Klasse

GS5

Üblicher Service

Grund

Vorübergehend > Vorübergehende Zuweisung/ Ernennung

A (geringste Härte)

Familie

2024-03-04

2024-09-03

16. Februar 2024

Standard-Stellenbeschreibung

Leitender Verwaltungsassistent

Organisatorisches Umfeld und Arbeitsbeziehungen
Der Senior Administrative Assistant unterstützt das Büro, in dem sich die Stelle befindet, administrativ.
Der Senior Administrative Assistant hat normalerweise keine direkten Aufsichtsfunktionen, obgleich es dem Vorgesetzten der Stelle obliegt, je nach Situation zeitliche Vorkehrungen zu treffen. Der Amtsinhaber arbeitet normalerweise unter der direkten Aufsicht von höherrangigen lokalen oder internationalen Mitarbeitern, die verpflichtet sind, die Leistung des Amtsinhabers zu überwachen und regelmäßig Anleitung zu geben. Er/sie kann sich unter der Leitung des Vorgesetzten mit lokalen Lieferanten und/oder Beamten und/oder Implementierungspartnern (IPs) in Routineangelegenheiten in Verbindung setzen.

Alle UNHCR-Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihre Aufgaben gemäß ihrer Stellenbeschreibung zu erfüllen. Sie tun dies innerhalb ihrer delegierten Behörden im Einklang mit dem Rechtsrahmen des UNHCR, der die Charta der Vereinten Nationen, die Verordnungen und Regeln des UN-Personals, die Richtlinien und Verwaltungsanweisungen des UNHCR sowie die einschlägigen Rahmenbedingungen für die Rechenschaftspflicht umfasst. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter ihre Verantwortung in einer Weise wahrnehmen, die mit den Kernkompetenzen, funktionalen, funktionsübergreifenden und Managementkompetenzen und den Kernwerten des UNHCR in Bezug auf Professionalität, Integrität und Respekt vor Vielfalt vereinbar ist.

Pflichten
– Unterstützung bei der Interpretation und Bearbeitung von Ansprüchen, der Ausstellung von Verträgen und der Pflege verschiedener Personalakten und -akten.
– Teilnahme an Besprechungen zu alltäglichen Verwaltungsangelegenheiten; Verwaltung der Bewegungen von UNHCR-Mitarbeitern und Überwachung ihrer Anwesenheitslisten, Urlaubspläne, Überstunden und Visaanforderungen.
– Durchsuchen Sie Office-Dateien und Aufzeichnungen zu einer Vielzahl von Themen nach Informationen und Referenzen. Wählen Sie Informationen und Aufzeichnungen in einem bestimmten Format oder auf der Grundlage allgemeiner Anweisungen zur Verwendung durch andere bei der Erstellung von Berichten, Korrespondenz, technischen Unterlagen, Projekt- oder Programmplänen und allgemeinen Referenzdokumenten aus.
– Unterstützung bei der Anforderung von Bürobedarf und -ausrüstung und Organisation der Verteilung zusammen mit den entsprechenden Bestandsunterlagen.
– Unterstützung bei Verwaltungsformalitäten im Zusammenhang mit Reisearrangements und Ausstellung/Erneuerung von Visa, Lizenzen, Reisearrangements und anderen ähnlichen Dokumenten.
– Verfassen von Korrespondenzen und Berichten nach Bedarf über allgemeine Verwaltungs- oder Fachaufgaben, die vertraulicher Natur sein können, innerhalb des zugewiesenen Verantwortungsbereichs; Geben Sie Korrespondenz, Dokumente und Berichte ein, von denen einige höchst vertraulich sein können.
– Vereinbaren Sie Termine und pflegen Sie den Kalender des Vorgesetzten, empfangen Sie Besucher, tätigen und überwachen Sie Telefonanrufe und beantworten Sie Fragen mit Diskretion; Führen Sie Listen mit Namen, Adressen und Telefonnummern von Ministern, Regierungsbeamten und Mitgliedern des diplomatischen Korps.
– Unterstützung des Managements bei der Organisation und dem Betrieb von UNHCR-Büro- und Wohngebäuden (wo zutreffend).
– Erleichterung verschiedener offizieller Missionen von UNHCR-Mitarbeitern und anderen für UNHCR wichtigen Personen.
– Bereiten Sie Bescheinigungen und Zertifikate vor, die von den Mitarbeitern zur Unterschrift des leitenden Beamten benötigt werden.
– Unterstützung bei der Bearbeitung von MIP und verschiedenen anderen Anträgen von UNHCR-Mitarbeitern und anderen Kunden von UNHCR.

– Unterstützen Sie die Identifizierung und das Management von Risiken und versuchen Sie, Chancen zu nutzen, die sich auf die Ziele im Verantwortungsbereich auswirken. Gewährleisten Sie die Entscheidungsfindung im Risikobereich auf der Grundlage des funktionalen Arbeitsbereichs. Bringen Sie Risiken, Probleme und Bedenken gegenüber einem Vorgesetzten oder einem oder mehreren relevanten Funktionskollegen zur Sprache.
– Führen Sie nach Bedarf weitere damit verbundene Aufgaben aus.

