Projektüberwachung

• Bietet ein angemessenes Maß an Projektmanagement und administrativer Unterstützung für das Projektmanagement in Bezug auf alle laufenden Projektaktivitäten in Moldawien, identifiziert und schlägt aggregierte Risiken auf Projektebene (und Moldawien-Portfolio/Infrastrukturportfolio) vor.

• Unterstützung bei der Erstellung von Lieferprognosen auf Projekt-/Moldawien-Portfolioebene.

• Sorgen Sie für eine routinemäßige Überwachung und Analyse der Lieferdaten innerhalb des Dashboard-Systems und verwenden Sie bei Bedarf UNOPS ERP-Systeme.

• Identifizieren Sie betriebliche, administrative, finanzielle und andere Engpässe, die die Projekt-/Portfolioabwicklung behindern können; Lösungen empfehlen; und entsprechend den zugewiesenen Maßnahmen geeignete Abhilfemaßnahmen ergreifen

• Erleichtern Sie die Entwicklung von Projektplänen auf hoher Ebene, einschließlich der Zusammenstellung von Plänen auf niedrigerer Ebene zu Meilensteinen auf Projektebene für das Projekt/Portfolio unter ihrer/seiner Verantwortung.

• Abhängigkeiten entwickeln, verfolgen und pflegen.

• Enger Kontakt und Unterstützung der Funktionsbereichsleiter und/oder des Head of Support Services (UAMCO) in allen Projektvermögens- und Finanzfragen.

• Durchführung und/oder Unterstützung der Einrichtung, Initiierung und des Abschlusses von Projekten je nach Auftrag. Fungiert zum Zweck des Projektabschlusses während des gesamten Prozesses als Anlaufstelle zwischen UAMCO und Gebern.

• Beaufsichtigen und koordinieren Sie alle Projektabschlussaktivitäten, stellen Sie sicher, dass die Projektressourcen ordnungsgemäß entsorgt werden, stellen Sie eine zeitnahe und effektive abschließende (operative) Berichterstattung sicher, veranlassen Sie gegebenenfalls finanzielle Auszahlungen während der Mängelhaftungszeiträume, aktualisieren Sie die Informationen im UNOPS Management Workspace (MWS) und sorgen Sie für eine effektive Übergabe von abgeschlossenen Projekten an die UNOPS-Zentrale für finanzielle Abschlussprozesse

Projektberichte

• Sammeln, konsolidieren und analysieren Sie relevante Projektdaten

• Stellen Sie sicher, dass Aufzeichnungen über Projektdateien und andere unterstützende Dokumente für Audit- und Überprüfungsprozesse effizient aufbewahrt werden.

• Stellen Sie im Rahmen der Überwachung (und Bewertung) sicher, dass alle Projekte bestimmte Meilensteine ​​und Ziele für die Dauer des Projektlebenszyklus vorlegen und regelmäßig aktualisieren, und verfolgen Sie den Fortschritt oder auf andere Weise anhand dieser Informationen.

• Trägt zur Erstellung von Lieferausnahmeberichten auf Projekt-/Moldawien-Portfolioebene bei.

• Bieten Sie redaktionelle Unterstützung für Projekte und sorgen Sie für eine effektive und zeitnahe Verbreitung von Berichten im Einklang mit der Projektdokumentation und den Erwartungen der Kunden.

Qualitätssicherung

• Arbeiten Sie mit der UNOPS Internal Audit and Investigations Group (IAIG) und UAMCO Finance zusammen, um sicherzustellen, dass Projekte in Moldawien den Prüfungsanforderungen entsprechen.

• Arbeiten Sie mit UAMCO Procurement zusammen, um eine effektive Schnittstelle zu den Qualitätssystemen der Lieferanten sicherzustellen.

• Stellen Sie die Einhaltung der von UNOPS definierten Standards für das Projektmanagement für das Portfolio unter ihrer/seiner Verantwortung sicher.

• Koordinieren Sie Qualitäts-/vierteljährliche Sicherheitsprüfungen von Projektdokumenten und -ergebnissen.

• Bereitstellung einer Qualitätskontrolle für Managementprodukte (Projektdokumente, Berichte usw.).

• Unterstützt wichtige Stakeholder bei der kontinuierlichen Identifizierung und Verbesserung betrieblicher Prozesse, die für die Projektumsetzung relevant sind

• Wenn Sie zugewiesen werden, fungieren Sie als Anlaufstelle des Moldawien-Projektbüros für den Schutz vor sexueller Ausbeutung, Missbrauch und Belästigung (PSEAH) und für die Aktionspläne für Geschlechtergleichheit und soziale Eingliederung (GESI).

Knowledge Management

• Interagieren Sie aktiv mit dem PMO, den PMs und dem breiteren UAMCO-Programmteam sowie der breiteren UNOPS-PM-Community, um Fallstudien, gewonnene Erkenntnisse und Best Practices auszutauschen.

• Unterstützen Sie die Koordination der Kommunikation.

• Helfen Sie dabei, sicherzustellen, dass die Personal-, Finanz- und Beschaffungsrichtlinien von UNOPS verstanden und eingehalten werden

• Helfen Sie bei der Beurteilung der Kapazität des nationalen Personals und helfen Sie bei der Entwicklung einer Strategie zum Kapazitätsaufbau und eines Plans zur Schließung der Wissens-/Fähigkeitslücke.

• Erforderlich sind mindestens vier (4) Jahre einschlägige Berufserfahrung, insbesondere im Bereich Programm-/Projektüberwachung und Betriebsunterstützung. Ein weiterführender Hochschulabschluss (z. B. Master) in den oben genannten Bereichen kann als Ersatz für zwei (2) Jahre Berufserfahrung in Betracht gezogen werden. 
• Erfahrung und nachgewiesene Kenntnisse der UN-Regeln und -Verfahren in den Bereichen Beschaffung, Finanzen, Personalmanagement und Verwaltungsregeln und -vorschriften sind von Vorteil.
• Erfahrungen im Umgang mit modernen IT- und Office-Anwendungen und -Software sind von großem Vorteil.
• Erfahrung im UNOPS-Bereich ist von großem Vorteil

Fließende Englischkenntnisse sind erforderlich.