1. Technischer Support

2. Office-Verwaltung

3. Wissensaufbau und Wissensaustausch

Technischer Support

• Sammelt, recherchiert, überprüft und aktualisiert Sicherheitsinformationen und -daten, die erforderlich sind für:

  • Richtige Analyse der Sicherheitslage, einschließlich Vorbereitung und Risiken.

  • Die Entwicklung des Sicherheitsplans und des Selbstbewertungsprogramms für die obligatorischen Abhilfemaßnahmen.

• Führt Personallisten und Informationen zu UNOPS-Büros, Wohnheimen, Projektstandorten, Anlaufstellen und dem Wärtersystem für die Umsetzung des Sicherheitsplans des Büros/Betriebs; 

• Verbreitet, übermittelt, tauscht und kommuniziert Informationen über die Sicherheitslage im Land oder in den Verantwortungsbereichen

• Stellt die Ergebnisse von Fragebögen und Daten zusammen und tabellarisch, um die Überwachung der Einhaltung der erforderlichen Sicherheitsminderungsmaßnahmen am Dienstort zu unterstützen 

• Dokumentiert und unterstützt die Meldung von Sicherheitsvorfällen, die UN-Personal, Büros und Vermögenswerte betreffen.

• Kann UNOPS bei Sitzungen der Sicherheitszelle vertreten, um auftretende Angelegenheiten aufzuzeichnen und Kunden routinemäßige Informationen bereitzustellen.

• Führt im Namen des Vorgesetzten routinemäßige Folgemaßnahmen zu Sicherheitsproblemen durch und informiert den Vorgesetzten über den Status.

• Unterstützt administrativ die Organisation von Schulungen zum Thema Sicherheitsbewusstsein und -vorsorge und kann als Ressource teilnehmen.

• Führt bei Bedarf grundlegende Elemente der Sicherheitsunterweisungen für neu angekommene Mitarbeiter durch.

• Bietet dem Personal Anleitung und Ratschläge zu routinemäßigen Sicherheitsverfahren, Kommunikationskanälen und Schwerpunkten.

• Verwaltet Sicherheitsfreigabeprozesse, einschließlich Anfragen für Verbundzugriff. 

• In Abwesenheit eines Field Security Adviser, Security Senior Associate oder Functional Supervisor arbeitet er eng mit UNDSS zusammen und unterstützt UNDSS bei der Wahrnehmung seiner allgemeinen Koordinierungsrolle, indem er Informationen und Unterstützung zu Fragen im Zusammenhang mit UNOPS bereitstellt.

Office-Verwaltung

• Bietet allgemeine Verwaltungsdienste für den Arbeitsbereich, verwaltet den Informationsfluss und überwacht die Aktualität von Antworten auf Initiativen, Korrespondenz und Anfragen mit internen und externen Interessengruppen, einschließlich Sicherheitskontaktstellen von UN-Agenturen und UNDSS;

• Organisiert Besprechungen und Briefings, vereinbart Termine, empfängt Besucher, vermittelt und überprüft die Telekommunikation, beantwortet diskret Fragen und führt bei Besprechungen gemäß den Anweisungen der Vorgesetzten Protokolle und/oder Notizen.

• Bereitet Berichte, Tabellen, Datenbanken, Diagramme usw. vor und wendet dabei technische Fähigkeiten und Kenntnisse in der Formatierung an.

• Erleichtert die Notfallkommunikation durch den Betrieb spezieller Datenkommunikationsgeräte, einschließlich Satellitentelefon, VHF, HF usw. 

• Verwaltet routinemäßige und vertrauliche Korrespondenzdateien/Dokumente und gewährleistet so die Sicherheit von Daten und anderen sensiblen Informationen. 

Wissensaufbau und Wissensaustausch

• Organisiert, erleichtert und/oder führt Schulungs- und Lerninitiativen für Personal im Beschaffungswesen durch

• Bietet fundierte Beiträge zu Wissensnetzwerken und Praxisgemeinschaften durch die Zusammenfassung der gewonnenen Erkenntnisse und die Verbreitung bewährter Verfahren im Beschaffungswesen.

• Sammelt Feedback, Ideen und internes Wissen über Prozesse und Best Practices und nutzt es produktiv.