1. Projektabwicklung und Leistung 

• Implementierungsplan(e) entwickeln, vervollständigen und aktualisieren

• Setzen Sie den genehmigten Plan (einschließlich der Festlegung von Meilensteinen) innerhalb der vom Projektvorstand festgelegten Toleranzen um. 

• Integrieren Sie Nachhaltigkeitsdimensionen, einschließlich sozialer und geschlechtsspezifischer Inklusion, Umwelt- und Wirtschaftsaspekte, in die Projektlaufzeit. 

• Verwalten Sie die Produktion der erforderlichen Ergebnisse, übernehmen Sie die Verantwortung für den Gesamtfortschritt und die Verwendung von Ressourcen und leiten Sie bei Bedarf Korrekturmaßnahmen ein.

• Stellen Sie sicher, dass die Qualität der Arbeitspakete und Leistungen den im Implementierungsplan definierten Qualitätsanforderungen entspricht.

• Nehmen Sie Kontakt mit externen Lieferanten oder Account Managern auf.

• Verwalten Sie die Annahme und Lieferung von Arbeitspaketen.

• Überwachen Sie den Projektfortschritt und stellen Sie sicher, dass die Arbeitspakete ordnungsgemäß ausgeführt werden.

• Steuern Sie Projekt- und Arbeitspaketänderungen.

• Von Lieferanten gelieferte Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten annehmen. 

• Führen Sie Aufgaben im Vertragsmanagement, einschließlich der Bewertung der Lieferantenleistung.

• Fungieren Sie als Arbeitgebervertreter im Rahmen der FIDIC-Arbeitsverträge.

• Identifizieren und antizipieren Sie rechtzeitig potenzielle Risiken und Probleme und empfehlen Sie der Geschäftsleitung/dem Projektvorstand Abhilfemaßnahmen, damit der größtmögliche Nutzen für Partner und andere Interessengruppen erzielt wird.

• Identifizieren Sie potenzielle Geschäftsmöglichkeiten für UNOPS und melden Sie diese dem Vorgesetzten

• Befolgen Sie alle Organisationsrichtlinien und insbesondere das Projektmanagementhandbuch

• Bereiten Sie alle relevanten Pläne zur Genehmigung durch den Projektvorstand vor bzw. passen Sie sie an.

• Verwalten Sie die in den rechtlichen Vereinbarungen und im Implementierungsplan definierten Berichtspflichten

• Entwerfen Sie die Anforderungsdefinitionen für Beschaffungsprozesse. Genehmigen von Bestellanforderungen und Zahlungsaufforderungen, die keine Bestellungen sind; Bewertung der eingegangenen Einreichungen, sofern in das Bewertungsteam berufen. 

• Stellen Sie sicher, dass die Projektdateien gepflegt und die gewonnenen Erkenntnisse aufgezeichnet werden

• Gewährleistung der Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien und Kontrollmechanismen für das Projektfinanzmanagement in Übereinstimmung mit den UNOPS-Regeln und -Vorschriften.

• Verwalten Sie Budgets, Cashflow und Verpflichtungen, um sicherzustellen, dass die zu erbringenden Leistungen erfüllt werden und Zahlungen an Auftragnehmer und Personal pünktlich eingehen.

• Verstehen und verwalten Sie UNOPS-Gemeinkosten, umlagefähige Gebühren und damit verbundene Unternehmensgebühren, soweit sie für das Projekt gelten

• Verstehen Sie die einzigartigen Strukturen der Vereinten Nationen und stellen Sie ein angemessenes Budget für das Personal bereit

• Verwalten Sie die Ausgaben im Hinblick auf das Budget (basierend auf genauen Finanzberichten).

• Where the Deputy/Project Manager has no delegation as a committing officer, s/he retains these responsibilities and will monitor and instruct/request others to carry out the relevant commitments and disbursements.

• Sorgen Sie für den Projektabschluss für eine formelle Übergabe des Projekts an den Abschlussmanager

• Unterstützen Sie Projektprüfungsaktivitäten, einschließlich der Planung, Vorbereitung und Koordinierung während der Prüfungen, und verfolgen Sie Prüfungsbeobachtungen/-empfehlungen

• Stellen Sie sicher, dass das/die Projekt(e) die erforderlichen Produkte innerhalb der angegebenen Zeit-, Kosten-, Qualitäts-, Umfangs-, Risiko- und Nutzentoleranz produzieren. 

• The Deputy Project Manager is also responsible for the project producing a result capable of achieving the benefits to the satisfaction of UNOPS and the Client. Contribute to the overall business targets and needs.

• In consultation with the Project Manager, establish solid working relationship with the project board (Executive, Senior Users and Senior Suppliers), client and key stakeholders

• Verwalten Sie die Kommunikation und stellen Sie sicher, dass die Stakeholder über Projektaktivitäten, Fortschritte und Ausnahmen informiert sind und in der Lage sind, Übergabeprodukte anzunehmen

• Report and advise the Project Manager  and the client on issues that may impact the achievement of their outcomes (including issues of sustainability and post project requirements such as maintenance)

• Arbeiten Sie mit internen Stakeholdern zusammen, um sicherzustellen, dass Projekte den Prüfungsanforderungen entsprechen

• Arbeiten Sie mit dem Beschaffungs-/Einkaufspersonal zusammen, um eine effektive Schnittstelle zu den Qualitätssystemen der Lieferanten sicherzustellen

• Koordinieren Sie Qualitätsprüfungen von Projektdokumenten und -ergebnissen

• Bereitstellung einer Qualitätskontrolle für Managementergebnisse (Projektdokumente, Berichte usw.)

• Es werden routinemäßige und wirksame Aktivitäten zum Kapazitätsaufbau gefördert, um die langfristige und nachhaltige Kapazität des Personals aufzubauen.

• Actively interact with other Deputy/Project Managers and the wider PM community to share case studies, lessons learned and best practices 

• Tragen Sie zur Überwachung der Lessons-Learned-Verfahren bei und stellen Sie sicher, dass die gewonnenen Erkenntnisse zeitnah und angemessen weitergegeben werden. Beteiligen Sie sich an den relevanten Communities of Practice

• Recherche und Protokollierung der gewonnenen Erkenntnisse während der gesamten Projektlaufzeit.

• Geben Sie den Praxisgruppen Feedback zu Richtlinien und unterstützen Sie die Leitlinien mit dem Ziel einer kontinuierlichen Verbesserung der UNOPS-Richtlinien

• Lead and motivate the project management team, if applicable

• Stellen Sie sicher, dass die Verhaltenserwartungen der Teammitglieder festgelegt sind 

• Stellen Sie sicher, dass Leistungsüberprüfungen fair, genau und zeitnah durchgeführt werden

• Wählen, rekrutieren und schulen Sie das Team nach Bedarf und berücksichtigen Sie die Ziele der Geschlechterparität und Diversität.

• Gewährleisten Sie die Sicherheit des gesamten Projektpersonals und halten Sie sich an die UNDSS-Standards

• Create, foster and role model a culture of respect and zero tolerance for discrimination, abuse of authority, harassments, sexual harassment and sexual exploitation and abuse. Ensure accountability for actions and perform duties in accordance with protection mechanisms and action plans, as expected by UNOPS policies, standards and commitments.

Deputy Project Manager directly impacts on achievement of project results by adhering to project management methods and strategies, reducing risks, cutting costs and improving success rates.  This consequently reinforces the visibility and image of  UNOPS as an effective service provider in project services and management and strengthens its competitive position as a partner of choice in sustainable development and project services.