概要

郵便番号 : 4KHADM0704RP

グレード : G-4

親部門 : 管理および管理部門 (ADM)

勤務地: プノンペン

職種: 管理

契約形態 : 有期分野

契約期間 : 2 年、更新可能

募集対象：社内外の候補者

申し込み締め切り（パリ時間の真夜中）：15年2024月XNUMX日

ユネスコのコアバリュー：組織へのコミットメント、誠実さ、多様性の尊重、プロフェッショナリズム

(カンボジアで働く権利のある候補者のみがこのポジションに応募できます)。

ポストの機能の概要

事務局長（HFO）の全体的な権限とユニット長（文化）/プログラムスペシャリストの直接監督の下で、このポストは事務局の円滑かつ効率的な運営に貢献するために、さまざまな管理および事務支援業務を実行します。オフィス内の情報の流れと管理。

長い説明

• 草稿からセクション/ユニットの作業に関連する完全かつ最終的な文書、出版物、および通信を作成します。文書、作業計画、予算の作成に使用される情報とデータを検索、特定、編集、レビュー、更新する。正確さと承認された金額の遵守を保証します。定期的および臨時の予算/財務更新の準備、プログラム/プロジェクトの実施に関する報告、監督者による使用と精査のための統計および/または予測をサポートするために、自動システムにデータを入力し、自動システムからレポートを実行する。責任あるマネージャー。募金活動に対する行政支援を提供します。
• 例やテンプレートを使用してさまざまな管理文書を準備します。事務手続きを開始し、事務局のAOと協力して支払いのフォローアップを含むフォローアップを確実に行います。作業計画とタイムリーで調整された作業の実行をサポートするために、チームメンバーに特定の管理プロセスと関連手順を知らせます。未払いの支払い、期限、ボトルネックについてチームメンバーをフォローアップし、警告します。休暇や出勤の記録などの一般的な管理タスクを実行します。作業単位のファイル (紙と電子の両方) とデータベースを管理し、ソフトウェアとオフィス機器のサポートの提供を支援します。
• 会場、設備を予約し、その他の関連するロジスティック サポートを提供することにより、公式の会議、イベント、およびワークショップを開催します。 会議、イベント、ワークショップに合わせて公式旅行を手配する。 旅行の手配。 旅程と議題を追跡し、準備する。 情報を提供/明確化し、ビザ申請などの必要書類を準備することにより、旅行を容易にします。 イベントの管理サポートを提供します。 最終的な形で提示するための情報とデータを照合/フォーマットします。 参加者に通知します。 ドキュメントの配布を整理します。 議事録/情報/文書を収集し、関連文書を準備します。
• 通信および文書の受信、分析、分類、登録および配布。大規模な配布リストを更新および維持し、データとレポートの要求を処理します。受け取った文書とフォローアップ、通信の下書き、および電子メールの重要性と優先順位を決定します。適切な文法、スペル、句読点を保証する標準的な慣行およびプロトコルに従って送信通信をレビュー、校正、編集する。変更/修正を推奨します。文書の翻訳手配も承ります。情報、文書、データを記録、更新、取得することにより、物理メディアと電子メディアの両方で情報システムとデータベースを維持します。適切なテクノロジー/ソフトウェアを使用してプレゼンテーション資料の準備を支援します。
• 問い合わせに応答し、日常的な未解決の問題をフォローアップします。必要に応じてルート情報とクエリ。上司や同僚に情報を提供する。予約を取り、訪問者を受け入れ、電話をかけ、問い合わせに答えたり、関連する専門家やサービスを紹介したりする。追加情報や説明を取得するために、さまざまな内部サービスと連携します。短期/臨時スタッフに、一般的なオフィスプロセスと手順、自動化システム、コンピューターアプリケーションなどについての指導を提供します。

コンピテンシー（コア/管理）
説明責任（C）
コミュニケーション（C）
イノベーション（C）
知識の共有と継続的な改善（C）
企画・運営 (C)
結果の焦点（C）
チームワーク（C）
プロフェッショナリズム (C)
–
詳細については、 ユネスココンピテンシーフレームワーク.
必要な資格

教育

• 中等教育、技術教育および/または職業教育を修了していること。

実務経験

• 管理および/または秘書サポート サービスまたは関連業務における少なくとも 3 年の関連業務経験。

スキルとコンピテンシー

• 優れた対人スキルとコミュニケーションスキル、強力なサービス指向、さまざまなレベルの相手と効率的に対応できる能力。
• 優れた計画、組織化、時間管理のスキル。
• 現在および現代の文脈/状況を分析および解釈する能力。
• 優れた組織力と調整スキル。イニシアチブをとり、優先順位を確立し、自分の作業計画を監視する能力。
• チームの一員として働き、効率的で質の高いタイムリーなサポートを提供し、複雑でデリケートな状況に効率的に対処できる能力。
• 誠実さ、機密保持、コミットメント、信頼性の感覚。
• 思慮深く、適切な判断力があり、異なる文化的背景を持つ人々に効率的かつ巧みに対処できる能力。
• MS Office (Outlook、Word、Excel、Power Point など) の使用に習熟した優れた IT スキルとソーシャル メディア管理スキル。

ESL, ビジネスESL <br> 中国語/フランス語、その他

• クメール語と英語の優れた知識（書き言葉および話し言葉）。

望ましい資格

教育

• 秘書科学または一般管理に関する専門トレーニングまたはコース。

実務経験

• 国際機関または国連機関での関連経験。
• エンタープライズ リソース プランニング (ERP) ツールの使用経験。

メリットと資格

ユネスコの給与は、基本給とその他の給付で構成されており、該当する場合は、30日間の年次休暇、家族手当、医療保険、年金制度などが含まれます。

このポストのおおよその年間初任給は 12 米ドルです。特典と資格の詳細については、当社のウェブサイトをご覧ください。 スタッフ特典のご案内.

選択と採用プロセス

すべての候補者はオンライン申請を完了し、完全で正確な情報を提供する必要があることに注意してください。 お申し込みは、 ユネスコのキャリアのウェブサイト。 提出された申請書に変更を加えることはできません。

候補者の評価は、欠員通知の基準に基づいており、テストや評価、およびコンピテンシーベースの面接が含まれる場合があります。 

ユネスコは、候補者の評価と評価に、ビデオや電話会議、電子メール通信などの通信技術を使用しています。

選択された候補者のみがさらに連絡され、最終選択ステップの候補者は、提供された情報に基づいて参照チェックの対象となることに注意してください。

フッター

ユネスコは、職員の任命において最も重要な考慮事項は、最高水準の効率性、技術的能力、および完全性を確保する必要性であることを想起する. ユネスコは、あらゆる形態のハラスメントに対してゼロ トレランス ポリシーを適用します。 ユネスコは、公平で多様な地理的分布を達成し、維持すること、およびすべてのカテゴリおよびすべての学年でスタッフ メンバー間の男女平等を実現することに取り組んでいます。 さらに、ユネスコは、性別、国籍、文化の面で労働力の多様性を達成することに取り組んでいます。 非代表および過小代表の加盟国からの候補者 (最終更新はこちら) は特に歓迎され、応募することを強くお勧めします。 マイノリティ グループや先住民グループの個人、障害のある人も同様に応募することが奨励されています。 すべてのアプリケーションは、最高レベルの機密性をもって扱われます。 国際ポストに任命されたスタッフには、世界中を移動できる能力が求められます。

ユネスコは、採用プロセスのどの段階でも料金を請求しません。