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Organisation: PNUD - Programme des Nations Unies pour le développement
Emplacement : Djibouti
Grade: Soutien administratif, NPSA-6, Accord de services du personnel national
Groupes professionnels :
logistique
Chaîne d'approvisionnement
Date de clôture: 2024-04-02
Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) est le réseau mondial de développement des Nations Unies, qui prône le changement et connecte les pays aux connaissances, à l'expérience et aux ressources pour aider les gens à construire une vie meilleure. Nous sommes présents sur le terrain dans 170 pays et territoires, travaillant avec les gouvernements et les citoyens sur leurs propres solutions aux défis de développement mondiaux et nationaux afin de contribuer à l'autonomisation des vies et à la construction de nations résilientes.
Le ministère de la Santé assumera la gestion des ressources allouées par le Fonds mondial en soutien aux efforts du gouvernement de Djibouti dans la lutte contre le VIH, la tuberculose et le paludisme pour le cycle de financement 2024-2026.
A partir de janvier 2024, une collaboration étroite entre le PNUD et le Ministère de la Santé se poursuivra sur l'approvisionnement et la gestion des produits de santé du 1er janvier 2024 au 31 décembre 2025. Par la suite, la responsabilité de la composante Gestion des Produits de Santé (HPM) sera transférée. au Ministère de la Santé – OGPP (Organe de Gestion de portefeuille des projets) pour l’année 2026.
Afin d'assurer une transition harmonieuse entre le PNUD et le Ministère de la Santé dans la gestion des produits de santé financés par le Fonds Mondial à Djibouti, le Ministère de la Santé a proposé que le PNUD continue de gérer les achats de produits pharmaceutiques et médicaux en appui au Ministère. de la Santé dans son nouveau rôle de récipiendaire principal (PR).
Cela se fera conformément aux règles, politiques et procédures du PNUD et aux accords du PNUD avec le ministère de la Santé.
Dans ce contexte, le PNUD recrute un Associé Logistique qui sera placé sous la supervision directe de l'Analyste PSM du PNUD.
L'associé logistique soutiendra et assurera la gestion efficace des activités de la composante MSP du projet SIDA, Tuberculose, Paludisme et COVID19.
Devoirs et responsabilités
Le PSM associé à la logistique sera directement responsable de la réussite des tâches ci-dessous.
1. Approvisionnement
- En collaboration avec le pharmacien, élaborer et mettre en œuvre le plan d'approvisionnement en produits pharmaceutiques et autres produits médicaux basé sur le document de planification contractuelle (le HPMT) validé par le Fonds mondial, et s'assurer que le plan d'approvisionnement est mis en œuvre à temps.
- Suivre et mettre à jour les plans d'achats.
- Création des bons de commande et suivi auprès des fournisseurs.
- Préparer la documentation pour les cas soumis pour examen par le Comité des Contrats du PNUD (CAP) ;
- Développer et mettre en œuvre le système de contrôle interne pour garantir que les bons de commande (PO) sont correctement préparés et traités.
- En collaboration avec le pharmacien, gérer les outils Quantum, notamment la création des bons de commande, des absences/congés des chauffeurs, etc. ;
- Mettre à jour le tableau de bord de suivi des commandes.
- Signaler les transactions d'approvisionnement au système de rapport sur les prix et la qualité (PQR) du Fonds mondial en l'absence des pharmaciens.
- Soutenir l’atténuation des risques dans l’achat et la gestion des produits de santé et mettre en œuvre des mesures d’assurance contre les risques.
2. Chaîne d'approvisionnement
- Préparer les contrats et les avenants aux contrats pour les prestataires de services et les consultants ayant des responsabilités en SHP.
- Gérer les appels d'offres pour la sélection des prestataires impliqués dans la supply chain (dédouanement, stockage, transport) : préparation des appels d'offres, exercices d'évaluation des offres, mise en relation avec les candidats ou soumissionnaires, procédure de sélection.
- Assurer les paiements en temps opportun aux prestataires de services et aux consultants.
- Superviser les services fournis pour l'entreposage et la distribution des produits de santé en l'absence du pharmacien;
- Assurer une communication fluide avec les prestataires de services.
- S'assurer que l'espace de stockage est disponible avant l'arrivée des nouveaux produits.
- Assurer un traitement rapide des procédures de dédouanement et organiser la réception des produits au niveau central.
- Effectuer les formalités relatives à la collecte des produits à leur arrivée dans le pays.
- Assurer le bon stockage des produits dans les entrepôts centraux ;
- Participer et soutenir les inventaires physiques au niveau central.
- Signaler toute irrégularité dans le stockage des intrants et la gestion des stocks au superviseur ;
- Proposer des mesures pour améliorer l'entreposage et la logistique.
- Soutenir et superviser la préparation des commandes selon le calendrier.
- Soutenir le DPSP dans la validation des commandes en collaboration avec le superviseur.
- Préparer les plans de transport.
- Superviser le transport des intrants de santé ;
- Soutenir les initiatives de renforcement des capacités de la chaîne d’approvisionnement.
- Soutenir l’échantillonnage pour le contrôle qualité selon le plan établi.
