A (geringste Härte)

Familie

Familie

GS5

Üblicher Service

Grund

Regulär > Regelmäßige Zuweisung

Nein

2024-02-01

8. Februar 2024

Leitender Verwaltungsassistent

Organisatorisches Umfeld und Arbeitsbeziehungen
Der Senior Administrative Assistant unterstützt das Büro, in dem sich die Stelle befindet, administrativ.
Der Senior Administrative Assistant hat normalerweise keine direkten Aufsichtsfunktionen, obgleich es dem Vorgesetzten der Stelle obliegt, je nach Situation zeitliche Vorkehrungen zu treffen. Der Amtsinhaber arbeitet normalerweise unter der direkten Aufsicht von höherrangigen lokalen oder internationalen Mitarbeitern, die verpflichtet sind, die Leistung des Amtsinhabers zu überwachen und regelmäßig Anleitung zu geben. Er/sie kann sich unter der Leitung des Vorgesetzten mit lokalen Lieferanten und/oder Beamten und/oder Implementierungspartnern (IPs) in Routineangelegenheiten in Verbindung setzen.

Alle UNHCR-Mitarbeiter sind dafür verantwortlich, ihre Aufgaben gemäß ihrer Stellenbeschreibung zu erfüllen. Sie tun dies innerhalb ihrer delegierten Behörden im Einklang mit dem Rechtsrahmen des UNHCR, der die Charta der Vereinten Nationen, die Verordnungen und Regeln des UN-Personals, die Richtlinien und Verwaltungsanweisungen des UNHCR sowie die einschlägigen Rahmenbedingungen für die Rechenschaftspflicht umfasst. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter ihre Verantwortung in einer Weise wahrnehmen, die mit den Kernkompetenzen, funktionalen, funktionsübergreifenden und Managementkompetenzen und den Kernwerten des UNHCR in Bezug auf Professionalität, Integrität und Respekt vor Vielfalt vereinbar ist.

Pflichten
– Unterstützung bei der Interpretation und Bearbeitung von Ansprüchen, der Ausstellung von Verträgen und der Pflege verschiedener Personalakten und -akten.
– Teilnahme an Besprechungen zu alltäglichen Verwaltungsangelegenheiten; Verwaltung der Bewegungen von UNHCR-Mitarbeitern und Überwachung ihrer Anwesenheitslisten, Urlaubspläne, Überstunden und Visaanforderungen.
– Durchsuchen Sie Office-Dateien und Aufzeichnungen zu einer Vielzahl von Themen nach Informationen und Referenzen. Wählen Sie Informationen und Aufzeichnungen in einem bestimmten Format oder auf der Grundlage allgemeiner Anweisungen zur Verwendung durch andere bei der Erstellung von Berichten, Korrespondenz, technischen Unterlagen, Projekt- oder Programmplänen und allgemeinen Referenzdokumenten aus.
– Unterstützung bei der Anforderung von Bürobedarf und -ausrüstung und Organisation der Verteilung zusammen mit den entsprechenden Bestandsunterlagen.
– Unterstützung bei Verwaltungsformalitäten im Zusammenhang mit Reisearrangements und Ausstellung/Erneuerung von Visa, Lizenzen, Reisearrangements und anderen ähnlichen Dokumenten.
– Verfassen von Korrespondenzen und Berichten nach Bedarf über allgemeine Verwaltungs- oder Fachaufgaben, die vertraulicher Natur sein können, innerhalb des zugewiesenen Verantwortungsbereichs; Geben Sie Korrespondenz, Dokumente und Berichte ein, von denen einige höchst vertraulich sein können.
– Vereinbaren Sie Termine und pflegen Sie den Kalender des Vorgesetzten, empfangen Sie Besucher, tätigen und überwachen Sie Telefonanrufe und beantworten Sie Fragen mit Diskretion; Führen Sie Listen mit Namen, Adressen und Telefonnummern von Ministern, Regierungsbeamten und Mitgliedern des diplomatischen Korps.
– Unterstützung des Managements bei der Organisation und dem Betrieb von UNHCR-Büro- und Wohngebäuden (wo zutreffend).
– Erleichterung verschiedener offizieller Missionen von UNHCR-Mitarbeitern und anderen für UNHCR wichtigen Personen.
– Bereiten Sie Bescheinigungen und Zertifikate vor, die von den Mitarbeitern zur Unterschrift des leitenden Beamten benötigt werden.
– Unterstützung bei der Bearbeitung von MIP und verschiedenen anderen Anträgen von UNHCR-Mitarbeitern und anderen Kunden von UNHCR.

– Unterstützen Sie die Identifizierung und das Management von Risiken und versuchen Sie, Chancen zu nutzen, die sich auf die Ziele im Verantwortungsbereich auswirken. Gewährleisten Sie die Entscheidungsfindung im Risikobereich auf der Grundlage des funktionalen Arbeitsbereichs. Bringen Sie Risiken, Probleme und Bedenken gegenüber einem Vorgesetzten oder einem oder mehreren relevanten Funktionskollegen zur Sprache.
– Führen Sie nach Bedarf weitere damit verbundene Aufgaben aus.

