概要

親部門 : [[行政]]

任務ステーション: [[アピア、サモア]]

当直局の分類: [[現場事務所]]

標準任務期間 : [[最長 6 か月]]

ジョブファミリー: [[管理]]

契約の種類 : [[サービス契約]]

レベル：[[SC5]]

契約期間 : [[3 か月 (満足のいくパフォーマンスと資金の利用可能性に応じて延長の可能性あり)]]

募集対象者: [[外部候補者]]

申請期限 (パリ時間深夜) : [[19 年 2024 月 5 日 @ 午後 13 時 (アピア、GMT+XNUMX)]]

ユネスコのコアバリュー：組織へのコミットメント、誠実さ、多様性の尊重、プロフェッショナリズム

ポストの機能の概要

サモアのアピアにあるユネスコ太平洋諸国事務所は、秘書補佐の職に就く、才能と資格のあるサモア国民の候補者、またはサモアに居住し働く法的権利を持つ候補者を探しています。

ポストは 2 つあり、1 つはユネスコ事務局長の事務室に、もう 1 つはプログラムユニットにあります。全体的な委任された権限と、事務局長およびプログラムスペシャリストの即時監督の下で、現職者は事務局とそのフローの円滑な運営を確保するために、局長およびプログラムユニットに効果的な秘書、管理、およびコミュニケーションのサポートを提供します。情報の管理とプログラムのサポート。

現職者は、オフィスおよびプログラム部門のディレクターに質の高い秘書および管理サポートを提供する責任があります。現職者は、所長およびスタッフへの情報 (文書を含む) フローの調整と促進、およびさまざまな事務サポートおよび管理機能を実行するプログラム活動/プロジェクトの組織化と実施において重要な役割を果たしています。このポストでは、現職者が独立して行動し、適切な判断を下し、率先して行動し、優先順位を確立し、さまざまな主題を解釈して区別し、ディレクターや他のチームメンバーの注意を引くために機密/政治的問題や優先事項にフラグを立てることが求められます。このポストには、献身と説明責任、事務局の権限内の主題および秘書および管理サポート業務のあらゆる側面に関する深い知識、関連情報を局長に関連付けたり翻訳したりできる優れたコミュニケーションスキルが求められます。スタッフメンバー、上級マネージャー、さらに外部パートナーや利害関係者も含まれます。

スケジューリングとフロントオフィスのサポート

• 監督者との約束のリクエストを選別する。プロトコルとサービス精神に従って訪問者を受け入れます。 
• 任務中の公式会議を含む監督者のカレンダーを管理する。 
• リマインダー、予約に必要な書類や情報を提供する。
• 多くの場合、機密性、機密性、または技術的な性質を持つ質問や通信に対応します。

長い説明

組織化と調整

• 登録サポートサービスを含む秘書業務を調整および実行します。 
• 定期的な社内会議、ワークショップ、スタッフイベントの開催と効果的な社内コミュニケーションをサポートします。 
• ディレクターの要求、指示、約束の履行を促進します。
• プログラムスペシャリストの事務作業の調整やサポート、ワークショップの開催、フォローアップなどを行います。

対応

• 受信メールと通信を毎日確認、記録、配布、処理します。
• 社内外の会議のメモや議事録を作成し、フォローアップ活動を監視します。 
• ファイルへのメモの草案を作成し、他の日常的な文書を調整/貢献します。幅広い通信やその他のコミュニケーションに対する返答草案を作成します。
• メモや通信の草案を作成し、ディレクターやプログラム スペシャリストの割り当てに従ってレポートをフォローアップします。 

長い説明

監視および承認プロセスのサポート

• 承認と署名の要求が事務手続きに従っていることを確認します。 
• 必要に応じて、他のオフィスサポートスタッフに一般的な支援を提供します。

情報管理と記録保持

• 背景情報と参考資料を調査、編集、整理します。
• さまざまなデータベースからさまざまな統計レポートやその他のレポートを生成します。 
• オフィスのファイリングおよび参照システムを作成および維持します。
• 国連カントリーチーム、安全管理、その他のタスクやディレクターおよび/またはプログラムユニットの会議を含む、すべての取り組みの議題、付随物およびサポート資料を含む実質的な準備を調整します。

