Die regionale Projektmanagement- und Koordinierungseinheit (PMCU) von PROCARIBE+ wird Folgendes bereitstellen: Projektmanagement-Dienstleistungen, Unterstützung/Aufsicht und direkte Umsetzungsleistungen für die ProjektaktivitätenSowie das geografische und thematische Koordination der Projektaktivitäten, die von den verschiedenen durchgeführt werden sollen teilnehmende Länder und / oder Projektdurchführende Partner (z. B. andere UN-Agenturen und IGOs, nationale Regierungen, NGOs, CSOs, Privatunternehmen, soweit zutreffend).

Funktionale Verantwortlichkeiten:
Unter der Gesamtaufsicht/Leitung des regionalen Projektkoordinators von Procaribe+ und in enger Abstimmung mit den anderen PMCU-Mitarbeitern und Projektpartnern umfassen die Aufgaben des Senior Assistant von PROCARIBE+:

Beschaffungsverwaltung

• Administrative Koordination von Beschaffungsprozessen (Beschaffung, Einholung und damit verbundene Unterstützung)
• Sammeln Sie Input von Projektteammitgliedern und externen Stakeholdern für die Ausarbeitung von Projektbeschaffungsanforderungen
• Unterstützung bei der Koordination und Kommunikation mit Lieferanten und dem täglichen Vertragsmanagement

Logistik, Reisen, Events und Büromanagement

• Koordinieren Sie die Organisation von Veranstaltungen und unterstützen Sie damit verbundene Aktivitäten
• Leiten Sie die logistische Koordination und Problemlösung von Büroanforderungen
• Verarbeiten Sie Reisetransaktionen (Genehmigungen und Ansprüche), einschließlich im OneUNOPS-System, Anträge auf Visa, Personalausweise und andere Dokumente für alle Mitarbeiter, UN-Beamte und Besucher, und stellen Sie die Einhaltung der UN-Regeln und -Vorschriften sicher.
• Bereitet Unterlagen für Sicherheitsüberprüfungen vor, bearbeitet Hotelreservierungen, organisiert Flughafenabholungen, Bewirtung, Protokoll-, Zoll- und Einwanderungsunterstützung für Besuchsbeamte bei Bedarf
• Erledigen Sie die allgemeine Sekretariatskommunikation mit Partnern
• Unterstützen Sie delegierte Übersetzungsanforderungen

Knowledge Management

• Verwalten Sie Projektdatensätze und -ordner sowie delegierte Wissensmanagementaufgaben
• Unterstützen Sie die Wartung und Aktualisierung der Register in Projektsystemen im Rahmen Ihrer Delegation.
• Pflegen Sie die Projektdokumentation einschließlich Aufzeichnungen und Dateien und sorgen Sie für die sichere Aufbewahrung vertraulicher Materialien.
• Unterstützung bei der Organisation der Treffen mit Stakeholdern, Erstellung von Protokollen und Nachverfolgung von Maßnahmen, einschließlich regelmäßiger Projektvorstandssitzungen.

Finanzen

• Verwalten Sie Projektzahlungen und -anforderungen, einschließlich Bestellungen, richten Sie interne Kontrollen ein und stellen Sie korrekte Abläufe sicher 
• Verwalten Sie die Portokassen effizient, erstellen und führen Sie Bücher und Begleitdokumente und planen Sie den Bedarf an Portokassen im Voraus ordnungsgemäß.
• Unterstützen Sie die Population verwandter Projektüberwachungstools