Minimum Qualifications
Ausbildung & Berufserfahrung
Jahre Erfahrung / Abschlussniveau
Für G5 – 2 Jahre einschlägige Erfahrung mit Abitur; oder 1 Jahr einschlägige Berufserfahrung mit Bachelor oder gleichwertig oder höher

Bildungsbereich(e)
Unzutreffend.

Zertifikate und/oder Lizenzen
Betriebswirtschaftslehre, Finanzen, Büromanagement, Personalwesen oder andere verwandte Bereiche.
(Mit einem Stern* gekennzeichnete Zertifikate und Lizenzen sind zwingend erforderlich)

Relevante Berufserfahrung
Essential
Keine Angabe.
Wünschenswert
Abschluss von UNHCR-Lernprogrammen oder spezifischen Schulungen, die für die Funktionen der Position relevant sind.

Funktionelle Fähigkeiten
*IT-Computerkenntnisse
UN-UN/UNHCR-Verwaltungsvorschriften, -vorschriften und -verfahren
IT-PeopleSoft-Anwendungen
(Funktionale Fähigkeiten, die mit einem Sternchen* gekennzeichnet sind, sind zwingend erforderlich)

Sprachanforderungen
Für internationale Professional- und Field-Service-Jobs: Kenntnisse der englischen Sprache und der UN-Arbeitssprache des Dienstortes, wenn nicht Englisch.
Für National Professional Jobs: Kenntnisse der englischen und UN-Arbeitssprache des Dienstortes, wenn nicht Englisch und Landessprache.
Für Jobs im Allgemeinen Dienst: Kenntnisse in Englisch und / oder der UN-Arbeitssprache des Dienstortes, wenn nicht in Englisch.

Alle UNHCR-Mitarbeiter müssen einzeln und gemeinsam zu einem Arbeitsumfeld beitragen, in dem sich jede Person sicher und befähigt fühlt, ihre Aufgaben zu erfüllen. Dazu gehört, dass keine Toleranz gegenüber sexueller Ausbeutung und Missbrauch, Belästigung einschließlich sexueller Belästigung, Sexismus, Geschlechterungleichheit, Diskriminierung und Machtmissbrauch gezeigt wird.
Als Einzelpersonen und als Manager müssen alle proaktiv vorgehen, um unangemessenes Verhalten zu verhindern und darauf zu reagieren, den fortlaufenden Dialog über diese Angelegenheiten zu unterstützen und sich zu äußern und bei entsprechenden UNHCR-Ressourcen Rat und Unterstützung zu suchen, wenn diese Probleme auftreten.

Dies ist eine Standardjobbeschreibung für alle UNHCR-Jobs mit diesem Jobtitel und dieser Besoldungsgruppe. Der Betriebskontext kann zusätzliche wesentliche und / oder wünschenswerte Qualifikationen in Bezug auf den spezifischen Betrieb und / oder die Position enthalten. Alle derartigen Anforderungen werden durch Bezugnahme in diese Stellenbeschreibung aufgenommen und bei der Auswahl, Vorauswahl und Vorauswahl von Bewerbern berücksichtigt.

Diese Einstellung ist offen für: Interne Kandidaten und Kandidaten mit UNHCR-Erfahrung.

Der leitende Verwaltungsassistent ist ein wichtiges Mitglied der Verwaltungseinheit und unterstützt den Verwaltungs- oder Finanzbeauftragten und andere leitende Manager in einem multikulturellen und dynamischen Umfeld. Der Oberverwaltungsassistent ist verantwortlich für:
Interpretation und Bearbeitung von Ansprüchen.
Unterstützung bei Verwaltungsformalitäten im Zusammenhang mit Reisearrangements, wie Visa, Tickets und Erstattungen
Unterstützung bei der Anforderung von Büromaterial, Ausrüstung und Verwaltungsdienstleistungen, Sicherstellung der Einhaltung der UNHCR-Regeln und -Vorschriften
Verfassen von Korrespondenz und Berichten nach Bedarf, die innerhalb des zugewiesenen Verantwortungsbereichs vertraulicher Natur sein können
Ausführung aller anderen von der Verwaltungseinheit geforderten Aufgaben

Der leitende Verwaltungsassistent verfügt über ausgezeichnete Kommunikations- und Kundendienstfähigkeiten, da er bei Bedarf mit externen Ansprechpartnern in anderen Organisationen, Banken, Lieferanten und anderen externen Parteien zusammenarbeiten muss. Sie arbeiten auch in engem Kontakt mit internen Kunden und versorgen diese zeitnah und präzise mit Informationen und Unterstützung.
Der leitende Verwaltungsassistent verfügt über ausgeprägte Organisations-, Zeitmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten, da er in einem schnelllebigen Umfeld mehrere Aufgaben und Fristen verwalten muss. Sie verfügen außerdem über eine hohe Selbstlernfähigkeit und sind in der Lage, sich an veränderte Bedürfnisse und Prioritäten anzupassen.
Der leitende Verwaltungsassistent verfügt über nachgewiesene Erfahrung in Verwaltungs- oder Assistenzfunktionen, vorzugsweise bei den Vereinten Nationen oder ähnlichen Organisationen. Sie verfügen über fundierte Kenntnisse im Büromanagement und im täglichen Betrieb sowie über praktische Kenntnisse im Umgang mit Bürogeräten und Software, wie z. B. Microsoft Office. Sie verfügen außerdem über Kenntnisse der UNHCR-Regeln und -Vorschriften sowie der UNHCR/UN-Buchhaltungs-/Finanzsysteme.