長い説明

管理部門

• オフィスの新しい施設への移動においてディレクターと管理者をサポートします。図書館およびアーカイブの文書、資料などのレビュー。
• さまざまな管理業務を実行します (例: 休暇と出席の記録、会議やその他のイベントの手配、予約など)。
• プログラムスペシャリストからの意見に基づいて契約文書を作成し、本社およびオフィスの管理部門と調整して、ベンダー登録を含む契約がタイムリーに確立されるようにします。 
• 契約の支払いを正確かつタイムリーに処理し、フォロースルーします。

ミッション旅行管理

• ディレクターの出張ミッションを計画および組織し、ミッションのフォローアップ行動のリマインダーと調整が確実に行われるようにする。
• 必要に応じて旅行代理店をフォローアップし、見積もりを受け取り、ディレクターとプログラムスペシャリストがタイムリーにチケットを発行できるようにします。

作業チームの成功を確実にするために必要となる可能性のある追加の活動。

コンピテンシー（コア/管理）
説明責任（C）
コミュニケーション（C）
イノベーション（C）
知識の共有と継続的な改善（C）
企画・運営 (C)
結果の焦点（C）
チームワーク（C）
–
詳細については、 ユネスココンピテンシーフレームワーク.
必要な資格

教育

• 中等教育および/または職業教育の修了

実務経験

• 秘書、管理、または議定書補助における関連業務の最低 5 年経験

言語設定

• 英語の優れた知識（口頭および筆記）

スキルとコンピテンシー

• 優れた対人スキルとコミュニケーションスキル（非常に優れたライティングスキルを含む）
• 優れた組織化、計画、監視、報告のスキル
• チームの一員として働き、率先して行動し、質の高いサポートとサービスをタイムリーに提供する能力。
• さまざまな文化的背景を持つ人々に効率的かつ巧みに対処する裁量と能力。 
• 自分の仕事に優先順位を付けて管理し、最小限の監督の下で実行する能力。プレッシャーの下でも働く能力。 
• MS Office (Outlook、Work、Excel、Powerpoint など) の使用に習熟した優れた ICT スキル

望ましい資格

教育： 秘書、事務管理、または関連分野の専門トレーニング/認定。

実務経験： 国連システムまたは国際機関内での関連経験。さまざまなソースから情報を抽出し、編集し、レポートする経験。

言語： サモア語の知識が豊富。

選択と採用プロセス

すべての候補者はオンライン申請を完了し、完全で正確な情報を提供する必要があることに注意してください。 お申し込みは、 ユネスコのキャリアのウェブサイト。 提出された申請書に変更を加えることはできません。

候補者の評価は、欠員通知の基準に基づいており、テストや評価、およびコンピテンシーベースの面接が含まれる場合があります。 

ユネスコは、候補者の評価と評価に、ビデオや電話会議、電子メール通信などの通信技術を使用しています。

選択された候補者のみがさらに連絡され、最終選択ステップの候補者は、提供された情報に基づいて参照チェックの対象となることに注意してください。

フッター

ユネスコは、職員の任命において最も重要な考慮事項は、最高水準の効率性、技術的能力、および完全性を確保する必要性であることを想起する. ユネスコは、あらゆる形態のハラスメントに対してゼロ トレランス ポリシーを適用します。 ユネスコは、公平で多様な地理的分布を達成し、維持すること、およびすべてのカテゴリおよびすべての学年でスタッフ メンバー間の男女平等を実現することに取り組んでいます。 さらに、ユネスコは、性別、国籍、文化の面で労働力の多様性を達成することに取り組んでいます。 非代表および過小代表の加盟国からの候補者 (最終更新はこちら) は特に歓迎され、応募することを強くお勧めします。 マイノリティ グループや先住民グループの個人、障害のある人も同様に応募することが奨励されています。 すべてのアプリケーションは、最高レベルの機密性をもって扱われます。 国際ポストに任命されたスタッフには、世界中を移動できる能力が求められます。

ユネスコは、採用プロセスのどの段階でも料金を請求しません。