- Toute autre tâche demandée par le superviseur.
3. Divers
- Assurer le renforcement des capacités du responsable de la passation des marchés de l'OGPP ;
- Achat de billets et préparation des bons de commande de voyage, des DSA et des billets ;
- Organisation de maintenance des véhicules.
- Accompagnement à la gestion de la formation.
Sous la direction et la supervision directe de l'analyste PSM, l'associé logistique travaille en étroite collaboration avec l'équipe de projet en se concentrant sur l'atteinte des résultats.
5. Compétences
Core
Atteindre les résultats : NIVEAU 1 : Planifie et surveille son propre travail, prête attention aux détails, livre un travail de qualité dans les délais.
Penser de manière innovante : NIVEAU 1 : Ouvert aux idées créatives/aux risques connus, résout pragmatiquement les problèmes, apporte des améliorations.
Apprendre en continu : NIVEAU 1 : Ouvert d'esprit et curieux, partage ses connaissances, apprend de ses erreurs, demande des commentaires.
S'adapter avec agilité : NIVEAU 1 : S'adapte au changement, gère de manière constructive l'ambiguïté/l'incertitude, est flexible.
Agir avec détermination : NIVEAU 1 : Fait preuve de dynamisme et de motivation, capable de livrer calmement face à l'adversité, confiant.
S'engager et s'associer : NIVEAU 1 : Démontre de la compassion/compréhension envers les autres, forme des relations positives.
Permettre la diversité et l'inclusion : NIVEAU 1 : Apprécier/respecter les différences, être conscient des préjugés inconscients, affronter la discrimination.
Compétences transversales et techniques)
Numérique & Innovation
Numérique et innovation : être compétent en matière de tri de données, de nettoyage de données, d'administration d'enquêtes, de présentation et de reporting, y compris la collecte de données en temps réel (par exemple, données mobiles, données satellite, données de capteurs).
Direction et stratégie d'entreprise
Réflexion stratégique : Capacité à élaborer des stratégies efficaces et des plans hiérarchisés conformément aux objectifs du PNUD, sur la base de l'analyse systémique des défis, des risques potentiels et des opportunités ; relier la vision à la réalité sur le terrain et créer des solutions tangibles.
Capacité à tirer parti de l'apprentissage de diverses sources pour anticiper et réagir aux tendances futures ; faire preuve de prévoyance afin de modéliser les développements futurs et les voies possibles pour le PNUD.
Direction et stratégie d'entreprise
Négociation et influence : capacité à parvenir à un accord, à persuader les autres, à résoudre les points de divergence, à tirer parti du résultat du dialogue, à négocier des solutions mutuellement acceptables par le biais de compromis et à créer des situations « gagnant-gagnant ».
Gestion d'entreprise
Communication : Capacité à communiquer de manière claire, concise et sans ambiguïté, tant par voie écrite que verbale ; adapter les messages et choisir les méthodes de communication en fonction du public cible. Capacité à gérer les communications internes et externes, via les médias, les réseaux sociaux et d'autres canaux appropriés.
Gestion des partenariats
Gestion des relations : capacité à s'engager avec un large éventail de partenaires publics et privés, à établir, maintenir et/ou renforcer les relations de travail, la confiance et la compréhension mutuelle.
Ethique
Conseils et orientations en matière d'éthique : Capacité à analyser rapidement des modèles de faits complexes et à fournir des conseils et des orientations en matière d'éthique complets, sensibles et confidentiels.
Approvisionnement
Gestion des relations avec les fournisseurs : connaissance des concepts, des principes et des méthodes de gestion des fournisseurs et capacité à les appliquer à des situations stratégiques et/ou pratiques.
Min. Exigences en matière d'éducation :
Baccalauréat en administration des affaires, logistique ou tout domaine connexe avec 3 années d'expérience pertinente ou école secondaire avec 6 années d'expérience pertinente.
Min. années d'expérience de travail pertinente
- Minimum 3 ans d'expérience pertinente en gestion des achats,
- Trois ans avec un baccalauréat ou 6 ans avec un lycée
Compétences requises.
- Connaissance des principes de la chaîne d'approvisionnement ; Différentes fonctions au sein d'une chaîne d'approvisionnement, telles que l'approvisionnement, la production, la gestion des stocks, le transport et la distribution, doivent être intégrées et coordonnées pour garantir un flux fluide.
- Bonne connaissance des logiciels bureautiques (MS Word, Excel, PowerPoint)
- Compétences souhaitées en plus des compétences couvertes dans la section Compétences.
- Une expérience en tant qu'acheteur dans une organisation internationale serait un atout.
- une expérience dans un organisme de santé publique serait un atout.
- Connaissance des règles, politiques et procédures du Fonds mondial, un atout.
- Une expérience de technicien en pharmacie avec des compétences en logistique sera un atout.
- La connaissance de la lecture et de la compréhension de la langue anglaise sera un atout.
Langue(s) requise(s)
- Excellente maîtrise du français et du somalien, écrit et parlé de manière professionnelle.
- Somali : comprendre et parler est nécessaire.
- L'anglais sera un atout.
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