Englisch

,

,

,

,

Betriebskontext

Überlegungen zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz:

Um die Arbeitssicherheits- und Gesundheitsschutzüberlegungen für diesen Dienstort einzusehen, besuchen Sie bitte diesen Link:

https://wwwnc.cdc.gov/travel
 

Art der Position:

Das Regionalbüro für Amerika in Panama beschäftigt insgesamt 154 Mitarbeiter, darunter nationale und internationale Mitarbeiter sowie AWF. It agiert in einem multikulturellen Kontext mit anspruchsvollen Anforderungen an Reise- und Eventmanagement.  Unter der Aufsicht des Finanzbeauftragten hilft der Snr-Verwaltungsassistent bei der Auslegung und Bearbeitung von Ansprüchen, hilft bei Verwaltungsformalitäten im Zusammenhang mit Reisearrangements, hilft bei der Anforderung von Büromaterial, Ausrüstung und Verwaltungsdienstleistungen und erstellt bei Bedarf Korrespondenz und Berichte können innerhalb des zugewiesenen Verantwortungsbereichs und jeder anderen von der Verwaltungseinheit geforderten Aufgabe vertraulicher Natur sein.

Der Amtsinhaber muss bei Bedarf mit externen Ansprechpartnern in anderen Organisationen, Banken, Lieferanten und anderen externen Parteien zusammenarbeiten. Der Amtsinhaber arbeitet in engem Kontakt mit dem internen Kunden.

Lebens- und Arbeitsbedingungen:

Panama City ist als „A“ Duty Station (Familie) klassifiziert und verfügt über eine gute Infrastruktur (Gesundheit, Wohnraum, Banken, Transport, Telekommunikation und Freizeiteinrichtungen) sowie eine gute Versorgung mit Waren und Dienstleistungen, ohne besondere Gesundheitsrisiken. -In Bezug auf die Sicherheit ist Panama im Vergleich zu anderen Städten in ganz Lateinamerika relativ sicher und wird als Sicherheitsstufe „1 minimal“ eingestuft, während die Provinz Darién (Grenze zu Kolumbien) als Sicherheitsstufe „2 niedrig“ eingestuft wird. Die Stadt ist ein Kommunikationsknotenpunkt und bietet Direktflüge in alle Länder der Region sowie gute Reisemöglichkeiten im Allgemeinen. -UNHCR-Büros befinden sich in der Kanalzone, in einer Grünfläche außerhalb des Stadtzentrums namens „Ciudad del Sabre“, wo sich auch die meisten anderen UN-Agenturen sowie internationale Schulen, NGOs und Forschungszentren usw. befinden. -Die Die Lebenshaltungskosten sind für die Region relativ hoch (spiegelt sich in der Beitragsanpassung wider), insbesondere im Bereich Wohnen und Gesundheit, es ist jedoch leicht, auf dem privaten Markt eine Unterkunft zu finden, auch im Bürobereich in Häusern oder in den Hochhäusern im Stadtzentrum in modernen Wohnungen. Mit Ausnahme von Meeresprodukten und einigen Obst- und Gemüsesorten werden die meisten Lebensmittel importiert. Es gibt eine große Auswahl an internationalen Schulen, von denen einige IB-Lehrpläne anbieten, einige auch im Bürobereich. -In Bezug auf Freizeitaktivitäten ist Panama ein Drehkreuz für den Wareneinkauf für Nachbarländer, die Stadt verfügt über viele Einkaufszentren und Einkaufen und in Einkaufszentren zu gehen ist eine häufige Wochenendbeschäftigung. Das kulturelle Angebot ist begrenzt, aber es gibt ein gutes Angebot an Restaurants und ein dynamisches Nachtleben. Strände an der Pazifik- und Atlantikküste sind innerhalb einer Stunde mit dem Auto oder mit dem Boot direkt von der Stadt aus erreichbar und es gibt auch einige Möglichkeiten zum Wandern. Auch an sportlichen Aktivitäten gibt es ein relativ gutes Angebot.

Zusätzliche Qualifikationen

Besondere Qualifikationen

Zertifizierungen

Betriebswirtschaft – Sonstiges, Finanzen – Sonstiges, Personalwesen – Sonstiges, Office Management – ​​Sonstiges

Kompetenzen

Verantwortlichkeit, analytisches Denken, Kunden- und Ergebnisorientierung, Engagement für kontinuierliches Lernen, Kommunikation, Organisationsbewusstsein, Planung und Organisation, Teamarbeit und Zusammenarbeit

https://icsc.un.org/Home/SalaryScales

Kompendium

Zusätzliche Angaben

Diese Position erfordert keine Funktionsfreigabe