年 2024 月 XNUMX 日

ユネスコのコアバリュー：組織へのコミットメント、誠実さ、多様性の尊重、プロフェッショナリズム

(フランスで働く資格のある候補者のみがこのポジションに応募できます)。

ポストの機能の概要

アフリカ優先対外関係担当局長補佐（ADG/PAX）の指導と直接監督の下、事務補佐官はADG/PAXに高品質で専門的な秘書および管理サポートサービスを提供する責任を負っています。 これには、オフィスのスムーズな運営と情報の流れと管理が含まれます。 現職者は、部門内外のスタッフ、マネージャー、組織内外の高官と直接連絡を取り合っています。

このポストには、確立されたガイドラインと ADG/PAX からの一般的な指示に基づいて、優先順位を設定し、独立して作業を組織する能力が必要です。

長い説明

特に、エグゼクティブアシスタントは次のことを行います。

• ADG/PAX の議題に対して全責任を負います (必要に応じて適切な協議を伴う時間管理とスケジュール設定)。 予定を調整し、ADG/PAX の議題を維持する。 上級職員との最初の連絡窓口および連絡窓口としての役割を果たす。 訪問者（多くの場合、上位の訪問者）を受け入れる。 電話をかけたり選別したり、問い合わせに答えたりする。 関連する競合する要求に効果的に優先順位を付けて解決します。 ADG/PAX の旅行とミッションを企画します。
• コミュニケーション、会議、ワークフローに関して、ADG/PAX 事務局の業務を組織する。 効果的かつ効率的に調整およびフォローアップを行う。 ADG/PAXの作業プログラムの管理において実質的かつ管理的なサポートを提供し、計画どおりに会議やイベントに確実に参加できるようにする。 ADG/PAX とセクターのスタッフメンバー間の交流と情報の流れを促進する。 機密性、複雑性、緊急性の高い問題を特定し、ADG/PAX に通知する。 セクター内のあらゆるレベルのスタッフに情報と指導を広め、提供し、意図と期限の理解を確実にします。
• 内部手順の確立と改善、通信や文書の追跡システムなど、事務局の円滑かつ効率的な運営に全責任を負い、事務局の実質的な管理業務を組織し促進する。 作業が企業標準に従って、定められた期限内に行われていることを確認します。 作業の進捗状況と、ADG/PAX にとっての優先事項および懸念事項を監視します。 議題の最終決定、招待状、文書の作成と配布、会議のメモ取りと議事録の作成、および必要な行動のフォローアップに対する責任を含むハイレベル会議を開催します。
• ADG/PAX 向けのスタッフによる報告書、通信、ブリーフィングノート、その他の文書の作成に関するフォローアップ。 送信ドキュメントの品質管理機能を実行します。 標準的な慣行とプロトコルに従って、形式、文法、句読点、スタイルを遵守するためにテキストを校正、編集、レビューします。 ADG/PAX の署名のための通信を準備し、必要に応じて非公式の翻訳を作成し、部門のデジタルおよび共有組織記憶内に要素を提供および維持します。
• 調整・現場支援室、対外関係部門、優先アフリカ調整部門、およびセクター全体との連携を促進し、ADG の資料収集（背景文書、改定スピーチ、プレゼンテーション）を行う。

コンピテンシー（コア/管理）
説明責任（C）
コミュニケーション（C）
イノベーション（C）
知識の共有と継続的な改善（C）
企画・運営 (C)
結果の焦点（C）
チームワーク（C）
プロフェッショナリズム (C)
–
詳細については、 ユネスココンピテンシーフレームワーク.
必要な資格

教育

• 中等教育、技術教育および/または職業教育を修了していること。

実務経験

• 国際的な専門環境における秘書、管理または関連業務における少なくとも 10 年の関連する専門的経験。
• 上級管理責任のある監督者および/または高レベルの職員の下で働いた経験。

長い説明

スキルとコンピテンシー

• 優れた対人スキルと、チームワークを重視した前向きな職場関係を確立および維持する能力。
• 英語またはフランス語での書面および口頭の両方における優れたコミュニケーション能力。
• 優れた組織力と調整能力。
• 良い時間管理スキル。
• 厳しい締め切り内で効果的に働く能力、複雑でデリケートな状況に対処する能力、および作業スケジュールを調整する柔軟性。
• 多文化環境において、あらゆるレベルのさまざまなパートナー/機関、その他の利害関係者と効率的かつ機転を利かせて対応できる能力。
• 優先順位を設定し、自分の作業計画を監視する機能。
• 外交感覚、思慮深さ、そして職業上の誠実さ。
• 優れたITスキル（Outlook、Word、Excel、PowerPointなど） 

ESL, ビジネスESL <br> 中国語/フランス語、その他

• 英語またはフランス語の優れた知識 (口頭および書面) と、その他の言語についての十分な知識。

望ましい資格

教育

• 管理、事務局および/または事務管理または関連分野における専門トレーニング/認定。

実務経験

• 国連システムまたは国際組織/機関内の同様の機能での勤務経験。

スキルとコンピテンシー

• 国際機関および/または国連システムの仕事と一般的な機能に精通していること。
• 優れた校正スキル。

 ESL, ビジネスESL <br> 中国語/フランス語、その他

• ユネスコの別の公用語（アラビア語、中国語、ロシア語、またはスペイン語）の知識。

メリットと資格

ユネスコの給与は、基本給とその他の給付で構成されており、該当する場合は、30日間の年次休暇、家族手当、医療保険、年金制度などが含まれます。

このポストのおおよその年間初任給は 51 ユーロです。

特典と資格の詳細については、 スタッフ特典のご案内.

選択と採用プロセス

すべての候補者はオンライン申請を完了し、完全で正確な情報を提供する必要があることに注意してください。 お申し込みは、 ユネスコキャリアウェブサイト。 提出された申請書を変更することはできません。

候補者の評価は、欠員通知の基準に基づいており、テストや評価、およびコンピテンシーベースの面接が含まれる場合があります。 

ユネスコは、候補者の評価と評価に、ビデオや電話会議、電子メール通信などの通信技術を使用しています。

選択された候補者のみがさらに連絡され、最終選択ステップの候補者は、提供された情報に基づいて参照チェックの対象となることに注意してください。

フッター

ユネスコは、職員の任命において最も重要な考慮事項は、最高水準の効率性、技術的能力、および完全性を確保する必要性であることを想起する. ユネスコは、あらゆる形態のハラスメントに対してゼロ トレランス ポリシーを適用します。 ユネスコは、公平で多様な地理的分布を達成し、維持すること、およびすべてのカテゴリおよびすべての学年でスタッフ メンバー間の男女平等を実現することに取り組んでいます。 さらに、ユネスコは、性別、国籍、文化の面で労働力の多様性を達成することに取り組んでいます。 非代表および過小代表の加盟国からの候補者 (最終更新はこちら) は特に歓迎され、応募することを強くお勧めします。 マイノリティ グループや先住民グループの個人、障害のある人も同様に応募することが奨励されています。 すべてのアプリケーションは、最高レベルの機密性をもって扱われます。 国際ポストに任命されたスタッフには、世界中を移動できる能力が求められます。

ユネスコは、採用プロセスのどの段階でも料金を請求しません。