Minimum Qualifications
Ausbildung & Berufserfahrung
Jahre Erfahrung / Abschlussniveau
Für G5 – 2 Jahre einschlägige Erfahrung mit Abitur; oder 1 Jahr einschlägige Berufserfahrung mit Bachelor oder gleichwertig oder höher

Bildungsbereich(e)
Unzutreffend.

Zertifikate und/oder Lizenzen
Betriebswirtschaftslehre, Finanzen, Büromanagement, Personalwesen oder andere verwandte Bereiche.
(Mit einem Stern* gekennzeichnete Zertifikate und Lizenzen sind zwingend erforderlich)

Relevante Berufserfahrung
Essential
Keine Angabe.
Wünschenswert
Abschluss von UNHCR-Lernprogrammen oder spezifischen Schulungen, die für die Funktionen der Position relevant sind.

Funktionelle Fähigkeiten
*IT-Computerkenntnisse
UN-UN/UNHCR-Verwaltungsvorschriften, -vorschriften und -verfahren
IT-PeopleSoft-Anwendungen
(Funktionale Fähigkeiten, die mit einem Sternchen* gekennzeichnet sind, sind zwingend erforderlich)

Sprachanforderungen
Für internationale Professional- und Field-Service-Jobs: Kenntnisse der englischen Sprache und der UN-Arbeitssprache des Dienstortes, wenn nicht Englisch.
Für National Professional Jobs: Kenntnisse der englischen und UN-Arbeitssprache des Dienstortes, wenn nicht Englisch und Landessprache.
Für Jobs im Allgemeinen Dienst: Kenntnisse in Englisch und / oder der UN-Arbeitssprache des Dienstortes, wenn nicht in Englisch.

Alle UNHCR-Mitarbeiter müssen einzeln und gemeinsam zu einem Arbeitsumfeld beitragen, in dem sich jede Person sicher und befähigt fühlt, ihre Aufgaben zu erfüllen. Dazu gehört, dass keine Toleranz gegenüber sexueller Ausbeutung und Missbrauch, Belästigung einschließlich sexueller Belästigung, Sexismus, Geschlechterungleichheit, Diskriminierung und Machtmissbrauch gezeigt wird.
Als Einzelpersonen und als Manager müssen alle proaktiv vorgehen, um unangemessenes Verhalten zu verhindern und darauf zu reagieren, den fortlaufenden Dialog über diese Angelegenheiten zu unterstützen und sich zu äußern und bei entsprechenden UNHCR-Ressourcen Rat und Unterstützung zu suchen, wenn diese Probleme auftreten.

Dies ist eine Standardjobbeschreibung für alle UNHCR-Jobs mit diesem Jobtitel und dieser Besoldungsgruppe. Der Betriebskontext kann zusätzliche wesentliche und / oder wünschenswerte Qualifikationen in Bezug auf den spezifischen Betrieb und / oder die Position enthalten. Alle derartigen Anforderungen werden durch Bezugnahme in diese Stellenbeschreibung aufgenommen und bei der Auswahl, Vorauswahl und Vorauswahl von Bewerbern berücksichtigt.

Das Multicounty Office in Argentina (MCO ARG) deckt Argentinien, Bolivien, Chile, Paraguay und Uruguay ab, hauptsächlich Zielländer von Flüchtlingen und Migranten, die sofortige humanitäre Hilfe, Schutzeinsätze und zu einem späteren Zeitpunkt verschiedene Arten dauerhafter Lösungen benötigen .
Bis Ende 2022 beherbergte der Südkegel über 748,558 gewaltsam vertriebene Menschen. Da venezolanische Flüchtlinge und Migranten mehr als 90 % der Bevölkerung ausmachen, für die UNHCR in der Subregion arbeitet, sind die von UNHCR und IOM gemeinsam geleiteten nationalen RMRP (R4V)-Plattformen zu den wichtigsten Koordinierungsstrukturen für gemeinsame Situationsbewertungen, Planung und Umsetzung geworden der humanitären Hilfe.

With permanent UNHCR presence in Buenos Aires, Santiago de Chile and Montevideo, and field presence in Arica (Chile), Iquique (Chile) and La Paz (Bolivia), the Multicountry works with governments, civil society and the people we work for to guarantee access to the territory, fair access to asylum, regularization and local integration.

“The ideal candidate should have worked experience within International Organizations and or NGOs and Public Government Sector, as well as a good understanding of accrual accounting standards such as IPSAS or IFRS. The ability to work with financial platforms such as People Soft/Oracle/SAP is desirable.

Excellent communication skills to effectively present and explain complex data and accounting and administration academic background are desirable. “

Diese Position erfordert keine Funktionsfreigabe

Spanisch

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Englisch

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Besondere Qualifikationen

IT-Computerkompetenz, IT-Enterprise Resource Planning (ERP), UN-UN/UNHCR-Verwaltungsregeln, Vorschriften und Verfahren

Bildungswesen

Zertifizierungen

Betriebswirtschaft – Sonstiges, Finanzen – Sonstiges, Personalwesen – Sonstiges, Office Management – ​​Sonstiges

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